Connecter une boîte mail
Connectez vos boîtes aux lettres d'assistance afin que les e-mails des clients arrivent dans la boîte de réception unifiée et que votre équipe puisse y répondre par e-mail. Sur la page E-mail, vous ajoutez des boîtes aux lettres, choisissez la boîte aux lettres principale, vérifiez votre domaine de messagerie et décidez quels expéditeurs AurionAI accepte.
Disponibilité : profils Helpdesk et AI Voice + Helpdesk. Administrateurs uniquement.
Prérequis
- Vous avez le rôle Propriétaire ou Administrateur. Les autres utilisateurs voient Accès refusé.
- Votre organisation utilise le profil Helpdesk ou AI Voice + Helpdesk. Dans le profil AI Voice, la page n'est pas disponible.
- Pour une boîte aux lettres Microsoft 365 : un compte pouvant se connecter à cette boîte aux lettres.
- Pour une boîte aux lettres personnalisée : les noms de serveurs IMAP et SMTP, les ports, le nom d'utilisateur et le mot de passe fournis par votre fournisseur de messagerie.
- Pour envoyer des e-mails depuis votre propre domaine : l'accès aux paramètres DNS de ce domaine.
Ouvrir la page e-mail
- Dans la barre latérale, sélectionnez Paramètres.
- Ouvrez la catégorie Système.
- Sélectionnez E-mail.
La page Configuration email comporte trois cartes : Boîtes mail, Paramètres e-mail globaux et Vérification de domaine.
La carte Canaux e-mail de la page Paramètres du locataire ouvre cette même page.
Choisir comment les e-mails parviennent à AurionAI
Lorsque vous ajoutez une boîte aux lettres, la liste Fournisseur propose trois méthodes :
- Transfert vers AurionAI : AurionAI vous fournit une adresse de transfert unique. Vous transférez les e-mails de votre adresse d'assistance vers celle-ci chez votre fournisseur de messagerie.
- Microsoft 365 : vous vous connectez à la boîte aux lettres avec Microsoft. AurionAI lit et envoie des e-mails avec cette autorisation. Vous ne donnez pas de mot de passe à AurionAI.
- SMTP/IMAP personnalisé : AurionAI lit la boîte aux lettres via IMAP et envoie via SMTP avec le nom d'utilisateur et le mot de passe que vous saisissez.
La liste ne propose pas Google Workspace. Pour une boîte aux lettres Google Workspace, utilisez le transfert ou les paramètres IMAP et SMTP personnalisés.
Ajouter une boîte aux lettres avec transfert
- Dans la carte Boîtes mail, sélectionnez Ajouter une boîte mail.
- Dans Fournisseur, conservez Transfert vers AurionAI.
- Dans Adresse e-mail, saisissez votre adresse d'assistance, par exemple
support@northwind.example. - Facultatif : dans Nom d'affichage, saisissez le nom d'expéditeur que les clients voient.
- Facultatif : configurez les autres champs. Voir Options de la boîte aux lettres.
- Sélectionnez Ajouter une boîte mail.
- Dans la liste, la nouvelle boîte aux lettres affiche son adresse de transfert à côté d'une flèche. Sélectionnez Modifier pour la copier depuis le champ Adresse de transfert.
- Chez votre fournisseur de messagerie, transférez tous les e-mails de votre adresse d'assistance vers cette adresse de transfert.
Pour répondre depuis votre propre domaine, AurionAI doit être autorisé à envoyer des e-mails en son nom. Vérifiez d'abord votre domaine. Voir Vérifier votre domaine de messagerie.
Connecter une boîte aux lettres Microsoft 365
- Dans la carte Boîtes mail, sélectionnez Ajouter une boîte mail.
- Dans Fournisseur, sélectionnez Microsoft 365.
- Sélectionnez le bouton qui autorise Microsoft 365. Une fenêtre de connexion s'ouvre.
- Dans la fenêtre, connectez-vous à la boîte aux lettres et acceptez la demande d'accès.
- De retour sur la page, la boîte de dialogue Confirmer la boîte mail connectée affiche l'adresse qui a été connectée. Vérifiez-la.
- Sélectionnez Oui, la conserver. S'il s'agit de la mauvaise boîte aux lettres, sélectionnez Non, la supprimer. AurionAI la supprime alors.
La boîte aux lettres affiche le statut Connecté. Votre navigateur doit autoriser les fenêtres contextuelles pour AurionAI. Si le formulaire indique que la connexion Microsoft 365 est temporairement indisponible, réessayez plus tard ou contactez le support AurionAI. Consultez Obtenir de l'aide.
Connecter une boîte aux lettres avec IMAP et SMTP
- Dans la carte Boîtes mail, sélectionnez Ajouter une boîte mail.
- Dans Fournisseur, sélectionnez SMTP/IMAP personnalisé.
- Saisissez Adresse e-mail et, facultativement, Nom d'affichage.
- Sous Identifiants du serveur, saisissez Nom d'utilisateur et Mot de passe.
- Sous IMAP (Entrant), saisissez Hôte et Port du serveur entrant.
- Sous SMTP (Sortant), saisissez Hôte et Port du serveur sortant.
- Conservez le chiffrement activé. Le formulaire vous avertit lorsque le chiffrement SMTP est désactivé.
- Sélectionnez Ajouter une boîte mail.
- Dans la ligne de la boîte aux lettres, sélectionnez Tester.
Le test affiche Le test de connexion a réussi. ou Le test de connexion a échoué. avec l'erreur IMAP ou SMTP.
Lorsque vous modifiez cette boîte aux lettres ultérieurement, les paramètres de serveur enregistrés sont masqués. Sélectionnez Modifier les identifiants pour en saisir de nouveaux.
Options de la boîte aux lettres
Ces champs se trouvent dans la boîte de dialogue d'ajout et de modification :
- Système e-mail : Entrant + Sortant reçoit et envoie. Sortant uniquement envoie uniquement.
- Adresses en copie cachée : Adresses e-mail séparées par des virgules.
- Supprimer les e-mails après récupération : pour les boîtes aux lettres Microsoft 365 et personnalisées uniquement.
- Équipe assignée : l'équipe vers laquelle les nouvelles conversations provenant de cette boîte aux lettres sont acheminées. Les équipes sont configurées sur la page Équipes. Consultez Équipes.
- Signature e-mail : la signature qu'AurionAI ajoute aux e-mails envoyés depuis cette boîte aux lettres.
Définir la boîte aux lettres principale
La boîte aux lettres principale est l'expéditeur par défaut. AurionAI l'utilise lorsqu'un e-mail n'est pas associé à une autre boîte aux lettres.
- Dans la ligne de la boîte aux lettres, sélectionnez Définir comme principal.
La boîte aux lettres affiche maintenant Principal. Une boîte aux lettres avec transfert sur votre propre domaine ne peut devenir principale que lorsque le domaine est prêt à envoyer. Jusque-là, Définir comme principal est inactif. La ligne affiche ce message : Envoi verrouillé — vérifiez la propriété, DKIM et DMARC ci-dessous.
Vérifier votre domaine de messagerie
AurionAI envoie des e-mails depuis votre propre domaine. Les serveurs destinataires ne font confiance à cela que lorsque votre DNS le confirme.
- Dans la carte Vérification de domaine, saisissez votre domaine, par exemple
northwind.example. - Sélectionnez Ajouter un domaine. AurionAI crée les enregistrements DNS pour le domaine.
- Chez votre fournisseur DNS, publiez chaque enregistrement avec son Nom de l'enregistrement et sa Valeur attendue.
- De retour sur la page, sélectionnez Vérifier pour chaque enregistrement.
Trois enregistrements sont Requis : l'enregistrement de propriété, DKIM et DMARC. SPF est Recommandé. Lorsque les trois enregistrements requis sont vérifiés, le domaine affiche Tout vérifié. Tant que la propriété, DKIM et DMARC ne sont pas vérifiés, AurionAI n'envoie pas d'e-mails depuis votre domaine. Les modifications DNS peuvent prendre un certain temps pour se propager sur l'ensemble d'Internet. Si une vérification échoue juste après la publication d'un enregistrement, réessayez plus tard.
Autoriser et bloquer des expéditeurs
- Accédez à la carte Paramètres e-mail globaux.
- Dans Adresses bloquées, saisissez les adresses e-mail qu'AurionAI doit ignorer, séparées par des virgules.
- Dans Adresses autorisées, saisissez les adresses e-mail autorisées à vous écrire, séparées par des virgules. Laissez ce champ vide pour accepter tous les expéditeurs.
- Sélectionnez Enregistrer les paramètres.
- Lorsque Adresses autorisées contient des entrées, AurionAI rejette tout autre expéditeur. Ajoutez également les adresses de vos fournisseurs externes, sinon leurs réponses seront rejetées.
- Adresses bloquées s'applique uniquement lorsque Détection de spam est activé. Détection de spam est activé par défaut.
- Si une entrée enregistrée ne peut pas être lue, la carte affiche un avertissement sous le champ et liste l'entrée. Corrigez-la ou supprimez-la, puis enregistrez. Une entrée illisible peut amener AurionAI à rejeter tous les e-mails entrants.
La carte comporte également des interrupteurs pour le nom de l'expéditeur, Reply-To, les e-mails transférés, les e-mails sortants et les commandes par e-mail, ainsi qu'un champ Adresses BCC globales.
E-mails entrants rejetés
Lorsqu'AurionAI rejette des e-mails envoyés à une boîte aux lettres, la ligne de la boîte aux lettres affiche le nombre d'e-mails entrants rejetés. Sous ce nombre, une liste indique combien d'e-mails chaque cause a rejetés. Les causes sont :
- La liste des adresses autorisées ne peut pas être lue, donc tous les expéditeurs ont été rejetés.
- La liste des adresses bloquées ne peut pas être lue, donc tous les expéditeurs ont été rejetés.
- L'adresse est également utilisée par un autre compte, donc le message a été refusé. Vérifiez la propriété de votre domaine pour le recevoir.
- L'expéditeur ne figure pas dans la liste des adresses autorisées.
- L'expéditeur figure dans la liste des adresses bloquées.
- L'authentification de l'expéditeur (SPF ou DKIM) a échoué.
- Le serveur de messagerie a marqué l'e-mail comme spam.
Les trois premières causes signifient qu'aucun e-mail n'arrive du tout. Corrigez-les en premier.
Déconnecter, reconnecter ou supprimer une boîte aux lettres
- Déconnecter : AurionAI supprime les identifiants stockés et cesse de traiter la boîte aux lettres. Si c'est la boîte aux lettres principale, le traitement des e-mails s'arrête jusqu'à ce qu'une autre boîte aux lettres soit principale ou que celle-ci soit reconnectée.
- Reconnecter : pour une boîte aux lettres personnalisée déconnectée. Saisissez à nouveau le mot de passe. AurionAI conserve les paramètres de serveur enregistrés.
- Pour une boîte aux lettres Microsoft 365, sélectionnez Modifier. Si la boîte aux lettres est toujours connectée, sélectionnez Reconnecter. Si la boîte de dialogue indique Autorisation expirée ou révoquée., sélectionnez le bouton qui autorise Microsoft 365. Puis connectez-vous à nouveau.
- Supprimer : supprime la boîte aux lettres et ses identifiants. Cette action est irréversible. La boîte aux lettres principale ne peut être supprimée que lorsqu'elle est déconnectée.
Résultat
Une boîte aux lettres connectée affiche Connecté ou Actif dans la colonne Statut. Les nouveaux e-mails des clients qui lui sont adressés arrivent dans la boîte de réception unifiée. Une modification des adresses autorisées ou bloquées s'applique aux e-mails qui arrivent après l'enregistrement.
En cas de problème
- La fenêtre a été bloquée. Autorisez les fenêtres contextuelles pour ce site, puis réessayez. Autorisez les fenêtres contextuelles pour AurionAI dans votre navigateur et réessayez.
- L’autorisation OAuth a échoué. La connexion Microsoft n'a pas abouti. Réessayez avec un compte pouvant ouvrir la boîte aux lettres.
- Le test de connexion a échoué. Vérifiez les noms d'hôtes, les ports, le nom d'utilisateur et le mot de passe. Le message indique le serveur, IMAP ou SMTP, qui a échoué.
- Déconnecté ou Erreur La boîte aux lettres a cessé de fonctionner, par exemple parce que le mot de passe a changé ou que l'autorisation Microsoft a été révoquée. Reconnectez-la. Voir Déconnecter, reconnecter ou supprimer une boîte aux lettres.
- Domaine non prêt à l'envoi Le domaine de la boîte aux lettres n'est pas prêt à envoyer. Vérifiez les enregistrements de propriété, DKIM et DMARC. Voir Vérifier votre domaine de messagerie.
- Aucun e-mail n'arrive. Consultez les e-mails entrants rejetés dans la ligne de la boîte aux lettres. Voir E-mails entrants rejetés. Pour une boîte aux lettres avec transfert, vérifiez la règle de transfert chez votre fournisseur de messagerie.
- Impossible de charger les boîtes mail. Rechargez la page.
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