Spring til indhold
AurionAI

Kommenter og send e-mail fra en opgave

4 min. læsningAf Emmanuel Yazbeck

Hvem ser dette: Opgaver — profiler Helpdesk og AI Voice + Helpdesk. Roller: Agent, Supervisor, Administrator og Ejer kan kommentere og sende e-mails. Skrivebeskyttet-brugere kan kun læse kommentarerne og aktiviteten.

Brug kommentarer til at tale med dine kolleger om en opgave. Fanen Aktivitet gemmer opgavens historik. Når nogen uden for din organisation skal udføre en del af arbejdet, f.eks. en leverandør, kan du sende dem opgaven via e-mail.

Forudsætninger

  • Din organisation bruger profilen Helpdesk eller AI Voice + Helpdesk.
  • For at kommentere eller sende en e-mail skal din basisrolle være Agent, Supervisor, Administrator eller Ejer, eller du skal have tilladelsen Administrer opgaver.
  • For at sende en e-mail skal din organisation have en aktiv e-mailkanal. Administratorer opsætter den.

Trin

Åbn en opgave

  1. Åbn Opgaver, og vælg Tabel. Kommentarer, aktivitet og e-mail findes kun i denne visning.
  2. Vælg rækken for opgaven. Opgaven åbnes under dens række.

Fra en samtale skal du vælge Åbn i Opgaver ↗ på en opgave i fanen Opgaver. Siden Opgaver åbnes i tabelvisningen med opgaven åben på fanen Kommentarer.

En åben opgave i tabelvisningen, på fanen Kommentarer, med kommentarfeltet

Skriv en kommentar

  1. I den åbne opgave skal du vælge fanen Kommentarer.
  2. Skriv din kommentar i feltet under fanerne.
  3. For at nævne en kollega skal du skrive @ og begyndelsen af deres e-mailadresse og derefter vælge dem på listen. Personen modtager en notifikation.
  4. Vælg Send.

Beskeden Kommentar offentliggjort vises.

Læs kommentarerne og historikken

  1. I den åbne opgave skal du vælge fanen Aktivitet.
  2. Læs kommentarerne og ændringerne, nyeste først. Hver linje angiver personen eller System for en automatisk ændring. For eksempel: opgaven blev oprettet, tildelt, flyttet til en anden status, sendt via e-mail eller markeret som i risiko, eller nogen loggede tid.
  3. Vælg Indlæs ældre for at se ældre linjer.

For at ændre en af dine egne kommentarer skal du vælge Rediger ved siden af den, ændre teksten og vælge Gem. For at fjerne den skal du vælge Slet og derefter Slet kommentar. Administratorer kan redigere og slette alles kommentarer. En slettet kommentar viser Denne kommentar blev slettet..

Send opgaven via e-mail til nogen uden for din organisation

  1. I den åbne opgave skal du vælge Send via e-mail. Vinduet Send opgave via e-mail åbnes.
  2. I Til skal du indtaste én e-mailadresse. I Cc kan du tilføje op til 10 yderligere adresser, adskilt af kommaer.
  3. Tjek Emne. Den starter med [Task] og opgavens titel. Når opgaven tilhører en samtale, slutter emnet med nummeret på den pågældende samtale.
  4. Tjek Besked. Den starter med en kort hilsen, der beder personen om at svare til din egen e-mailadresse, efterfulgt af opgavens titel, beskrivelse, forfaldsdato og samtale. Tilføj, hvad personen skal gøre.
  5. Vælg Send.

Denne e-mail er skrivebeskyttet for modtageren. De skal svare direkte til din adresse. Deres svar kommer til din postkasse, ikke til AurionAI. Tilføj de vigtige punkter fra svaret til opgaven som en kommentar.

Resultat

  • Din kommentar gemmes på opgaven, og de personer, du har nævnt, modtager en notifikation.
  • Efter en e-mail vises beskeden E-mail sendt. Fanen Aktivitet viser, at du sendte opgaven via e-mail. Hvis e-mailen returneres, viser fanen det også.
  • Disse handlinger ændrer ikke opgavens status. Mens opgaven er åben eller i gang, kan dens samtale stadig ikke afsluttes. Læs Sæt på pause, afslut, arkiver eller slet en samtale.

Hvis noget går galt

  • Fanen Kommentarer viser Dine nuværende rettigheder tillader ikke kommentarer. Læs eksisterende kommentarer under Aktivitet. Din rolle kan ikke ændre opgaver. Læs kommentarerne i Aktivitet, eller bed din administrator om tilladelsen Administrer opgaver.
  • Send via e-mail mangler. Din rolle kan ikke ændre opgaver, eller opgaven er ikke din. Uden en administratorrolle kan du sende en opgave via e-mail, hvis den er tildelt dig eller et af dine teams, eller hvis du har oprettet den. Teamledere kan også sende e-mail om deres teams opgaver fra den anden fane øverst på siden.
  • Send forbliver grå. Udfyld Til, Emne og Besked.
  • Beskeden Der er ikke konfigureret en aktiv e-mail-kanal for denne tenant. eller Udgående e-mail er slået fra for dette arbejdsområde. En administrator kan slå det til igen under Konfiguration → E-mail. vises. Din organisation kan i øjeblikket ikke sende e-mail. Kontakt din administrator.
  • Beskeden Denne modtager har afmeldt sig fra e-mails. vises. Personen har bedt om ikke at modtage flere e-mails. Kontakt dem på en anden måde.
  • Beskeden Der er sendt for mange e-mails for denne opgave — vent før du prøver igen. vises. Vent et par minutter, og prøv derefter igen.
  • Din kollega vises ikke på nævnelisten. Skriv mere af deres e-mailadresse. Kun brugere i din organisation kan nævnes.
  • Rediger og Slet mangler på en kommentar. Det er ikke din kommentar. Bed forfatteren eller en administrator om hjælp.

Relaterede artikler

Sidder du stadig fast? Send en anmodning eller .