Eksport i usuwanie danych (prywatność)
AurionAI pomaga spełniać obowiązki związane z ochroną danych, na przykład wynikające z RODO. Możesz eksportować wszystkie dane swojej organizacji, ustawiać, jak długo organizacja przechowuje każdy rodzaj danych, oraz odpowiadać na żądania osoby dotyczące wglądu w jej dane lub ich usunięcia.
Dostępność: wszystkie profile. Tylko administratorzy.
Wymagania wstępne
- Masz rolę Właściciel lub Administrator.
- W przypadku żądania od osoby znasz adres e-mail lub numer telefonu, który AurionAI posiada dla tej osoby.
Eksportuj wszystkie dane swojej organizacji
- Na górnym pasku wybierz swoje imię lub zdjęcie, aby otworzyć menu użytkownika.
- Wybierz Ustawienia najemcy.
- Przejdź do karty Eksport danych.
- Wybierz Zażądaj eksportu.
AurionAI wyświetla Zażądano eksportu i dodaje wiersz do tabeli. Kolumna Status zmienia się z Oczekujące na Przetwarzanie, a następnie Gotowe. Eksport jest plikiem ZIP.
Gdy eksport będzie gotowy, AurionAI wysyła wiadomość e-mail z linkiem do pobrania do osoby, która go zażądała. Link działa przez 7 dni.
Otwórz ustawienia prywatności
- Na stronie Ustawienia najemcy przejdź do karty Prywatność i przechowywanie.
- Wybierz Otwórz ustawienia prywatności.
Strona składa się z dwóch części: okna retencji oraz żądania podmiotów danych.
Odpowiedz na żądanie wglądu w dane osobowe
Osoba może zapytać, jakie dane na jej temat przechowujesz. AurionAI przygotowuje eksport danych tej osoby.
- W sekcji Żądania osób, których dane dotyczą wybierz Nowe żądanie.
- W polu Typ żądania wybierz Dostęp (eksport danych).
- Wprowadź E-mail osoby, Telefon (opcjonalnie) lub oba.
- Wybierz Utwórz żądanie eksportu.
Żądanie pojawia się w tabeli. Kolumna Termin pokazuje datę, do której musisz odpowiedzieć: 30 dni od złożenia żądania. Gdy eksport będzie gotowy, wybierz Pobierz w jego wierszu. Eksport można pobrać do momentu jego wygaśnięcia.
Usuń dane osoby
Osoba może poprosić Cię o usunięcie jej danych.
- W sekcji Żądania osób, których dane dotyczą wybierz Nowe żądanie.
- W polu Typ żądania wybierz Usunięcie (wymazanie danych).
- Wprowadź E-mail osoby, Telefon (opcjonalnie) lub oba.
- Opcjonalnie: w polu Powód wprowadź powód, na przykład artykuł RODO.
- Wybierz Usuń dane.
- Przeczytaj ostrzeżenie. Informuje ono, że AurionAI trwale usuwa wszystkie dane tej osoby: połączenia, transkrypcje, zgłoszenia i rekordy uwierzytelniania. Tej operacji nie można cofnąć.
- Wybierz Potwierdź usunięcie.
Żądanie pojawia się w tabeli wraz ze swoim statusem.
Ustaw, jak długo dane są przechowywane
Karta Okresy przechowywania (dni) określa, przez ile dni organizacja przechowuje każdy rodzaj danych. Każdego dnia AurionAI usuwa dane starsze niż ta liczba dni:
- Wiadomości: tekst wiadomości w rozwiązanych i zamkniętych rozmowach jest usuwany wraz z tłumaczeniami. Rozmowa pozostaje. Gdy wszystkie wiadomości w rozmowie zostaną usunięte, jej podgląd i analiza AI również są usuwane.
- Transkrypcje: dla zakończonych połączeń usuwane są: transkrypcja, podsumowanie połączenia, słowa rozmówcy zachowane przy połączeniu, notatki zespołu dotyczące połączenia oraz rekordy eskalacji (ich notatki, numer telefonu rozmówcy i identyfikator użytkownika).
- Załączniki: pliki w rozwiązanych i zamkniętych rozmowach są usuwane.
Otwarte rozmowy i połączenia nadal w toku nie są zmieniane. Nagrania połączeń nie są usuwane przez tę kartę: podlegają one okresowi określonemu w ustawieniach nagrywania połączeń. Przeczytaj Nagrywanie połączeń. Zdarzenia audytu również nie są usuwane przez tę kartę: AurionAI przechowuje je przez co najmniej 365 dni.
Dopóki administrator Twojej organizacji nie zapisze okien na tej karcie, karta informuje, że automatyczne usuwanie nie jest aktywne i nic nie jest usuwane. Dotyczy to również nowej organizacji: wyświetlane liczby to wartości standardowe, a nie dokonany wybór.
- Dla każdego rodzaju danych wprowadź liczbę dni od 1 do 3650.
- Wybierz Zapisz ustawienia przechowywania. Automatyczne usuwanie rozpocznie się przy następnym codziennym uruchomieniu.
Wynik
Eksport, żądanie dostępu lub żądanie usunięcia pojawia się w odpowiedniej tabeli wraz ze swoim statusem. Zapisane okna retencji wyświetlają komunikat Ustawienia przechowywania zostały zaktualizowane.
Jeśli coś pójdzie nie tak
- Pojawia się komunikat „Podaj adres e-mail lub numer telefonu". Wprowadź co najmniej jedną z tych wartości.
- Pojawia się komunikat „Nie znaleziono podmiotu danych". AurionAI nie ma osoby z tym adresem e-mail ani numerem telefonu. Sprawdź wartość.
- Komunikat informuje, że kilka osób pasuje do podanych danych. Więcej niż jedna osoba ma ten adres e-mail lub numer telefonu. Użyj drugiej wartości lub skontaktuj się z pomocą techniczną AurionAI.
- Komunikat informuje, że adres e-mail i numer telefonu pasują do różnych podmiotów danych. Obie wartości należą do różnych osób. Wprowadź tylko jedną z nich.
- Wiersz wyświetla błąd. Kolumna Błąd pokazuje przyczynę. Utwórz nowe żądanie po usunięciu przyczyny błędu.
- Wiadomość e-mail z eksportem danych nie dotarła. Poproś osobę, która zażądała eksportu, aby sprawdziła folder ze spamem. Wiadomość e-mail jest wysyłana na adres tej osoby.
- Chcesz usunąć całą swoją organizację. Panel nie ma takiej opcji. Skontaktuj się z pomocą techniczną AurionAI.
Powiązane artykuły
Nadal potrzebujesz pomocy? Wyślij zgłoszenie lub .