Kontakte nachschlagen und aktualisieren
Wer sieht dies: Kontakte — Profile Helpdesk und AI Voice + Helpdesk. Rollen: Agent, Supervisor, Administrator und Eigentümer können Kontakte erstellen und bearbeiten. Nur Administrator und Eigentümer oder Benutzer mit der Berechtigung Kontakte löschen können Kontakte löschen und wiederherstellen. Schreibgeschützt-Benutzer können Kontakte nur lesen.
Ein Kontakt ist eine Person, die Ihren Help Desk um Hilfe bittet. AurionAI verknüpft jedes Gespräch mit einem Kontakt. Die Kontaktseite zeigt alles über eine Person: ihre Details, ihre Gespräche und Sprachanrufe, die Änderungen an ihrem Datensatz und ihre Dateien.
Voraussetzungen
- Ihre Organisation verwendet das Profil Helpdesk oder AI Voice + Helpdesk.
- Um einen Kontakt zu erstellen oder zu bearbeiten, muss Ihre Basisrolle Agent, Supervisor, Administrator oder Eigentümer sein, oder Sie haben die Berechtigung Kontakte verwalten.
- Um einen Kontakt zu löschen oder wiederherzustellen, muss Ihre Basisrolle Administrator oder Eigentümer sein, oder Sie haben die Berechtigung Kontakte löschen.
Schritte
Einen Kontakt suchen
- Wählen Sie in der Seitenleiste Kontakte aus.
- Geben Sie etwas in das Suchfeld ein. Es durchsucht Namen, E-Mail-Adressen, Telefonnummern und Firmennamen.
- Wählen Sie einen Namen aus, um den Kontakt zu öffnen.
Um die Spalten der Liste auszuwählen, wählen Sie Spalten. Wählen Sie einen Firmennamen in der Liste aus, um die entsprechende Firma zu öffnen. Lesen Sie Firmen nachschlagen und aktualisieren.
Einen Kontakt erstellen
- Wählen Sie auf der Seite Kontakte die Option Neuer Kontakt aus.
- Füllen Sie mindestens eines der Felder Vorname, Nachname oder E-Mail aus.
- Optional: Füllen Sie Telefon, Unternehmen, Rolle, Gebietsschema, Zeitzone und Tags aus. Wenn Ihr Administrator Benutzerdefinierte Felder hinzugefügt hat, können einige davon erforderlich sein. Lesen Sie Benutzerdefinierte Felder.
- Wählen Sie Kontakt erstellen aus.
Den Verlauf eines Kontakts lesen
Öffnen Sie den Kontakt. Die Seite hat vier Registerkarten:
- Übersicht: Name, E-Mail, Telefon, Rolle, Sprache und Zeitzone. Hier wird auch angezeigt, ob die Person E-Mails abbestellt hat oder ob E-Mails an sie zurückgesendet werden.
- Gespräche: die Gespräche dieser Person. Wählen Sie einen Betreff aus, um das Gespräch zu öffnen. Wenn die KI diese Person während Telefonanrufen identifiziert hat, werden die Anrufe oben unter Sprachanrufe aufgelistet.
- Aktivität: die am Kontakt vorgenommenen Änderungen, mit Angabe, wer sie wann vorgenommen hat.
- Dokumente: die an die Gespräche dieser Person angehängten Dateien. Sie können jede Datei in der Vorschau anzeigen oder herunterladen.
Die Spalte auf der rechten Seite zeigt die Firma, die Anzahl der Gespräche und wann die Person zuletzt gesehen wurde.
Einen Kontakt bearbeiten
- Öffnen Sie den Kontakt und wählen Sie Bearbeiten aus. Das Fenster Kontakt bearbeiten öffnet sich.
- Ändern Sie die Details. Um den Kontakt in eine andere Firma zu verschieben oder ihn aus seiner Firma zu entfernen, ändern Sie Unternehmen. Wählen Sie Keine, um ihn zu entfernen.
- Wählen Sie Änderungen speichern aus.
Wenn E-Mails an diese Person zurückgesendet wurden, erscheint E-Mail-Sperre aufheben neben Bearbeiten. Wählen Sie dies nur aus, nachdem die Person Ihnen eine korrekte, funktionierende Adresse mitgeteilt hat.
Einen Kontakt löschen oder wiederherstellen
Erforderlich: Administrator oder Eigentümer, oder die Berechtigung Kontakte löschen.
- Öffnen Sie den Kontakt und wählen Sie Löschen aus. Das Fenster Kontakt löschen öffnet sich.
- Geben Sie den Namen des Kontakts zur Bestätigung ein und wählen Sie dann Löschen aus.
Um mehrere Kontakte zu löschen, aktivieren Sie deren Kontrollkästchen in der Liste, wählen Sie Auswahl löschen und dann Löschung bestätigen aus.
Um einen Kontakt wiederherzustellen:
- Wählen Sie auf der Seite Kontakte die Option Gelöschte anzeigen aus. Gelöschte Kontakte werden mit dem Badge Gelöscht angezeigt.
- Wählen Sie die Schaltfläche mit den drei Punkten in der Zeile des Kontakts und dann Wiederherstellen aus.
Ergebnis
- Ein neuer oder geänderter Kontakt erscheint in der Liste.
- Ein gelöschter Kontakt verschwindet aus der Liste. Er wird nicht gelöscht: Er kehrt zurück, wenn jemand ihn wiederherstellt.
Wenn etwas schiefläuft
- Neuer Kontakt und Bearbeiten fehlen. Ihre Rolle kann Kontakte nur lesen. Bitten Sie Ihren Administrator um die Berechtigung Kontakte verwalten.
- Sie sehen nur die letzten vier Ziffern von Telefonnummern. Ihre Rolle kann Kontakte nur lesen, und Telefonnummern sind für diese Rolle ausgeblendet. Fragen Sie Ihren Administrator, wenn Sie die vollständige Nummer benötigen.
- Löschen und Gelöschte anzeigen fehlen. Nur Administratoren und Benutzer mit der Berechtigung Kontakte löschen können Kontakte löschen und wiederherstellen. Wenden Sie sich an Ihren Administrator.
- Löschen bleibt grau. Geben Sie den Namen genau so ein, wie er im Fenster angezeigt wird.
- Kontakt erstellen bleibt grau. Geben Sie einen Vornamen, einen Nachnamen oder eine E-Mail-Adresse ein.
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