Procurar e atualizar contactos
Quem vê isto: Contactos — perfis Helpdesk e AI Voice + Helpdesk. Funções: Agente, Supervisor, Administrador e Proprietário podem criar e editar contactos. Apenas Administrador e Proprietário, ou utilizadores com a permissão Eliminar contactos, podem eliminá-los e restaurá-los. Os utilizadores com a função Apenas leitura só podem consultar contactos.
Um contacto é uma pessoa que pede ajuda ao seu serviço de apoio. O AurionAI associa cada conversa a um contacto. A página do contacto mostra tudo sobre uma pessoa: os seus dados, as suas conversas e chamadas de voz, as alterações ao seu registo e os seus ficheiros.
Pré-requisitos
- A sua organização utiliza o perfil Helpdesk ou AI Voice + Helpdesk.
- Para criar ou editar um contacto, a sua função base é Agente, Supervisor, Administrador ou Proprietário, ou tem a permissão Gerir contactos.
- Para eliminar ou restaurar um contacto, a sua função base é Administrador ou Proprietário, ou tem a permissão Eliminar contactos.
Passos
Encontrar um contacto
- Na barra lateral, selecione Contactos.
- Escreva na caixa de pesquisa. Esta pesquisa nomes, endereços de e-mail, números de telefone e nomes de empresas.
- Selecione um nome para abrir o contacto.
Para escolher as colunas da lista, selecione Colunas. Selecione o nome de uma empresa na lista para abrir essa empresa. Consulte Pesquisar e atualizar empresas.
Criar um contacto
- Na página Contactos, selecione Novo contacto.
- Preencha pelo menos um dos campos Nome, Apelido ou E-mail.
- Opcional: preencha Telefone, Empresa, Função, Idioma, Fuso horário e Etiquetas. Se o seu administrador adicionou Campos personalizados, alguns deles podem ser obrigatórios. Consulte Campos personalizados.
- Selecione Criar contacto.
Consultar o histórico de um contacto
Abra o contacto. A página tem quatro separadores:
- Visão geral: nome, e-mail, telefone, função, idioma e fuso horário. Também indica se a pessoa cancelou a subscrição de e-mails, ou se os e-mails enviados para ela são devolvidos.
- Conversas: as conversas desta pessoa. Selecione um assunto para abrir a conversa. Se a IA identificou esta pessoa durante chamadas telefónicas, as chamadas são listadas acima, em Chamadas de voz.
- Atividade: as alterações efetuadas ao contacto, com indicação de quem as fez e quando.
- Documentos: os ficheiros anexados às conversas desta pessoa. Pode pré-visualizar cada ficheiro ou transferi-lo.
A coluna à direita mostra a empresa, o número de conversas e quando a pessoa foi vista pela última vez.
Editar um contacto
- Abra o contacto e selecione Editar. A janela Editar contacto abre-se.
- Altere os dados. Para mover o contacto para outra empresa, ou para o remover da sua empresa, altere Empresa. Escolha Nenhum para o remover.
- Selecione Guardar Alterações.
Se os e-mails enviados para esta pessoa foram devolvidos, Remover bloqueio de e-mail aparece junto a Editar. Selecione-o apenas depois de a pessoa lhe ter fornecido um endereço correto e funcional.
Eliminar ou restaurar um contacto
Requer: Administrador ou Proprietário, ou a permissão Eliminar contactos.
- Abra o contacto e selecione Eliminar. A janela Eliminar contacto abre-se.
- Escreva o nome do contacto para confirmar e, em seguida, selecione Eliminar.
Para eliminar vários contactos, selecione as respetivas caixas de verificação na lista, selecione Eliminar selecionados e, em seguida, Confirmar eliminação.
Para restaurar um contacto:
- Na página Contactos, selecione Mostrar eliminados. Os contactos eliminados aparecem com o distintivo Eliminado.
- Selecione o botão com três pontos na linha do contacto e, em seguida, Restaurar.
Resultado
- Um contacto novo ou alterado aparece na lista.
- Um contacto eliminado sai da lista. Não é apagado: volta a aparecer quando alguém o restaurar.
Se algo correr mal
- Novo contacto e Editar estão em falta. A sua função só permite consultar contactos. Peça ao seu administrador a permissão Gerir contactos.
- Vê apenas os últimos quatro dígitos dos números de telefone. A sua função só permite consultar contactos e os números de telefone estão ocultos para esta função. Contacte o seu administrador se precisar do número completo.
- Eliminar e Mostrar eliminados estão em falta. Apenas os administradores e os utilizadores com a permissão Eliminar contactos podem eliminar e restaurar contactos. Contacte o seu administrador.
- Eliminar permanece a cinzento. Escreva o nome exatamente como aparece na janela.
- Criar contacto permanece a cinzento. Preencha um primeiro nome, um apelido ou um endereço de e-mail.
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