Aprobaciones de flujo de trabajo
Un flujo de trabajo puede detenerse y esperar a que una persona apruebe o rechace el siguiente paso. La página Aprobaciones pendientes muestra las solicitudes sobre las que puedes decidir. La ejecución continúa en cuanto se toma una decisión sobre la solicitud.
Disponibilidad: perfiles Helpdesk y AI Voice + Helpdesk. Solo administradores.
Requisitos previos
- Tienes el rol Propietario o Administrador. Los demás usuarios ven Acceso denegado.
- Tu organización utiliza el perfil Helpdesk o AI Voice + Helpdesk.
- Un flujo de trabajo publicado tiene un nodo Aprobación. Consulta Crear flujos de trabajo.
Configurar un paso de aprobación
- Abre el flujo de trabajo y añade un nodo Aprobación desde la paleta.
- Selecciona el nodo. En Aprobador, elige Cualquier agente, Agentes específicos, Responsable de equipo o Gerente. Con Agentes específicos, selecciona las personas en Seleccionar agentes.
- Elige el Modo de aprobación:
- Único (cualquier aprobador): Todos los aprobadores ven la solicitud a la vez; decide la primera persona que aprueba o rechaza.
- Secuencial (cadena ordenada): Los aprobadores reciben la solicitud de uno en uno, en el orden de abajo. La última aprobación la aprueba; cualquier rechazo la termina y las personas siguientes nunca la reciben.
- Paralelo (quórum): Todos los aprobadores ven la solicitud a la vez. Se aprueba al alcanzar el quórum y solo se rechaza cuando el quórum ya no puede alcanzarse.
- Establece Tiempo de espera (horas) (predeterminado: 24) y Al expirar: Caducar (hacer fallar el flujo de trabajo), Aprobar automáticamente, Rechazar automáticamente o Escalar al siguiente nivel.
- Opcional: escribe Instrucciones para el aprobador.
- Guarda y publica el flujo de trabajo.
Quién puede decidir
AurionAI acepta una decisión de la persona que la solicitud designa:
- Agentes específicos: las personas que seleccionaste. También reciben una notificación en AurionAI y un correo electrónico con un enlace para decidir. Los demás tipos de aprobador no envían ninguna notificación.
- Secuencial (cadena ordenada): solo la persona cuyo turno corresponde.
- Responsable de equipo: usuarios que son responsables de un equipo.
- Cualquier agente: usuarios con el rol Agente.
- Gerente: usuarios con el rol Supervisor.
Los usuarios con el rol Propietario o Administrador también pueden decidir cualquier solicitud en modo Único (cualquier aprobador), independientemente de a quién designe. Una solicitud en modo Secuencial (cadena ordenada) o Paralelo (quórum) solo tiene en cuenta a las personas que designa.
La página Aprobaciones pendientes se encuentra en Configuración, por lo que solo los administradores pueden abrirla. Muestra a un administrador todas las solicitudes en modo Único (cualquier aprobador), y una solicitud en modo Secuencial (cadena ordenada) o Paralelo (quórum) solo cuando le designa a él. Los agentes y supervisores no pueden abrir esta página, por lo que en modo Único (cualquier aprobador) un administrador decide las solicitudes para Cualquier agente, Responsable de equipo y Gerente. En modo Secuencial (cadena ordenada) o Paralelo (quórum), nadie puede decidir una solicitud para estos tipos de aprobador: usa el modo Único (cualquier aprobador) o elige Agentes específicos.
Decidir una solicitud
- Abre Configuración y, a continuación, Flujos de trabajo.
- Selecciona Aprobaciones Pendientes.
- Lee la solicitud: el nombre del paso o del flujo de trabajo, cuándo se solicitó, la fecha límite, el Aprobador requerido y las Instrucciones. Para ver el flujo de trabajo, selecciona Ver flujo de trabajo.
- Opcional: escribe un comentario en Comentario opcional….
- Selecciona Aprobar o Rechazar.
La solicitud desaparece de la lista. Cuando no queda ninguna solicitud, la página muestra Sin aprobaciones pendientes.
Resultado
AurionAI reanuda la ejecución con tu decisión. Con Secuencial (cadena ordenada) o Paralelo (quórum), la solicitud permanece abierta hasta que la cadena o el quórum decidan. Para ver el resultado, abre el flujo de trabajo en modo Monitorear. Consulta Crear flujos de trabajo.
Si algo va mal
- La lista está vacía, pero una ejecución espera aprobación. La solicitud usa el modo Secuencial (cadena ordenada) o Paralelo (quórum) y no te designa a ti. Comprueba la configuración del aprobador del nodo.
- «El emisor de la llamada no es un aprobador designado». La solicitud usa el modo Secuencial (cadena ordenada) o Paralelo (quórum) y no te designa a ti, o aún no es tu turno en una cadena secuencial.
- «La solicitud de aprobación ha caducado». El tiempo de espera ha transcurrido. El resultado lo determinó la configuración de Al expirar.
- «Solicitud de aprobación no encontrada o ya decidida». Alguien decidió antes que tú. Selecciona Actualizar.
- «Ya has votado en esta solicitud de aprobación. Cada aprobador solo puede votar una vez». En modo Paralelo (quórum), ya has votado. Espera a los demás aprobadores.
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