Rechercher et mettre à jour des contacts

Qui voit ceci : Contacts — profils Helpdesk et AI Voice + Helpdesk. Rôles : Agent, Superviseur, Administrateur et Propriétaire peuvent créer et modifier des contacts. Seuls Administrateur et Propriétaire, ou les utilisateurs disposant de la permission Supprimer les contacts, peuvent les supprimer et les restaurer. Les utilisateurs Lecture seule peuvent uniquement consulter les contacts.

Un contact est une personne qui sollicite l'aide de votre service d'assistance. AurionAI associe chaque conversation à un contact. La page du contact affiche toutes les informations relatives à une personne : ses coordonnées, ses conversations et appels vocaux, les modifications apportées à sa fiche et ses fichiers.

Prérequis

• Votre organisation utilise le profil Helpdesk ou AI Voice + Helpdesk.
• Pour créer ou modifier un contact, votre rôle de base est Agent, Superviseur, Administrateur ou Propriétaire, ou vous disposez de la permission Gérer les contacts.
• Pour supprimer ou restaurer un contact, votre rôle de base est Administrateur ou Propriétaire, ou vous disposez de la permission Supprimer les contacts.

Étapes

Rechercher un contact

1. Dans la barre latérale, sélectionnez Contacts.
2. Saisissez du texte dans la zone de recherche. Elle recherche dans les noms, les adresses e-mail, les numéros de téléphone et les noms d'entreprise.
3. Sélectionnez un nom pour ouvrir le contact.

Pour choisir les colonnes de la liste, sélectionnez Colonnes. Sélectionnez un nom d'entreprise dans la liste pour ouvrir cette entreprise. Consultez Rechercher et mettre à jour les entreprises.

Créer un contact

1. Sur la page Contacts, sélectionnez Nouveau contact.
2. Renseignez au moins l'un des champs Prénom, Nom ou E-mail.
3. Facultatif : renseignez Téléphone, Entreprise, Rôle, Langue, Fuseau horaire et Étiquettes. Si votre administrateur a ajouté des Champs personnalisés, certains peuvent être obligatoires. Consultez Champs personnalisés.
4. Sélectionnez Créer le contact.

Consulter l'historique d'un contact

Ouvrez le contact. La page comporte quatre onglets :

• Aperçu : nom, e-mail, téléphone, rôle, langue et fuseau horaire. Cet onglet indique également si la personne s'est désabonnée des e-mails ou si les e-mails qui lui sont envoyés sont rejetés.
• Conversations : les conversations de cette personne. Sélectionnez un objet pour ouvrir la conversation. Si l'IA a identifié cette personne lors d'appels téléphoniques, les appels sont listés au-dessus, sous Appels vocaux.
• Activité : les modifications apportées au contact, avec l'auteur et la date.
• Documents : les fichiers joints aux conversations de cette personne. Vous pouvez prévisualiser chaque fichier ou le télécharger.

La colonne de droite affiche l'entreprise, le nombre de conversations et la date de dernière activité de la personne.

Modifier un contact

1. Ouvrez le contact et sélectionnez Modifier. La fenêtre Modifier le contact s'ouvre.
2. Modifiez les informations. Pour déplacer le contact vers une autre entreprise ou le retirer de son entreprise, modifiez Entreprise. Choisissez Aucun pour le retirer.
3. Sélectionnez Enregistrer les modifications.

Si des e-mails envoyés à cette personne ont été rejetés, Lever le blocage des e-mails apparaît à côté de Modifier. Ne le sélectionnez qu'après que la personne vous a fourni une adresse correcte et fonctionnelle.

Supprimer ou restaurer un contact

Requis : Administrateur ou Propriétaire, ou la permission Supprimer les contacts.

1. Ouvrez le contact et sélectionnez Supprimer. La fenêtre Supprimer le contact s'ouvre.
2. Saisissez le nom du contact pour confirmer, puis sélectionnez Supprimer.

Pour supprimer plusieurs contacts, cochez leurs cases dans la liste, sélectionnez Supprimer la sélection, puis Confirmer la suppression.

Pour restaurer un contact :

1. Sur la page Contacts, sélectionnez Afficher les éléments supprimés. Les contacts supprimés apparaissent avec le badge Supprimé.
2. Sélectionnez le bouton à trois points sur la ligne du contact, puis Restaurer.

Résultat

• Un contact nouveau ou modifié apparaît dans la liste.
• Un contact supprimé disparaît de la liste. Il n'est pas effacé : il réapparaît lorsqu'un utilisateur le restaure.

En cas de problème

• Nouveau contact et Modifier sont absents. Votre rôle ne permet que la consultation des contacts. Demandez à votre administrateur la permission Gérer les contacts.
• Vous ne voyez que les quatre derniers chiffres des numéros de téléphone. Votre rôle ne permet que la consultation des contacts, et les numéros de téléphone sont masqués pour ce rôle. Demandez à votre administrateur si vous avez besoin du numéro complet.
• Supprimer et Afficher les éléments supprimés sont absents. Seuls les administrateurs et les utilisateurs disposant de la permission Supprimer les contacts peuvent supprimer et restaurer des contacts. Contactez votre administrateur.
• Supprimer reste grisé. Saisissez le nom exactement tel qu'il est affiché dans la fenêtre.
• Créer le contact reste grisé. Renseignez un prénom, un nom ou une adresse e-mail.

Articles connexes

• Rechercher et mettre à jour les entreprises
• Retrouver votre travail dans la boîte de réception
• Démarrer une nouvelle conversation
• Consulter les appels vocaux