Crear flujos de trabajo

Un flujo de trabajo realiza tareas para tu equipo de forma automática. Se inicia con un desencadenador, por ejemplo una nueva conversación o una programación, y luego ejecuta pasos: condiciones, acciones, pasos de IA, aprobaciones y más. Los flujos de trabajo se crean en un lienzo en la página Flujos de trabajo y se publican cuando están listos.

Disponibilidad: Perfiles Helpdesk y AI Voice + Helpdesk. Solo administradores.

Requisitos previos

• Tienes el rol Propietario o Administrador. Los demás usuarios ven Acceso denegado.
• Tu organización utiliza el perfil Helpdesk o AI Voice + Helpdesk.
• Usa una pantalla de escritorio o portátil. En un teléfono solo puedes ver un flujo de trabajo.

Límites del plan

Una organización sin suscripción activa tiene los límites de Inicial. Los flujos de trabajo desactivados y archivados no se contabilizan. Las ejecuciones de prueba y las ejecuciones en seco no cuentan como ejecuciones. La barra en la parte superior de la página muestra el uso de ambos límites. Para ver los precios, consulta aurionai.net/pricing.

Abrir la página

1. En la barra lateral, selecciona Configuración.
2. Abre la categoría Sistema.
3. Selecciona Flujos de trabajo.

La pestaña Mis Flujos muestra tus flujos de trabajo con Estado, Versión, Último disparo, Tasa de éxito y Ejecuciones. Usa el campo de búsqueda y los botones Estado: para encontrar un flujo de trabajo.

Crear un flujo de trabajo

Para empezar desde un lienzo vacío:

1. Selecciona Nuevo Flujo.

Para empezar desde un flujo de trabajo predefinido:

1. Selecciona Galería de Plantillas.
2. Busca una plantilla. Puedes buscar y ordenar la lista.
3. Selecciona Usar plantilla.

En ambos casos, AurionAI crea un borrador y lo abre en el editor.

Construir el lienzo

1. En el panel derecho, bajo Configuración del flujo de trabajo, introduce el Nombre y una Descripción opcional. AurionAI guarda estos dos campos automáticamente.
2. En Paleta de nodos, añade un nodo Disparador. Cada flujo de trabajo necesita uno.
3. Selecciona el nodo desencadenador y elige su Tipo de disparador. La siguiente sección explica los tipos.
4. Añade los siguientes pasos desde la paleta y conéctalos en el lienzo. Por ejemplo, un nodo Condición ramifica según los valores de los campos, y un nodo Acción modifica un registro o envía un mensaje.
5. Selecciona cada nodo y completa su configuración en el panel derecho. Cada nodo tiene un botón de ayuda que explica sus opciones.
6. Selecciona Guardar borrador.

El lienzo no se guarda automáticamente. La barra de herramientas muestra Sin guardar mientras haya cambios sin guardar.

La paleta agrupa los nodos en Control de flujo, Lógica, IA, Transformación de datos y Código y HTTP. Un nodo Aprobación pausa la ejecución hasta que alguien toma una decisión. Lee Aprobaciones de flujos de trabajo.

Elegir un desencadenador

• Basado en eventos: Se inicia cuando ocurre algo en una conversación (por ejemplo, se añade una nota) o cuando un agente hace clic en el botón de acción de este flujo de trabajo. Elige uno o más Tipos de evento en los grupos Conversación, SLA, Aprobación y Contacto / Empresa. Para mostrar el flujo de trabajo como un botón en la bandeja de entrada, activa Mostrar como botón de acción en conversaciones.
• Webhook: Se inicia cuando otro sistema envía una solicitud HTTP firmada a la dirección de abajo. Copia el URL del webhook y el Secreto HMAC en el otro sistema. La solicitud debe estar firmada con HMAC-SHA256 y llevar una marca de tiempo dentro de un margen de 5 minutos.
• Programación: Se inicia con un temporizador: cada pocos minutos, horas o días, o en los momentos que fija una expresión cron. Elige Intervalo fijo o Expresión Cron, y la Zona horaria.
• Tiempo basado en actividad: Se inicia para cada conversación que lleva esperando más que el umbral: abiertas o en espera, o resueltas y cerradas cuando el campo es «Fecha de resolución». Las conversaciones se comprueban cada 5 minutos. El valor predeterminado de Umbral (minutos) es 1440 (24 horas).
• Disparado por flujo de trabajo: Se inicia solo cuando otro flujo de trabajo lo ejecuta con un paso «Activar flujo de trabajo».

Para los desencadenadores de eventos, Frecuencia determina con qué frecuencia una conversación o contacto puede iniciar el flujo de trabajo. Orden de ejecución y Detener el procesamiento de flujos de menor rango determinan qué ocurre cuando varios flujos de trabajo coinciden con el mismo evento.

Probar antes de publicar

1. Corrige todos los elementos en Problemas de validación. La barra de herramientas muestra el número de problemas.
2. Guarda el borrador y luego selecciona Prueba simulada. Una ejecución en seco simula el flujo de trabajo. Las acciones no se ejecutan.
3. Selecciona Monitorear para ver la ejecución en seco en Historial de ejecución. Establece el filtro de ejecución en Simulación.

Tras la primera publicación, Prueba ejecuta el flujo de trabajo publicado con una carga útil que introduces tú. Cada paso se ejecuta de verdad, incluidos los correos electrónicos y las llamadas HTTP. Las ejecuciones de prueba están ocultas en el historial de ejecuciones de forma predeterminada y no se contabilizan en tus ejecuciones.

Publicar

1. Selecciona Publicar. AurionAI guarda primero los cambios.
2. En el cuadro de diálogo, selecciona Publicar workflow.

AurionAI muestra Flujo de trabajo publicado. El estado pasa a ser Publicado. Cada publicación crea una nueva versión.

Cuando editas un flujo de trabajo publicado, editas un borrador sobre la versión activa. La versión activa sigue ejecutándose hasta que vuelves a publicar. Para descartar el borrador, selecciona Descartar borrador.

Supervisar ejecuciones y versiones

1. Abre el flujo de trabajo y selecciona Monitorear.
2. En Historial de ejecución, selecciona una ejecución para ver cada paso, su entrada y su salida. La lista se actualiza cada 5 segundos.
3. Para volver a ejecutar, usa Reejecutar. Las acciones que ya se ejecutaron no se deshacen.
4. En Historial de versiones, selecciona Restaurar en una versión anterior. AurionAI la copia en el borrador. Publica para activarla.

Gestionar flujos de trabajo

En la pestaña Mis Flujos, la columna Acciones ofrece:

• Duplicar: hacer una copia.
• Publicar: publicar un borrador o un flujo de trabajo desactivado.
• Desactivar: detener el flujo de trabajo. Confirma con Desactivar workflow.
• Eliminar: eliminar el flujo de trabajo y todas sus versiones. Escribe el nombre del flujo de trabajo y luego selecciona Eliminar workflow. Esta acción no se puede deshacer.

Los flujos de trabajo del sistema de ciclo de vida no se pueden eliminar. Puedes desactivarlos o duplicarlos.

Desactivar de forma segura

Desactiva un flujo de trabajo en lugar de eliminarlo. Un flujo de trabajo desactivado ya no se inicia con nuevos eventos. Las ejecuciones que ya han comenzado finalizan con la versión actual. Para volver a usarlo, publícalo.

Resultado

Un flujo de trabajo publicado se inicia con el siguiente desencadenador coincidente. Las ejecuciones que comenzaron antes de una nueva publicación finalizan con la versión anterior.

Si algo va mal

• Agregue al menos un nodo de disparador antes de publicar. Añade un nodo Disparador.
• El botón Publicar no está activo. Abre Problemas de validación y corrige los problemas bloqueantes.
• No puedes crear un flujo de trabajo por el límite. Elimina o desactiva los flujos de trabajo que no uses, o cambia tu plan. Lee Planes y límites.
• Las ejecuciones fallan con «Cuota superada». Tu organización ha usado todas las ejecuciones del período de facturación. Las nuevas ejecuciones se reanudan en el siguiente período, o después de cambiar tu plan.
• La publicación es rechazada por un modelo de IA. Elegir un modelo en un nodo de IA es una función Enterprise. En otros planes, establece el modelo en Predeterminado (config. del tenant).
• Una acción de Establecer estado es rechazada. Los flujos de trabajo no pueden establecer los estados Cerrado, Resuelto, Resuelto por IA ni Cierre automático. Elige otro estado.
• Solo los workflows publicados pueden probarse. Publica primero el flujo de trabajo, o usa Prueba simulada.

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