Exportation et suppression des données (confidentialité)
AurionAI vous aide à respecter vos obligations en matière de protection des données, par exemple dans le cadre du RGPD. Vous pouvez exporter toutes les données de votre organisation, définir la durée de conservation de chaque type de données, et répondre à la demande d'une personne souhaitant consulter ou supprimer ses données.
Disponibilité : tous les profils. Administrateurs uniquement.
Prérequis
- Vous avez le rôle Propriétaire ou Administrateur.
- Pour une demande émanant d'une personne, vous connaissez l'adresse e-mail ou le numéro de téléphone qu'AurionAI détient pour cette personne.
Exporter toutes les données de votre organisation
- Dans la barre supérieure, sélectionnez votre nom ou votre photo pour ouvrir le menu utilisateur.
- Sélectionnez Paramètres du locataire.
- Accédez à la carte Exportation de données.
- Sélectionnez Demander l'exportation.
AurionAI affiche Exportation demandée et ajoute une ligne au tableau. Le Statut passe de En attente à En cours de traitement, puis à Prêt. L'export est un fichier ZIP.
Lorsque l'export est prêt, AurionAI envoie un e-mail contenant un lien de téléchargement à la personne qui l'a demandé. Le lien est valable 7 jours.
Ouvrir les paramètres de confidentialité
- Sur la page Paramètres du locataire, accédez à la carte Confidentialité et conservation.
- Sélectionnez Ouvrir les paramètres de confidentialité.
La page comporte deux parties : les fenêtres de conservation et les demandes des personnes concernées.
Répondre à une demande d'accès aux données personnelles
Une personne peut demander quelles données vous détenez à son sujet. AurionAI prépare un export des données de cette personne.
- Dans Demandes des personnes concernées, sélectionnez Nouvelle demande.
- Dans Type de demande, sélectionnez Accès (export des données).
- Saisissez le E-mail de la personne, le Téléphone (facultatif), ou les deux.
- Sélectionnez Créer la demande d'export.
La demande apparaît dans le tableau. Échéance indique la date limite à laquelle vous devez répondre : 30 jours après la demande. Lorsque l'export est prêt, sélectionnez Télécharger sur sa ligne. L'export peut être téléchargé jusqu'à son expiration.
Supprimer les données d'une personne
Une personne peut vous demander d'effacer ses données.
- Dans Demandes des personnes concernées, sélectionnez Nouvelle demande.
- Dans Type de demande, sélectionnez Suppression (effacer les données).
- Saisissez le E-mail de la personne, le Téléphone (facultatif), ou les deux.
- Facultatif : dans Raison, saisissez le motif, par exemple l'article du RGPD.
- Sélectionnez Supprimer les données.
- Lisez l'avertissement. Il indique qu'AurionAI supprime définitivement toutes les données de cette personne : appels, transcriptions, tickets et enregistrements d'authentification. Cette action est irréversible.
- Sélectionnez Confirmer la suppression.
La demande apparaît dans le tableau avec son statut.
Définir la durée de conservation des données
La carte Durées de conservation (jours) définit le nombre de jours pendant lesquels votre organisation conserve chaque type de données. Chaque jour, AurionAI supprime les données plus anciennes que ce nombre de jours :
- Messages : le texte des messages dans les conversations résolues et clôturées est effacé, ainsi que ses traductions. La conversation est conservée. Lorsque tous les messages d'une conversation sont effacés, son aperçu et son analyse IA sont également effacés.
- Transcriptions : pour les appels terminés, la transcription, le résumé de l'appel, les mots de l'appelant conservés avec l'appel, les notes de votre équipe sur l'appel et les enregistrements d'escalade (leurs notes, le numéro de téléphone et l'identifiant utilisateur de l'appelant) sont effacés.
- Pièces jointes : les fichiers dans les conversations résolues et clôturées sont supprimés.
Les conversations ouvertes et les appels en cours ne sont pas modifiés. Les enregistrements d'appels ne sont pas supprimés par cette carte : ils suivent la période définie dans les paramètres d'enregistrement des appels. Consultez Enregistrement des appels. Les événements d'audit ne sont pas non plus supprimés par cette carte : AurionAI les conserve pendant au moins 365 jours.
Tant qu'un administrateur de votre organisation n'a pas enregistré les fenêtres sur cette carte, la carte indique que la suppression automatique n'est pas active, et rien n'est supprimé. Cela s'applique également à une nouvelle organisation : les valeurs affichées sont les valeurs standard, et non un choix.
- Pour chaque type de données, saisissez un nombre de jours compris entre 1 et 3650.
- Sélectionnez Enregistrer les paramètres de conservation. La suppression automatique démarre lors de la prochaine exécution quotidienne.
Résultat
L'export, la demande d'accès ou la demande de suppression apparaît dans son tableau avec son statut. Les fenêtres de conservation enregistrées affichent le message Paramètres de conservation mis à jour.
En cas de problème
- Le message « Fournissez une adresse e-mail ou un numéro de téléphone. » s'affiche. Saisissez au moins l'une des deux valeurs.
- Le message « Aucune personne concernée trouvée » s'affiche. AurionAI ne trouve aucune personne avec cette adresse e-mail ou ce numéro de téléphone. Vérifiez la valeur.
- Le message indique que plusieurs personnes correspondent. Plus d'une personne possède cette adresse e-mail ou ce numéro de téléphone. Utilisez l'autre valeur ou contactez le support AurionAI.
- Le message indique que l'e-mail et le téléphone correspondent à des personnes concernées différentes. Les deux valeurs appartiennent à des personnes différentes. Saisissez une seule d'entre elles.
- Une ligne affiche une erreur. La colonne Erreur indique la raison. Créez une nouvelle demande après avoir corrigé la cause.
- L'e-mail d'export de données n'est pas arrivé. Demandez à la personne qui a sollicité l'export de vérifier son dossier de courrier indésirable. L'e-mail est envoyé à l'adresse de cette personne.
- Vous souhaitez supprimer l'intégralité de votre organisation. Le tableau de bord ne propose pas cette option. Contactez le support AurionAI.
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