Commenter et envoyer un e-mail depuis une tâche

Qui voit ceci : Tâches — profils Helpdesk et AI Voice + Helpdesk. Rôles : Agent, Superviseur, Administrateur et Propriétaire peuvent commenter et envoyer des e-mails. Les utilisateurs Lecture seule peuvent uniquement lire les commentaires et l'activité.

Utilisez les commentaires pour discuter avec vos collègues d'une tâche. L'onglet Historique conserve l'historique de la tâche. Lorsqu'une personne extérieure à votre organisation doit effectuer une partie du travail, par exemple un fournisseur, envoyez-lui la tâche par e-mail.

Prérequis

• Votre organisation utilise le profil Helpdesk ou AI Voice + Helpdesk.
• Pour commenter ou envoyer un e-mail, votre rôle de base est Agent, Superviseur, Administrateur ou Propriétaire, ou vous disposez de la permission Gérer les tâches.
• Pour envoyer un e-mail, votre organisation doit disposer d'un canal e-mail actif. Les administrateurs le configurent.

Étapes

Ouvrir une tâche

1. Ouvrez Tâches et sélectionnez Tableau. Les commentaires, l'activité et les e-mails ne sont disponibles que dans cette vue.
2. Sélectionnez la ligne de la tâche. La tâche s'ouvre sous sa ligne.

Depuis une conversation, sélectionnez Ouvrir dans Tâches ↗ sur une tâche dans l'onglet Tâches. La page Tâches s'ouvre en vue tableau, avec la tâche ouverte sur son onglet Commentaires.

Écrire un commentaire

1. Dans la tâche ouverte, sélectionnez l'onglet Commentaires.
2. Rédigez votre commentaire dans la zone sous les onglets.
3. Pour mentionner un collègue, tapez @ et le début de son adresse e-mail, puis sélectionnez-le dans la liste. La personne reçoit une notification.
4. Sélectionnez Envoyer.

Le message Commentaire publié s'affiche.

Lire les commentaires et l'historique

1. Dans la tâche ouverte, sélectionnez l'onglet Historique.
2. Lisez les commentaires et les modifications, du plus récent au plus ancien. Chaque ligne indique le nom de la personne, ou Système pour une modification automatique. Par exemple : la tâche a été créée, assignée, déplacée vers un autre statut, envoyée par e-mail, signalée comme à risque, ou quelqu'un a enregistré du temps.
3. Sélectionnez Charger plus pour afficher les lignes plus anciennes.

Pour modifier l'un de vos propres commentaires, sélectionnez Modifier à côté de celui-ci, modifiez le texte, puis sélectionnez Enregistrer. Pour le supprimer, sélectionnez Supprimer, puis Supprimer le commentaire. Les administrateurs peuvent modifier et supprimer les commentaires de tous. Un commentaire supprimé affiche Ce commentaire a été supprimé..

Envoyer la tâche par e-mail à une personne extérieure à votre organisation

1. Dans la tâche ouverte, sélectionnez Envoyer par email. La fenêtre Envoyer la tâche par email s'ouvre.
2. Dans À, saisissez une adresse e-mail. Dans Cc, vous pouvez ajouter jusqu'à 10 adresses supplémentaires, séparées par des virgules.
3. Vérifiez Objet. Il commence par [Task] et le titre de la tâche. Lorsque la tâche appartient à une conversation, l'objet se termine par le numéro de cette conversation.
4. Vérifiez Message. Il commence par une courte formule de salutation demandant à la personne de répondre à votre propre adresse e-mail, suivie du titre, de la description, de la date d'échéance et de la conversation de la tâche. Ajoutez ce que la personne doit faire.
5. Sélectionnez Envoyer.

Cet email est en lecture seule pour le destinataire. Il doit répondre directement à votre adresse. Leur réponse arrive dans votre boîte mail, et non dans AurionAI. Ajoutez les points importants de la réponse à la tâche sous forme de commentaire.

Résultat

• Votre commentaire est enregistré sur la tâche, et les personnes que vous avez mentionnées reçoivent une notification.
• Après l'envoi d'un e-mail, le message E-mail envoyé s'affiche. L'onglet Historique indique que vous avez envoyé la tâche par e-mail. Si l'e-mail est rejeté, l'onglet l'indique également.
• Ces actions ne modifient pas le statut de la tâche. Tant que la tâche est ouverte ou en cours, sa conversation ne peut toujours pas être résolue. Consultez Mettre en veille, résoudre, archiver ou supprimer une conversation.

En cas de problème

• L'onglet Commentaires affiche Vos autorisations actuelles ne permettent pas d’ajouter des commentaires. Consultez les commentaires existants dans l’onglet Historique. Votre rôle ne permet pas de modifier les tâches. Lisez les commentaires dans Historique, ou demandez à votre administrateur la permission Gérer les tâches.
• Envoyer par email est absent. Votre rôle ne permet pas de modifier les tâches, ou la tâche ne vous appartient pas. Sans rôle d'administrateur, vous pouvez envoyer par e-mail une tâche qui vous est assignée ou assignée à l'une de vos équipes, ou que vous avez créée. Les responsables d'équipe peuvent également envoyer par e-mail les tâches de leurs équipes depuis le deuxième onglet en haut de la page.
• Envoyer reste grisé. Renseignez À, Objet et Message.
• Le message Aucun canal d'email n'est configuré pour ce tenant. ou Les e-mails sortants sont désactivés pour cet espace de travail. Un administrateur peut les réactiver dans Configuration → E-mail. s'affiche. Votre organisation ne peut pas envoyer d'e-mails pour le moment. Contactez votre administrateur.
• Le message Ce destinataire s'est désabonné des emails. s'affiche. La personne a demandé à ne plus recevoir d'e-mails. Contactez-la par un autre moyen.
• Le message Trop d'emails envoyés pour cette tâche — veuillez patienter. s'affiche. Attendez quelques minutes, puis réessayez.
• Votre collègue n'apparaît pas dans la liste des mentions. Tapez davantage de caractères de son adresse e-mail. Seuls les utilisateurs de votre organisation peuvent être mentionnés.
• Modifier et Supprimer sont absents sur un commentaire. Ce n'est pas votre commentaire. Contactez son auteur ou un administrateur.

Articles connexes

• Gérer vos tâches
• Mettre en veille, résoudre, archiver ou supprimer une conversation
• Notifications
• Ce que votre rôle vous permet de faire dans la boîte de réception