Reageer op en stuur een e-mail vanuit een taak
Wie dit ziet: Taken — profielen Helpdesk en AI Voice + Helpdesk. Rollen: Agent, Supervisor, Beheerder en Eigenaar kunnen reageren en e-mails versturen. Alleen-lezen-gebruikers kunnen alleen de opmerkingen en de activiteit lezen.
Gebruik opmerkingen om met uw collega's over een taak te praten. Het tabblad Activiteit bewaart de geschiedenis van de taak. Wanneer iemand buiten uw organisatie een deel van het werk moet uitvoeren, bijvoorbeeld een leverancier, stuur hen de taak dan per e-mail.
Vereisten
- Uw organisatie gebruikt het profiel Helpdesk of AI Voice + Helpdesk.
- Om een opmerking te plaatsen of een e-mail te versturen, is uw basisrol Agent, Supervisor, Beheerder of Eigenaar, of u heeft de machtiging Taken beheren.
- Om een e-mail te versturen, heeft uw organisatie een actief e-mailkanaal. Beheerders stellen dit in.
Stappen
Een taak openen
- Open Taken en selecteer Tabel. Opmerkingen, activiteit en e-mail zijn alleen beschikbaar in deze weergave.
- Selecteer de rij van de taak. De taak wordt geopend onder de rij.
Vanuit een gesprek selecteert u Openen in Taken ↗ op een taak in het tabblad Taken. De pagina Taken wordt geopend in de tabelweergave, met de taak geopend op het tabblad Opmerkingen.
Een opmerking schrijven
- Selecteer in de geopende taak het tabblad Opmerkingen.
- Schrijf uw opmerking in het vak onder de tabbladen.
- Om een collega te vermelden, typt u
@en het begin van hun e-mailadres, en selecteert u hen vervolgens in de lijst. De persoon ontvangt een melding. - Selecteer Versturen.
Het bericht Reactie geplaatst verschijnt.
De opmerkingen en de geschiedenis lezen
- Selecteer in de geopende taak het tabblad Activiteit.
- Lees de opmerkingen en de wijzigingen, nieuwste eerst. Elke regel vermeldt de naam van de persoon, of Systeem voor een automatische wijziging. Bijvoorbeeld: de taak is aangemaakt, toegewezen, naar een andere status verplaatst, per e-mail verzonden, of gemarkeerd als risicovol, of iemand heeft tijd geregistreerd.
- Selecteer Meer laden om oudere regels te bekijken.
Om een van uw eigen opmerkingen te wijzigen, selecteert u Bewerken ernaast, wijzigt u de tekst en selecteert u Opslaan. Om een opmerking te verwijderen, selecteert u Verwijderen en vervolgens Reactie verwijderen. Beheerders kunnen de opmerkingen van iedereen bewerken en verwijderen. Een verwijderde opmerking toont Deze reactie is verwijderd..
De taak per e-mail naar iemand buiten uw organisatie sturen
- Selecteer in de geopende taak Per e-mail versturen. Het venster Taak per e-mail versturen wordt geopend.
- Voer in Aan één e-mailadres in. In Cc kunt u tot 10 extra adressen toevoegen, gescheiden door komma's.
- Controleer Onderwerp. Dit begint met
[Task]en de taaknaam. Wanneer de taak bij een gesprek hoort, eindigt het onderwerp met het nummer van dat gesprek. - Controleer Bericht. Dit begint met een korte begroeting waarin de persoon wordt gevraagd te antwoorden op uw eigen e-mailadres, gevolgd door de taaknaam, beschrijving, vervaldatum en het gesprek. Voeg toe wat de persoon moet doen.
- Selecteer Versturen.
Deze e-mail is alleen-lezen voor de ontvanger. Hij moet rechtstreeks naar uw adres antwoorden. Hun antwoord komt in uw postvak, niet in AurionAI. Voeg de belangrijke punten van het antwoord als opmerking toe aan de taak.
Resultaat
- Uw opmerking wordt opgeslagen bij de taak en de personen die u heeft vermeld ontvangen een melding.
- Na een e-mail verschijnt het bericht E-mail verzonden. Het tabblad Activiteit toont dat u de taak per e-mail heeft verzonden. Als de e-mail wordt teruggestuurd, toont het tabblad dat ook.
- Deze acties wijzigen de status van de taak niet. Zolang de taak open of in uitvoering is, kan het bijbehorende gesprek nog steeds niet worden opgelost. Lees Sluimeren, oplossen, archiveren of verwijderen van een gesprek.
Als er iets misgaat
- Het tabblad Opmerkingen toont Met uw huidige rechten kunt u geen opmerkingen toevoegen. Lees bestaande opmerkingen onder Activiteit. Uw rol kan geen taken wijzigen. Lees de opmerkingen in Activiteit, of vraag uw beheerder om de machtiging Taken beheren.
- Per e-mail versturen ontbreekt. Uw rol kan geen taken wijzigen, of de taak is niet van u. Zonder beheerdersrol kunt u een taak per e-mail versturen die aan u of een van uw teams is toegewezen, of die u heeft aangemaakt. Teamleiders kunnen ook de taken van hun teams per e-mail versturen via het tweede tabblad bovenaan de pagina.
- Versturen blijft grijs. Vul Aan, Onderwerp en Bericht in.
- Het bericht Er is geen actief e-mailkanaal geconfigureerd voor deze tenant. of Uitgaande e-mail is uitgeschakeld voor deze werkruimte. Een beheerder kan dit weer inschakelen via Configuratie → E-mail. verschijnt. Uw organisatie kan momenteel geen e-mail versturen. Neem contact op met uw beheerder.
- Het bericht Deze ontvanger heeft zich afgemeld voor e-mails. verschijnt. De persoon heeft aangegeven geen e-mails meer te willen ontvangen. Neem op een andere manier contact met hen op.
- Het bericht Te veel e-mails verzonden voor deze taak — wacht even voordat u het opnieuw probeert. verschijnt. Wacht een paar minuten en probeer het opnieuw.
- Uw collega verschijnt niet in de vermeldingslijst. Typ meer van hun e-mailadres. Alleen gebruikers van uw organisatie kunnen worden vermeld.
- Bewerken en Verwijderen ontbreken bij een opmerking. Het is niet uw opmerking. Vraag de auteur of een beheerder.
Gerelateerde artikelen
Komt u er nog niet uit? Dien een aanvraag in of .