Komentowanie i wysyłanie wiadomości e-mail z zadania
Kto to widzi: Zadania — profile Helpdesk i AI Voice + Helpdesk. Role: Agent, Kierownik, Administrator i Właściciel mogą komentować i wysyłać e-maile. Użytkownicy Tylko odczyt mogą jedynie czytać komentarze i historię aktywności.
Używaj komentarzy, aby rozmawiać ze współpracownikami o zadaniu. Zakładka Aktywność przechowuje historię zadania. Gdy ktoś spoza Twojej organizacji musi wykonać część pracy, na przykład dostawca, wyślij mu zadanie e-mailem.
Wymagania wstępne
- Twoja organizacja korzysta z profilu Helpdesk lub AI Voice + Helpdesk.
- Aby komentować lub wysyłać e-maile, Twoja podstawowa rola to Agent, Kierownik, Administrator lub Właściciel, albo masz uprawnienie Zarządzanie zadaniami.
- Aby wysyłać e-maile, Twoja organizacja musi mieć aktywny kanał e-mail. Konfigurują go administratorzy.
Kroki
Otwórz zadanie
- Otwórz Zadania i wybierz Tabela. Komentarze, aktywność i e-mail są dostępne tylko w tym widoku.
- Wybierz wiersz zadania. Zadanie otwiera się pod jego wierszem.
Z poziomu rozmowy wybierz Otwórz w Zadaniach ↗ przy zadaniu w zakładce Zadania. Strona Zadania otwiera się w widoku tabeli z zadaniem otwartym na zakładce Komentarze.
Napisz komentarz
- W otwartym zadaniu wybierz zakładkę Komentarze.
- Wpisz komentarz w polu pod zakładkami.
- Aby wspomnieć współpracownika, wpisz
@i początek jego adresu e-mail, a następnie wybierz go z listy. Osoba ta otrzyma powiadomienie. - Wybierz Wyślij.
Pojawi się komunikat Komentarz opublikowany.
Czytaj komentarze i historię
- W otwartym zadaniu wybierz zakładkę Aktywność.
- Czytaj komentarze i zmiany, od najnowszych. Każda linia zawiera imię osoby lub System w przypadku automatycznej zmiany. Na przykład: zadanie zostało utworzone, przypisane, przeniesione do innego statusu, wysłane e-mailem, oznaczone jako zagrożone lub ktoś zarejestrował czas.
- Wybierz Załaduj starsze, aby zobaczyć starsze wpisy.
Aby zmienić jeden ze swoich komentarzy, wybierz Edytuj obok niego, zmień tekst i wybierz Zapisz. Aby go usunąć, wybierz Usuń, a następnie Usuń komentarz. Administratorzy mogą edytować i usuwać komentarze wszystkich użytkowników. Usunięty komentarz wyświetla Ten komentarz został usunięty..
Wyślij zadanie e-mailem do kogoś spoza organizacji
- W otwartym zadaniu wybierz Wyślij e-mailem. Otworzy się okno Wyślij zadanie e-mailem.
- W polu Do wpisz jeden adres e-mail. W polu Dw możesz dodać do 10 kolejnych adresów, oddzielonych przecinkami.
- Sprawdź Temat. Zaczyna się od
[Task]i tytułu zadania. Gdy zadanie należy do rozmowy, temat kończy się numerem tej rozmowy. - Sprawdź Wiadomość. Zaczyna się od krótkiego powitania z prośbą o odpowiedź na Twój adres e-mail, po którym następuje tytuł zadania, opis, termin wykonania i rozmowa. Dodaj informacje o tym, co dana osoba musi zrobić.
- Wybierz Wyślij.
Ten e-mail jest tylko do odczytu dla odbiorcy. Odbiorca powinien odpowiedzieć bezpośrednio na adres nadawcy. Odpowiedź trafia do Twojej skrzynki pocztowej, a nie do AurionAI. Dodaj ważne punkty odpowiedzi do zadania jako komentarz.
Wynik
- Twój komentarz jest zapisany w zadaniu, a osoby, które zostały wspomniane, otrzymują powiadomienie.
- Po wysłaniu e-maila pojawia się komunikat E-mail wysłany. Zakładka Aktywność pokazuje, że zadanie zostało wysłane e-mailem. Jeśli e-mail zostanie odrzucony, zakładka również to wyświetli.
- Te działania nie zmieniają statusu zadania. Dopóki zadanie jest otwarte lub w toku, powiązanej z nim rozmowy nadal nie można rozwiązać. Przeczytaj Odłóż, rozwiąż, zarchiwizuj lub usuń rozmowę.
Jeśli coś pójdzie nie tak
- Zakładka Komentarze wyświetla Obecne uprawnienia nie pozwalają na dodawanie komentarzy. Istniejące komentarze są dostępne w Aktywności. Twoja rola nie pozwala na zmianę zadań. Czytaj komentarze w Aktywność lub poproś administratora o uprawnienie Zarządzanie zadaniami.
- Brak Wyślij e-mailem. Twoja rola nie pozwala na zmianę zadań lub zadanie nie jest Twoje. Bez roli administratora możesz wysłać e-mailem zadanie przypisane do Ciebie lub jednego z Twoich zespołów albo przez Ciebie utworzone. Liderzy zespołów mogą również wysyłać e-mailem zadania swoich zespołów z drugiej zakładki u góry strony.
- Wyślij pozostaje szary. Wypełnij pola Do, Temat i Wiadomość.
- Pojawia się komunikat Dla tego tenanta nie skonfigurowano aktywnego kanału e-mail. lub Poczta wychodząca jest wyłączona w tym obszarze roboczym. Administrator może ją ponownie włączyć w Konfiguracja → E-mail.. Twoja organizacja nie może w tej chwili wysyłać e-maili. Skontaktuj się z administratorem.
- Pojawia się komunikat Ten odbiorca zrezygnował z otrzymywania wiadomości.. Osoba ta zrezygnowała z otrzymywania e-maili. Skontaktuj się z nią w inny sposób.
- Pojawia się komunikat Wysłano zbyt wiele wiadomości dla tego zadania — odczekaj przed ponowną próbą.. Poczekaj kilka minut, a następnie spróbuj ponownie.
- Współpracownik nie pojawia się na liście wzmianek. Wpisz więcej znaków z jego adresu e-mail. Można wspominać tylko użytkowników Twojej organizacji.
- Brak Edytuj i Usuń przy komentarzu. To nie jest Twój komentarz. Poproś jego autora lub administratora.
Powiązane artykuły
Nadal potrzebujesz pomocy? Wyślij zgłoszenie lub .