Kommentoi ja lähetä sähköpostia tehtävästä

Kuka näkee tämän: Tehtävät — profiilit Helpdesk ja AI Voice + Helpdesk. Roolit: Agentti, Esimies, Ylläpitäjä ja Omistaja voivat kommentoida ja lähettää sähköposteja. Vain luku -käyttäjät voivat lukea kommentit ja toiminnan vain.

Käytä kommentteja keskustellaksesi kollegoidesi kanssa tehtävästä. Toiminta -välilehti säilyttää tehtävän historian. Kun organisaatiosi ulkopuolisen henkilön, esimerkiksi toimittajan, täytyy tehdä osa työstä, lähetä heille tehtävä sähköpostitse.

Edellytykset

• Organisaatiosi käyttää Helpdesk- tai AI Voice + Helpdesk-profiilia.
• Kommentoidaksesi tai lähettääksesi sähköpostin, perusroolisi on Agentti, Esimies, Ylläpitäjä tai Omistaja, tai sinulla on Tehtävien hallinta -oikeus.
• Sähköpostin lähettämiseksi organisaatiollasi on oltava aktiivinen sähköpostikanava. Järjestelmänvalvojat määrittävät sen.

Vaiheet

Avaa tehtävä

1. Avaa Tehtävät ja valitse Taulukko. Kommentit, toiminta ja sähköposti ovat vain tässä näkymässä.
2. Valitse tehtävän rivi. Tehtävä avautuu rivin alle.

Keskustelusta valitse Avaa tehtävissä ↗ tehtävässä välilehdellä Tehtävät. Tehtävät -sivu avautuu taulukkonäkymässä, tehtävä avattuna sen Kommentit -välilehdellä.

Kirjoita kommentti

1. Avoimessa tehtävässä valitse välilehti Kommentit.
2. Kirjoita kommenttisi välilehtien alla olevaan ruutuun.
3. Mainitaksesi kollegan, kirjoita @ ja heidän sähköpostiosoitteensa alku, ja valitse sitten heidät listasta. Henkilö saa ilmoituksen.
4. Valitse Lähetä.

Viesti Kommentti julkaistu ilmestyy.

Lue kommentit ja historia

1. Avoimessa tehtävässä valitse välilehti Toiminta.
2. Lue kommentit ja muutokset, uusimmat ensin. Jokainen rivi nimeää henkilön tai Järjestelmä automaattiselle muutokselle. Esimerkiksi: tehtävä luotiin, osoitettiin, siirrettiin toiseen tilaan, lähetettiin sähköpostitse tai merkittiin riskialttiiksi, tai joku kirjasi aikaa.
3. Valitse Lataa vanhempia nähdäksesi vanhemmat rivit.

Muuttaaksesi jotakin omaa kommenttiasi, valitse sen vieressä Muokkaa, muuta tekstiä ja valitse Tallenna. Poistaaksesi sen, valitse Poista, sitten Poista kommentti. Järjestelmänvalvojat voivat muokata ja poistaa kaikkien kommentteja. Poistettu kommentti näyttää Tämä kommentti on poistettu..

Lähetä tehtävä sähköpostitse organisaatiosi ulkopuoliselle henkilölle

1. Avoimessa tehtävässä valitse Lähetä sähköpostilla. Ikkuna Lähetä tehtävä sähköpostilla avautuu.
2. Kirjoita Vastaanottaja -kenttään yksi sähköpostiosoite. Kopio -kenttään voit lisätä enintään 10 lisäosoitetta pilkuilla erotettuina.
3. Tarkista Aihe. Se alkaa [Task] ja tehtävän otsikolla. Kun tehtävä kuuluu keskusteluun, aihe päättyy kyseisen keskustelun numeroon.
4. Tarkista Viesti. Se alkaa lyhyellä tervehdyksellä, joka pyytää henkilöä vastaamaan omaan sähköpostiosoitteeseesi, jota seuraa tehtävän otsikko, kuvaus, eräpäivä ja keskustelu. Lisää, mitä henkilön tulee tehdä.
5. Valitse Lähetä.

Tämä sähköposti on vastaanottajalle vain luettavissa. Vastausten on tultava suoraan lähettäjän osoitteeseen. Heidän vastauksensa tulee postilaatikkoosi, ei AurionAI:hin. Lisää vastauksen tärkeät kohdat tehtävään kommenttina.

Tulos

• Kommenttisi tallennetaan tehtävään, ja mainitsemasi henkilöt saavat ilmoituksen.
• Sähköpostin jälkeen viesti Sähköposti lähetetty ilmestyy. Toiminta -välilehti näyttää, että lähetit tehtävän sähköpostitse. Jos sähköposti palautuu, välilehti näyttää senkin.
• Nämä toiminnot eivät muuta tehtävän tilaa. Kun tehtävä on auki tai käynnissä, sen keskustelua ei voi vielä ratkaista. Lue Torkuta, ratkaise, arkistoi tai poista keskustelu.

Jos jokin menee pieleen

• Välilehti Kommentit näyttää Nykyiset käyttöoikeudet eivät salli kommenttien lisäämistä. Lue aiemmat kommentit Toiminta-välilehdeltä. Roolisi ei voi muuttaa tehtäviä. Lue kommentit kohdasta Toiminta, tai pyydä järjestelmänvalvojaltasi Tehtävien hallinta -oikeutta.
• Lähetä sähköpostilla puuttuu. Roolisi ei voi muuttaa tehtäviä, tai tehtävä ei ole sinun. Ilman järjestelmänvalvojan roolia voit lähettää sähköpostitse tehtävän, joka on osoitettu sinulle tai jollekin tiimeistäsi, tai jonka olet luonut. Tiiminvetäjät voivat myös lähettää tiiminsä tehtäviä sähköpostitse sivun yläosan toiselta välilehdeltä.
• Lähetä pysyy harmaana. Täytä Vastaanottaja, Aihe ja Viesti.
• Viesti Tälle vuokralaiselle ei ole määritetty aktiivista sähköpostikanavaa. tai Lähtevä sähköposti on poistettu käytöstä tässä työtilassa. Järjestelmänvalvoja voi ottaa sen uudelleen käyttöön kohdassa Määritykset → Sähköposti. ilmestyy. Organisaatiosi ei tällä hetkellä voi lähettää sähköpostia. Kysy järjestelmänvalvojaltasi.
• Viesti Tämä vastaanottaja on perunut sähköpostit. ilmestyy. Henkilö on pyytänyt, ettei hänelle lähetetä enää sähköposteja. Ota heihin yhteyttä muulla tavoin.
• Viesti Tälle tehtävälle on lähetetty liikaa sähköposteja — odota ennen uudelleenyritystä. ilmestyy. Odota muutama minuutti ja yritä uudelleen.
• Kollegasi ei näy mainintalistassa. Kirjoita enemmän heidän sähköpostiosoitteestaan. Vain organisaatiosi käyttäjiä voidaan mainita.
• Muokkaa ja Poista puuttuvat kommentista. Se ei ole sinun kommenttisi. Kysy sen tekijältä tai järjestelmänvalvojalta.

Aiheeseen liittyvät artikkelit

• Hallinnoi tehtäviäsi
• Torkuta, ratkaise, arkistoi tai poista keskustelu
• Ilmoitukset
• Mitä roolisi sallii saapuneet-kansiossa