Contacten opzoeken en bijwerken
Wie dit ziet: Contacten — profielen Helpdesk en AI Voice + Helpdesk. Rollen: Agent, Supervisor, Beheerder en Eigenaar kunnen contacten aanmaken en bewerken. Alleen Beheerder en Eigenaar, of gebruikers met de machtiging Contactpersonen verwijderen, kunnen contacten verwijderen en herstellen. Alleen-lezen-gebruikers kunnen contacten alleen lezen.
Een contact is een persoon die uw helpdesk om hulp vraagt. AurionAI koppelt elk gesprek aan een contact. De contactpagina toont alles over één persoon: hun gegevens, hun gesprekken en spraakoproepen, de wijzigingen in hun record en hun bestanden.
Vereisten
- Uw organisatie gebruikt het profiel Helpdesk of AI Voice + Helpdesk.
- Om een contact aan te maken of te bewerken, is uw basisrol Agent, Supervisor, Beheerder of Eigenaar, of u heeft de machtiging Contactpersonen beheren.
- Om een contact te verwijderen of te herstellen, is uw basisrol Beheerder of Eigenaar, of u heeft de machtiging Contactpersonen verwijderen.
Stappen
Een contact zoeken
- Selecteer in de zijbalk Contacten.
- Typ in het zoekvak. Er wordt gezocht op namen, e-mailadressen, telefoonnummers en bedrijfsnamen.
- Selecteer een naam om het contact te openen.
Om de kolommen van de lijst te kiezen, selecteert u Kolommen. Selecteer een bedrijfsnaam in de lijst om dat bedrijf te openen. Lees Bedrijven opzoeken en bijwerken.
Een contact aanmaken
- Selecteer op de pagina Contacten de optie Nieuw contact.
- Vul minimaal één van de volgende velden in: Voornaam, Achternaam of E-mail.
- Optioneel: vul Telefoon, Bedrijf, Rol, Taalinstelling, Tijdzone en Tags in. Als uw beheerder Aangepaste velden heeft toegevoegd, kunnen sommige daarvan verplicht zijn. Lees Aangepaste velden.
- Selecteer Contact aanmaken.
De geschiedenis van een contact bekijken
Open het contact. De pagina heeft vier tabbladen:
- Overzicht: naam, e-mail, telefoon, rol, taal en tijdzone. Hier wordt ook weergegeven of de persoon zich heeft afgemeld voor e-mails, of dat e-mails naar hen worden teruggestuurd.
- Gesprekken: de gesprekken van deze persoon. Selecteer een onderwerp om het gesprek te openen. Als de AI deze persoon tijdens telefoongesprekken heeft herkend, worden de oproepen hierboven weergegeven, onder Spraakoproepen.
- Activiteit: de wijzigingen die in het contact zijn aangebracht, met wie ze heeft aangebracht en wanneer.
- Documenten: de bestanden die zijn bijgevoegd bij de gesprekken van deze persoon. U kunt elk bestand bekijken of downloaden.
De kolom aan de rechterkant toont het bedrijf, het aantal gesprekken en wanneer de persoon voor het laatst actief was.
Een contact bewerken
- Open het contact en selecteer Bewerken. Het venster Contact bewerken wordt geopend.
- Wijzig de gegevens. Om het contact naar een ander bedrijf te verplaatsen of het uit zijn bedrijf te verwijderen, wijzigt u Bedrijf. Kies Geen om het te verwijderen.
- Selecteer Wijzigingen opslaan.
Als e-mails naar deze persoon zijn teruggestuurd, verschijnt E-mailblokkering opheffen naast Bewerken. Selecteer dit alleen nadat de persoon u een correct, werkend adres heeft gegeven.
Een contact verwijderen of herstellen
Vereist: Beheerder of Eigenaar, of de machtiging Contactpersonen verwijderen.
- Open het contact en selecteer Verwijderen. Het venster Contact verwijderen wordt geopend.
- Typ de naam van het contact ter bevestiging en selecteer vervolgens Verwijderen.
Om meerdere contacten te verwijderen, selecteert u hun selectievakjes in de lijst, selecteert u Selectie verwijderen en vervolgens Verwijdering bevestigen.
Om een contact te herstellen:
- Selecteer op de pagina Contacten de optie Verwijderde items tonen. Verwijderde contacten verschijnen met het label Verwijderd.
- Selecteer de knop met drie puntjes op de rij van het contact en vervolgens Herstellen.
Resultaat
- Een nieuw of gewijzigd contact verschijnt in de lijst.
- Een verwijderd contact verdwijnt uit de lijst. Het wordt niet gewist: het keert terug wanneer iemand het herstelt.
Als er iets misgaat
- Nieuw contact en Bewerken ontbreken. Uw rol kan contacten alleen lezen. Vraag uw beheerder om de machtiging Contactpersonen beheren.
- U ziet alleen de laatste vier cijfers van telefoonnummers. Uw rol kan contacten alleen lezen en telefoonnummers zijn verborgen voor deze rol. Vraag uw beheerder als u het volledige nummer nodig heeft.
- Verwijderen en Verwijderde items tonen ontbreken. Alleen beheerders en gebruikers met de machtiging Contactpersonen verwijderen kunnen contacten verwijderen en herstellen. Vraag uw beheerder.
- Verwijderen blijft grijs. Typ de naam precies zoals deze in het venster wordt weergegeven.
- Contact aanmaken blijft grijs. Vul een voornaam, achternaam of e-mailadres in.
Gerelateerde artikelen
Komt u er nog niet uit? Dien een aanvraag in of .