Comentar e enviar email a partir de uma tarefa
Quem vê isto: Tarefas — perfis Helpdesk e AI Voice + Helpdesk. Funções: Agente, Supervisor, Administrador e Proprietário podem comentar e enviar e-mails. Os utilizadores Apenas leitura só podem ler os comentários e a atividade.
Utilize os comentários para falar com os seus colegas sobre uma tarefa. O separador Atividade mantém o histórico da tarefa. Quando alguém fora da sua organização tem de realizar parte do trabalho, por exemplo um fornecedor, envie-lhe a tarefa por e-mail.
Pré-requisitos
- A sua organização utiliza o perfil Helpdesk ou AI Voice + Helpdesk.
- Para comentar ou enviar um e-mail, a sua função base é Agente, Supervisor, Administrador ou Proprietário, ou tem a permissão Gerir tarefas.
- Para enviar um e-mail, a sua organização tem um canal de e-mail ativo. Os administradores configuram-no.
Passos
Abrir uma tarefa
- Abra Tarefas e selecione Tabela. Os comentários, a atividade e o e-mail só estão disponíveis nesta vista.
- Selecione a linha da tarefa. A tarefa abre-se por baixo da sua linha.
A partir de uma conversa, selecione Abrir em Tarefas ↗ numa tarefa no separador Tarefas. A página Tarefas abre-se na vista de tabela, com a tarefa aberta no separador Comentários.
Escrever um comentário
- Na tarefa aberta, selecione o separador Comentários.
- Escreva o seu comentário na caixa por baixo dos separadores.
- Para mencionar um colega, escreva
@e o início do endereço de e-mail dele, depois selecione-o na lista. A pessoa recebe uma notificação. - Selecione Enviar.
A mensagem Comentário publicado aparece.
Ler os comentários e o histórico
- Na tarefa aberta, selecione o separador Atividade.
- Leia os comentários e as alterações, do mais recente para o mais antigo. Cada linha indica o nome da pessoa, ou Sistema para uma alteração automática. Por exemplo: a tarefa foi criada, atribuída, movida para outro estado, enviada por e-mail, ou assinalada como em risco, ou alguém registou tempo.
- Selecione Carregar mais antigas para ver linhas mais antigas.
Para alterar um dos seus próprios comentários, selecione Editar junto a ele, altere o texto e selecione Guardar. Para o remover, selecione Eliminar e depois Eliminar comentário. Os administradores podem editar e eliminar os comentários de todos. Um comentário eliminado mostra Este comentário foi eliminado..
Enviar a tarefa por e-mail a alguém fora da sua organização
- Na tarefa aberta, selecione Enviar por e-mail. A janela Enviar tarefa por e-mail abre-se.
- Em Para, introduza um endereço de e-mail. Em Cc, pode adicionar até 10 endereços adicionais, separados por vírgulas.
- Verifique Assunto. Começa com
[Task]e o título da tarefa. Quando a tarefa pertence a uma conversa, o assunto termina com o número dessa conversa. - Verifique Mensagem. Começa com uma breve saudação que pede à pessoa para responder para o seu próprio endereço de e-mail, seguida do título da tarefa, descrição, data de entrega e conversa. Acrescente o que a pessoa tem de fazer.
- Selecione Enviar.
Este e-mail é apenas de leitura para o destinatário. Deve responder diretamente para o seu endereço. A resposta chega à sua caixa de correio, não ao AurionAI. Adicione os pontos importantes da resposta à tarefa como comentário.
Resultado
- O seu comentário é guardado na tarefa e as pessoas que mencionou recebem uma notificação.
- Após um e-mail, a mensagem E-mail enviado aparece. O separador Atividade mostra que enviou a tarefa por e-mail. Se o e-mail for devolvido, o separador também o indica.
- Estas ações não alteram o estado da tarefa. Enquanto a tarefa estiver aberta ou em curso, a sua conversa ainda não pode ser resolvida. Leia Suspender, resolver, arquivar ou eliminar uma conversa.
Se algo correr mal
- O separador Comentários mostra As suas permissões atuais não permitem adicionar comentários. Consulte os comentários existentes em Atividade. A sua função não permite alterar tarefas. Leia os comentários em Atividade, ou peça ao seu administrador a permissão Gerir tarefas.
- Enviar por e-mail não está disponível. A sua função não permite alterar tarefas, ou a tarefa não lhe pertence. Sem uma função de administrador, pode enviar por e-mail uma tarefa que lhe esteja atribuída ou a uma das suas equipas, ou que tenha criado. Os líderes de equipa também podem enviar por e-mail as tarefas das suas equipas a partir do segundo separador no topo da página.
- Enviar permanece a cinzento. Preencha Para, Assunto e Mensagem.
- A mensagem Não está configurado nenhum canal de e-mail ativo para este inquilino. ou O e-mail de saída está desativado neste espaço de trabalho. Um administrador pode reativá-lo em Configuração → E-mail. aparece. A sua organização não consegue enviar e-mail de momento. Contacte o seu administrador.
- A mensagem Este destinatário cancelou a subscrição dos e-mails. aparece. A pessoa pediu para não receber mais e-mails. Contacte-a por outro meio.
- A mensagem Demasiados e-mails enviados para esta tarefa — aguarde antes de tentar novamente. aparece. Aguarde alguns minutos e tente novamente.
- O seu colega não aparece na lista de menções. Escreva mais caracteres do endereço de e-mail dele. Só podem ser mencionados utilizadores da sua organização.
- Editar e Eliminar não estão disponíveis num comentário. Não é o seu comentário. Peça ao autor ou a um administrador.
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