Kommentieren und E-Mail aus einer Aufgabe senden
Wer dies sieht: Aufgaben — Profile Helpdesk und AI Voice + Helpdesk. Rollen: Agent, Supervisor, Administrator und Eigentümer können kommentieren und E-Mails senden. Schreibgeschützt-Benutzer können nur die Kommentare und die Aktivität lesen.
Verwenden Sie Kommentare, um mit Ihren Kollegen über eine Aufgabe zu sprechen. Der Tab Aktivität speichert den Verlauf der Aufgabe. Wenn jemand außerhalb Ihrer Organisation einen Teil der Arbeit erledigen muss, z. B. ein Lieferant, senden Sie ihm die Aufgabe per E-Mail.
Voraussetzungen
- Ihre Organisation verwendet das Profil Helpdesk oder AI Voice + Helpdesk.
- Um zu kommentieren oder eine E-Mail zu senden, muss Ihre Basisrolle Agent, Supervisor, Administrator oder Eigentümer sein, oder Sie müssen die Berechtigung Aufgaben verwalten haben.
- Um eine E-Mail zu senden, muss Ihre Organisation über einen aktiven E-Mail-Kanal verfügen. Administratoren richten diesen ein.
Schritte
Eine Aufgabe öffnen
- Öffnen Sie Aufgaben und wählen Sie Tabelle. Kommentare, Aktivität und E-Mail sind nur in dieser Ansicht verfügbar.
- Wählen Sie die Zeile der Aufgabe aus. Die Aufgabe öffnet sich unterhalb ihrer Zeile.
Öffnen Sie aus einem Gespräch heraus In Aufgaben öffnen ↗ bei einer Aufgabe im Tab Aufgaben. Die Seite Aufgaben öffnet sich in der Tabellenansicht, mit der geöffneten Aufgabe auf dem Tab Kommentare.
Einen Kommentar schreiben
- Wählen Sie in der geöffneten Aufgabe den Tab Kommentare.
- Schreiben Sie Ihren Kommentar in das Feld unterhalb der Tabs.
- Um einen Kollegen zu erwähnen, geben Sie
@und den Anfang seiner E-Mail-Adresse ein und wählen Sie ihn dann aus der Liste aus. Die Person erhält eine Benachrichtigung. - Wählen Sie Senden.
Die Meldung Kommentar veröffentlicht erscheint.
Die Kommentare und den Verlauf lesen
- Wählen Sie in der geöffneten Aufgabe den Tab Aktivität.
- Lesen Sie die Kommentare und Änderungen, neueste zuerst. Jede Zeile nennt die Person oder System bei einer automatischen Änderung. Zum Beispiel: Die Aufgabe wurde erstellt, zugewiesen, in einen anderen Status verschoben, per E-Mail gesendet oder als gefährdet markiert, oder jemand hat Zeit erfasst.
- Wählen Sie Ältere laden, um ältere Einträge anzuzeigen.
Um einen Ihrer eigenen Kommentare zu ändern, wählen Sie Bearbeiten daneben, ändern Sie den Text und wählen Sie Speichern. Um ihn zu entfernen, wählen Sie Löschen und dann Kommentar löschen. Administratoren können die Kommentare aller Benutzer bearbeiten und löschen. Ein gelöschter Kommentar zeigt Dieser Kommentar wurde gelöscht..
Die Aufgabe per E-Mail an jemanden außerhalb Ihrer Organisation senden
- Wählen Sie in der geöffneten Aufgabe Per E-Mail senden. Das Fenster Aufgabe per E-Mail senden öffnet sich.
- Geben Sie in An eine E-Mail-Adresse ein. In Cc können Sie bis zu 10 weitere Adressen hinzufügen, getrennt durch Kommas.
- Überprüfen Sie Betreff. Er beginnt mit
[Task]und dem Aufgabentitel. Wenn die Aufgabe zu einem Gespräch gehört, endet der Betreff mit der Nummer dieses Gesprächs. - Überprüfen Sie Nachricht. Er beginnt mit einer kurzen Begrüßung, die die Person bittet, auf Ihre eigene E-Mail-Adresse zu antworten, gefolgt von Aufgabentitel, Beschreibung, Fälligkeitsdatum und Gespräch. Fügen Sie hinzu, was die Person tun muss.
- Wählen Sie Senden.
Diese E-Mail ist für den Empfänger schreibgeschützt. Antworten müssen direkt an Ihre Adresse gesendet werden. Die Antwort der Person geht in Ihr Postfach ein, nicht in AurionAI. Fügen Sie die wichtigen Punkte der Antwort als Kommentar zur Aufgabe hinzu.
Ergebnis
- Ihr Kommentar wird bei der Aufgabe gespeichert, und die von Ihnen erwähnten Personen erhalten eine Benachrichtigung.
- Nach einer E-Mail erscheint die Meldung E-Mail gesendet. Der Tab Aktivität zeigt, dass Sie die Aufgabe per E-Mail gesendet haben. Wenn die E-Mail zurückkommt, wird dies ebenfalls im Tab angezeigt.
- Diese Aktionen ändern den Status der Aufgabe nicht. Solange die Aufgabe offen oder in Bearbeitung ist, kann das zugehörige Gespräch weiterhin nicht abgeschlossen werden. Lesen Sie Gespräch pausieren, abschließen, archivieren oder löschen.
Wenn etwas schiefläuft
- Der Tab Kommentare zeigt Mit Ihren aktuellen Berechtigungen können Sie keine Kommentare hinzufügen. Bestehende Kommentare finden Sie unter Aktivität. Ihre Rolle kann keine Aufgaben ändern. Lesen Sie die Kommentare in Aktivität, oder bitten Sie Ihren Administrator um die Berechtigung Aufgaben verwalten.
- Per E-Mail senden fehlt. Ihre Rolle kann keine Aufgaben ändern, oder die Aufgabe gehört Ihnen nicht. Ohne Administratorrolle können Sie eine Aufgabe per E-Mail senden, die Ihnen oder einem Ihrer Teams zugewiesen ist oder die Sie erstellt haben. Teamleiter können auch die Aufgaben ihrer Teams über den zweiten Tab oben auf der Seite per E-Mail senden.
- Senden bleibt grau. Füllen Sie An, Betreff und Nachricht aus.
- Die Meldung Für diesen Tenant ist kein aktiver E-Mail-Kanal konfiguriert. oder Ausgehende E-Mails sind für diesen Workspace deaktiviert. Ein Administrator kann sie unter Konfiguration → E-Mail wieder aktivieren. erscheint. Ihre Organisation kann derzeit keine E-Mails senden. Wenden Sie sich an Ihren Administrator.
- Die Meldung Dieser Empfänger hat sich von E-Mails abgemeldet. erscheint. Die Person hat darum gebeten, keine weiteren E-Mails zu erhalten. Kontaktieren Sie sie auf einem anderen Weg.
- Die Meldung Zu viele E-Mails für diese Aufgabe gesendet — bitte warten. erscheint. Warten Sie einige Minuten und versuchen Sie es erneut.
- Ihr Kollege erscheint nicht in der Erwähnungsliste. Geben Sie mehr von seiner E-Mail-Adresse ein. Nur Benutzer Ihrer Organisation können erwähnt werden.
- Bearbeiten und Löschen fehlen bei einem Kommentar. Es ist nicht Ihr Kommentar. Wenden Sie sich an den Autor oder einen Administrator.
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