Convertir un documento en un artículo de base de conocimiento
Quién lo ve: Creador de base de conocimientos — perfiles AI Voice, Helpdesk y AI Voice + Helpdesk. Roles: Agente, Supervisor, Administrador y Propietario pueden verlo. Los usuarios con el rol Sólo lectura no pueden utilizarlo.
El Creador de base de conocimientos convierte un documento que ya tienes, por ejemplo un procedimiento en un archivo Word, en un artículo de base de conocimiento. La IA lee el documento, le da una estructura limpia, un título y etiquetas, y te muestra una vista previa. Cuando confirmas, el artículo se guarda como borrador. Un administrador o editor lo publica.
Requisitos previos
- Tu rol es Agente, Supervisor, Administrador o Propietario. Estos roles tienen el permiso Gestionar artículos.
- Creador de base de conocimientos aparece en la barra lateral. No estará disponible si la herramienta que tu organización ha conectado no puede recibir nuevos artículos de base de conocimiento, o si un administrador ha desactivado esta opción. Consulta Conoce el panel de control.
- Tu documento es un archivo PDF, DOCX, Markdown, TXT o HTML de 50 MB o menos. Los archivos basados en texto funcionan mejor. Una página escaneada, que es solo una imagen del texto, no puede leerse de forma fiable.
Pasos
- En la barra lateral, selecciona Creador de base de conocimientos.
- Arrastra tu archivo al área de carga, o selecciona el área y elige el archivo. AurionAI comienza a leerlo de inmediato. Un documento largo puede tardar unos minutos. Permanece en la página.
- Lee la vista previa a la derecha. Las pestañas Información, Vista previa, HTML y la tabla de contenidos muestran el resultado. Si aparecen Advertencias de procesamiento, léelos.
- En Seleccionar destino, elige dónde guardar el borrador. Si tu organización tiene más de una base de conocimiento, marca la casilla de cada una que desees.
- Para cada base de conocimiento, elige una Categoría y una Carpeta cuando la categoría tenga carpetas.
- Comprueba Título del artículo. La IA propone uno; puedes cambiarlo.
- Comprueba las etiquetas. Elimina las que no quieras, o escribe una etiqueta en Añadir etiqueta y selecciona Añadir. Un artículo puede tener hasta 20 etiquetas de hasta 50 caracteres cada una.
- Selecciona Guardar como borrador, o Guardar como borrador en los destinos seleccionados si elegiste más de una base de conocimiento.
Si la IA no pudo estructurar el documento, se abre la ventana ¿Publicar con calidad reducida?. El artículo tendrá entonces poco formato y sin tabla de contenidos. Selecciona Cancelar e inténtalo de nuevo más tarde, o Publicar de todos modos si lo vas a limpiar tú mismo.
Resultado
El mensaje Borrador guardado aparece en la parte superior de la página. El artículo es un borrador. Los clientes y las personas que llaman aún no pueden verlo. Selecciona Ver artículo para abrirlo en la base de conocimiento.
No puedes publicar el borrador tú mismo.
- Base de conocimiento de AurionAI: un administrador, o un usuario con el permiso Publicar artículos, lo publica en Base de conocimientos. Cuando la colección tiene una regla de aprobación, el borrador pasa primero por revisión: ábrelo en Base de conocimientos y selecciona Enviar para revisión. Consulta Escribir y publicar artículos.
- Base de conocimiento de la herramienta que tu organización ha conectado: el borrador se guarda en esa herramienta. Las personas que gestionan esa herramienta lo publican allí.
Una vez publicado, el artículo puede encontrarse e insertarse en las respuestas. Consulta Insertar un artículo de base de conocimiento.
Si algo va mal
- Creador de base de conocimientos no aparece en la barra lateral. Tu rol es Sólo lectura, o tu organización no puede usar esta herramienta. Consulta a tu administrador.
- La página muestra No disponible. La herramienta que tu organización ha conectado no puede recibir nuevos artículos de base de conocimiento, o un administrador ha desactivado esta opción. Consulta a tu administrador. Consulta Crear artículos a partir de documentos (KB Creator).
- Aparece el mensaje Este destino puede mostrar los borradores a los solicitantes, por lo que el borrador no se guardó. Elija una categoría o lista que solo vean los agentes.. La categoría o lista que elegiste muestra los borradores a los solicitantes, por lo que AurionAI no guardó el borrador allí. Elige una categoría o lista que solo los agentes puedan ver, o pregunta a las personas que gestionan tu base de conocimiento cuál usar.
- Aparece el mensaje No se pudo leer con fiabilidad el texto de ese documento. Puede ser un escaneo; suba una versión basada en texto.. Sube una versión del documento basada en texto en lugar de un escaneo.
- Aparece el mensaje Ese documento tiene demasiadas secciones para el creador de artículos. Divídalo en documentos más pequeños y súbalos por separado. o El procesamiento tardó demasiado y se detuvo. Divida el documento en partes más pequeñas y súbalas por separado.. Divide el documento en archivos más pequeños y súbelos uno a uno.
- Aparece el mensaje Vista previa expirada. Vuelva a cargar el documento.. Esperaste demasiado tiempo entre la vista previa y el guardado. Sube el documento de nuevo.
- No hay colecciones KB disponibles. Cree una colección primero para publicar artículos en este destino. La base de conocimiento aún no tiene ninguna categoría. Pide a las personas que la gestionan que creen una.
- El botón de crear permanece en gris. Elige una base de conocimiento, una categoría y, cuando la categoría tenga carpetas, una carpeta.
- Algunas imágenes no se pudieron adjuntar El borrador se ha guardado, pero faltan algunas imágenes. Pide a las personas que gestionan tu base de conocimiento que las añadan.
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