Buscar y actualizar contactos
Quién puede verlo: Contactos — perfiles Helpdesk y AI Voice + Helpdesk. Roles: Agente, Supervisor, Administrador y Propietario pueden crear y editar contactos. Solo Administrador y Propietario, o los usuarios con el permiso Eliminar contactos, pueden eliminarlos y restaurarlos. Los usuarios con el rol Sólo lectura solo pueden leer contactos.
Un contacto es una persona que solicita ayuda a tu servicio de asistencia. AurionAI vincula cada conversación a un contacto. La página del contacto muestra toda la información sobre una persona: sus datos, sus conversaciones y llamadas de voz, los cambios en su registro y sus archivos.
Requisitos previos
- Tu organización utiliza el perfil Helpdesk o AI Voice + Helpdesk.
- Para crear o editar un contacto, tu rol base debe ser Agente, Supervisor, Administrador o Propietario, o debes tener el permiso Gestionar contactos.
- Para eliminar o restaurar un contacto, tu rol base debe ser Administrador o Propietario, o debes tener el permiso Eliminar contactos.
Pasos
Buscar un contacto
- En la barra lateral, selecciona Contactos.
- Escribe en el cuadro de búsqueda. Busca por nombres, direcciones de correo electrónico, números de teléfono y nombres de empresa.
- Selecciona un nombre para abrir el contacto.
Para elegir las columnas de la lista, selecciona Columnas. Selecciona el nombre de una empresa en la lista para abrirla. Lee Consultar y actualizar empresas.
Crear un contacto
- En la página Contactos, selecciona Nuevo contacto.
- Rellena al menos uno de los campos Nombre, Apellido o Correo electrónico.
- Opcional: rellena Teléfono, Empresa, Rol, Configuración regional, Zona horaria y Etiquetas. Si tu administrador añadió Campos personalizados, algunos de ellos pueden ser obligatorios. Lee Campos personalizados.
- Selecciona Crear contacto.
Consultar el historial de un contacto
Abre el contacto. La página tiene cuatro pestañas:
- Resumen: nombre, correo electrónico, teléfono, rol, idioma y zona horaria. También indica si la persona se ha dado de baja de los correos electrónicos o si los mensajes enviados a ella rebotan.
- Conversaciones: las conversaciones de esta persona. Selecciona un asunto para abrir la conversación. Si la IA identificó a esta persona durante llamadas telefónicas, las llamadas aparecen listadas arriba, en Llamadas de voz.
- Actividad: los cambios realizados en el contacto, con información sobre quién los hizo y cuándo.
- Documentos: los archivos adjuntos a las conversaciones de esta persona. Puedes previsualizar cada archivo o descargarlo.
La columna de la derecha muestra la empresa, el número de conversaciones y cuándo se vio a la persona por última vez.
Editar un contacto
- Abre el contacto y selecciona Editar. Se abre la ventana Editar contacto.
- Modifica los datos. Para mover el contacto a otra empresa o eliminarlo de su empresa actual, cambia Empresa. Elige Ninguno para eliminarlo.
- Selecciona Guardar cambios.
Si los correos electrónicos enviados a esta persona han rebotado, aparecerá Quitar bloqueo de correo junto a Editar. Selecciónalo solo después de que la persona te haya proporcionado una dirección correcta y funcional.
Eliminar o restaurar un contacto
Requiere: Administrador o Propietario, o el permiso Eliminar contactos.
- Abre el contacto y selecciona Eliminar. Se abre la ventana Eliminar contacto.
- Escribe el nombre del contacto para confirmar y, a continuación, selecciona Eliminar.
Para eliminar varios contactos, marca sus casillas de verificación en la lista, selecciona Eliminar selección y luego Confirmar eliminación.
Para restaurar un contacto:
- En la página Contactos, selecciona Mostrar eliminados. Los contactos eliminados aparecen con la etiqueta Eliminado.
- Selecciona el botón con tres puntos en la fila del contacto y, a continuación, Restaurar.
Resultado
- Un contacto nuevo o modificado aparece en la lista.
- Un contacto eliminado desaparece de la lista. No se borra definitivamente: vuelve a aparecer cuando alguien lo restaura.
Si algo va mal
- Nuevo contacto y Editar no aparecen. Tu rol solo permite leer contactos. Solicita a tu administrador el permiso Gestionar contactos.
- Solo ves los últimos cuatro dígitos de los números de teléfono. Tu rol solo permite leer contactos y los números de teléfono están ocultos para este rol. Consulta a tu administrador si necesitas el número completo.
- Eliminar y Mostrar eliminados no aparecen. Solo los administradores y los usuarios con el permiso Eliminar contactos pueden eliminar y restaurar contactos. Consulta a tu administrador.
- Eliminar permanece en gris. Escribe el nombre exactamente tal como aparece en la ventana.
- Crear contacto permanece en gris. Rellena un nombre, un apellido o una dirección de correo electrónico.
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