Transformer un document en article de base de connaissances

Qui voit ceci : Créateur de base de connaissances — profils AI Voice, Helpdesk et AI Voice + Helpdesk. Rôles : Agent, Superviseur, Administrateur et Propriétaire peuvent y accéder. Les utilisateurs Lecture seule ne peuvent pas l'utiliser.

Le Créateur de base de connaissances transforme un document que vous possédez déjà, par exemple une procédure dans un fichier Word, en article de base de connaissances. L'IA lit le document, lui donne une structure claire, un titre et des étiquettes, puis vous affiche un aperçu. Lorsque vous confirmez, l'article est enregistré en tant que brouillon. Un administrateur ou un éditeur le publie.

Prérequis

• Votre rôle est Agent, Superviseur, Administrateur ou Propriétaire. Ces rôles disposent de la permission Gérer les articles.
• Créateur de base de connaissances est dans la barre latérale. Il est absent lorsque l'outil connecté par votre organisation ne peut pas recevoir de nouveaux articles de base de connaissances, ou lorsqu'un administrateur a désactivé cette option. Consultez Découvrir le tableau de bord.
• Votre document est un fichier PDF, DOCX, Markdown, TXT ou HTML de 50 Mo ou moins. Les fichiers textuels fonctionnent le mieux. Une page numérisée, qui n'est qu'une image de texte, ne peut pas être lue de manière fiable.

Étapes

1. Dans la barre latérale, sélectionnez Créateur de base de connaissances.
2. Faites glisser votre fichier sur la zone de téléversement, ou sélectionnez la zone et choisissez le fichier. AurionAI commence à le lire immédiatement. Un document long peut prendre quelques minutes. Restez sur la page.
3. Lisez l'aperçu à droite. Les onglets Informations, Aperçu, HTML et la table des matières affichent le résultat. Si des Avertissements de traitement apparaissent, lisez-les.
4. Sous Sélectionner la destination, choisissez où enregistrer le brouillon. Si votre organisation possède plusieurs bases de connaissances, cochez la case de chacune de celles que vous souhaitez sélectionner.
5. Pour chaque base de connaissances, choisissez une Catégorie, et un Dossier lorsque la catégorie contient des dossiers.
6. Vérifiez Titre de l'article. L'IA en propose un ; vous pouvez le modifier.
7. Vérifiez les étiquettes. Supprimez celles que vous ne souhaitez pas, ou saisissez une étiquette dans Ajouter une étiquette et sélectionnez Ajouter. Un article peut avoir jusqu'à 20 étiquettes de 50 caractères chacune au maximum.
8. Sélectionnez Enregistrer comme brouillon, ou Enregistrer comme brouillon dans les destinations sélectionnées si vous avez choisi plusieurs bases de connaissances.

Si l'IA n'a pas pu structurer le document, la fenêtre Publier avec une qualité réduite ? s'ouvre. L'article aura alors peu de mise en forme et pas de table des matières. Sélectionnez Annuler et réessayez plus tard, ou Publier quand même si vous comptez le mettre en forme vous-même.

Résultat

Le message Brouillon enregistré apparaît en haut de la page. L'article est un brouillon. Les clients et les appelants ne le voient pas encore. Sélectionnez Voir l'article pour l'ouvrir dans la base de connaissances.

Vous ne pouvez pas publier le brouillon vous-même.

• Base de connaissances AurionAI : un administrateur, ou un utilisateur disposant de la permission Publier des articles, le publie dans Base de connaissances. Lorsque la collection comporte une règle d'approbation, le brouillon passe d'abord par une révision : ouvrez-le dans Base de connaissances et sélectionnez Soumettre pour révision. Consultez Rédiger et publier des articles.
• Base de connaissances de l'outil connecté par votre organisation : le brouillon est enregistré dans cet outil. Les personnes qui gèrent cet outil le publient depuis celui-ci.

Une fois publié, l'article peut être trouvé et inséré dans les réponses. Consultez Insérer un article de base de connaissances.

En cas de problème

• Créateur de base de connaissances n'est pas dans la barre latérale. Votre rôle est Lecture seule, ou votre organisation ne peut pas utiliser cet outil. Contactez votre administrateur.
• La page affiche Pas disponible. L'outil connecté par votre organisation ne peut pas recevoir de nouveaux articles de base de connaissances, ou un administrateur a désactivé cette option. Contactez votre administrateur. Consultez Créer des articles à partir de documents (KB Creator).
• Le message Cette destination peut montrer les brouillons aux demandeurs : le brouillon n'a pas été enregistré. Choisissez une catégorie ou une liste visible uniquement par les agents. apparaît. La catégorie ou la liste que vous avez choisie affiche les brouillons aux demandeurs, donc AurionAI n'a pas enregistré le brouillon à cet endroit. Choisissez une catégorie ou une liste visible uniquement par les agents, ou demandez aux personnes qui gèrent votre base de connaissances laquelle utiliser.
• Le message Le texte de ce document n'a pas pu être lu de façon fiable. Il s'agit peut-être d'un scan ; importez une version au format texte. apparaît. Téléversez une version textuelle du document plutôt qu'une version numérisée.
• Le message Ce document comporte trop de sections pour le créateur d'articles. Divisez-le en documents plus petits et importez-les séparément. ou Le traitement a duré trop longtemps et a été interrompu. Divisez le document en parties plus petites et importez-les séparément. apparaît. Divisez le document en fichiers plus petits et téléversez-les un par un.
• Le message Aperçu expiré. Veuillez re-télécharger le document. apparaît. Vous avez attendu trop longtemps entre l'aperçu et l'enregistrement. Téléversez à nouveau le document.
• Aucune collection KB disponible. Créez d'abord une collection pour publier des articles vers cette destination. La base de connaissances n'a pas encore de catégorie. Demandez aux personnes qui la gèrent d'en créer une.
• Le bouton de création reste grisé. Choisissez une base de connaissances, une catégorie et, lorsque la catégorie contient des dossiers, un dossier.
• Certaines images n'ont pas pu être jointes Le brouillon est enregistré, mais certaines images sont manquantes. Demandez aux personnes qui gèrent votre base de connaissances de les ajouter.

Articles connexes

• Insérer un article de base de connaissances
• Découvrir le tableau de bord
• Rôles et leurs permissions