Comentar y enviar un correo electrónico desde una tarea
Quién lo ve: Tareas — perfiles Helpdesk y AI Voice + Helpdesk. Roles: Agente, Supervisor, Administrador y Propietario pueden comentar y enviar correos electrónicos. Los usuarios con el rol Sólo lectura solo pueden leer los comentarios y la actividad.
Usa los comentarios para hablar con tus compañeros sobre una tarea. La pestaña Actividad guarda el historial de la tarea. Cuando alguien externo a tu organización debe realizar parte del trabajo, por ejemplo un proveedor, envíale la tarea por correo electrónico.
Requisitos previos
- Tu organización usa el perfil Helpdesk o AI Voice + Helpdesk.
- Para comentar o enviar un correo electrónico, tu rol base es Agente, Supervisor, Administrador o Propietario, o tienes el permiso Gestionar tareas.
- Para enviar un correo electrónico, tu organización dispone de un canal de correo electrónico activo. Los administradores lo configuran.
Pasos
Abrir una tarea
- Abre Tareas y selecciona Tabla. Los comentarios, la actividad y el correo electrónico solo están disponibles en esta vista.
- Selecciona la fila de la tarea. La tarea se abre debajo de su fila.
Desde una conversación, selecciona Abrir en Tareas ↗ en una tarea de la pestaña Tareas. La página Tareas se abre en la vista de tabla, con la tarea abierta en su pestaña Comentarios.
Escribir un comentario
- En la tarea abierta, selecciona la pestaña Comentarios.
- Escribe tu comentario en el cuadro situado debajo de las pestañas.
- Para mencionar a un compañero, escribe
@y el inicio de su dirección de correo electrónico, y luego selecciónalo en la lista. La persona recibirá una notificación. - Selecciona Enviar.
Aparece el mensaje Comentario publicado.
Leer los comentarios y el historial
- En la tarea abierta, selecciona la pestaña Actividad.
- Lee los comentarios y los cambios, del más reciente al más antiguo. Cada línea indica el nombre de la persona, o Sistema en caso de un cambio automático. Por ejemplo: la tarea fue creada, asignada, movida a otro estado, enviada por correo electrónico, marcada como en riesgo, o alguien registró tiempo.
- Selecciona Cargar más para ver líneas más antiguas.
Para modificar uno de tus propios comentarios, selecciona Editar junto a él, cambia el texto y selecciona Guardar. Para eliminarlo, selecciona Eliminar y luego Eliminar comentario. Los administradores pueden editar y eliminar los comentarios de todos. Un comentario eliminado muestra Este comentario fue eliminado..
Enviar la tarea por correo electrónico a alguien externo a tu organización
- En la tarea abierta, selecciona Enviar por correo. Se abre la ventana Enviar tarea por correo electrónico.
- En Para, introduce una dirección de correo electrónico. En Cc, puedes añadir hasta 10 direcciones más, separadas por comas.
- Comprueba Asunto. Comienza con
[Task]y el título de la tarea. Cuando la tarea pertenece a una conversación, el asunto termina con el número de esa conversación. - Comprueba Mensaje. Comienza con un breve saludo que pide a la persona que responda a tu propia dirección de correo electrónico, seguido del título, la descripción, la fecha de vencimiento y la conversación de la tarea. Añade lo que la persona debe hacer.
- Selecciona Enviar.
Este correo es de solo lectura para el destinatario. Las respuestas deben enviarse directamente a su dirección. Su respuesta llega a tu buzón de correo, no a AurionAI. Añade los puntos importantes de la respuesta a la tarea como comentario.
Resultado
- Tu comentario se guarda en la tarea y las personas que mencionaste reciben una notificación.
- Tras enviar un correo electrónico, aparece el mensaje Correo enviado. La pestaña Actividad muestra que enviaste la tarea por correo electrónico. Si el correo electrónico rebota, la pestaña también lo indica.
- Estas acciones no cambian el estado de la tarea. Mientras la tarea esté abierta o en curso, su conversación no podrá resolverse. Lee Posponer, resolver, archivar o eliminar una conversación.
Si algo va mal
- La pestaña Comentarios muestra Sus permisos actuales no permiten añadir comentarios. Consulte los comentarios existentes en Actividad. Tu rol no puede modificar tareas. Lee los comentarios en Actividad, o pide a tu administrador el permiso Gestionar tareas.
- Enviar por correo no aparece. Tu rol no puede modificar tareas, o la tarea no es tuya. Sin un rol de administrador, puedes enviar por correo electrónico una tarea que te esté asignada a ti o a uno de tus equipos, o que hayas creado tú. Los responsables de equipo también pueden enviar por correo electrónico las tareas de sus equipos desde la segunda pestaña en la parte superior de la página.
- Enviar permanece en gris. Rellena Para, Asunto y Mensaje.
- Aparece el mensaje No hay un canal de correo activo configurado para este inquilino. o El correo saliente está desactivado en este espacio de trabajo. Un administrador puede reactivarlo en Configuración → Correo electrónico.. Tu organización no puede enviar correos electrónicos en este momento. Consulta a tu administrador.
- Aparece el mensaje Este destinatario se ha dado de baja de los correos.. La persona solicitó no recibir más correos electrónicos. Contacta con ella por otro medio.
- Aparece el mensaje Demasiados correos enviados para esta tarea — espere antes de reintentar.. Espera unos minutos y vuelve a intentarlo.
- Tu compañero no aparece en la lista de menciones. Escribe más caracteres de su dirección de correo electrónico. Solo se puede mencionar a usuarios de tu organización.
- Editar y Eliminar no aparecen en un comentario. No es tu comentario. Pídele al autor o a un administrador que lo gestione.
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