Cerca e aggiorna i contatti
Chi vede questo: Contatti — profili Helpdesk e AI Voice + Helpdesk. Ruoli: Agente, Supervisore, Amministratore e Proprietario possono creare e modificare i contatti. Solo Amministratore e Proprietario, o gli utenti con il permesso Eliminare contatti, possono eliminarli e ripristinarli. Gli utenti Sola lettura possono solo leggere i contatti.
Un contatto è una persona che chiede assistenza al tuo help desk. AurionAI collega ogni conversazione a un contatto. La pagina del contatto mostra tutto ciò che riguarda una persona: i suoi dettagli, le sue conversazioni e le chiamate vocali, le modifiche al suo record e i suoi file.
Prerequisiti
- La tua organizzazione utilizza il profilo Helpdesk o AI Voice + Helpdesk.
- Per creare o modificare un contatto, il tuo ruolo base è Agente, Supervisore, Amministratore o Proprietario, oppure hai il permesso Gestire contatti.
- Per eliminare o ripristinare un contatto, il tuo ruolo base è Amministratore o Proprietario, oppure hai il permesso Eliminare contatti.
Passaggi
Trovare un contatto
- Nella barra laterale, seleziona Contatti.
- Digita nella casella di ricerca. Cerca nomi, indirizzi email, numeri di telefono e nomi di aziende.
- Seleziona un nome per aprire il contatto.
Per scegliere le colonne dell'elenco, seleziona Colonne. Seleziona il nome di un'azienda nell'elenco per aprirla. Leggi Cercare e aggiornare le aziende.
Creare un contatto
- Nella pagina Contatti, seleziona Nuovo contatto.
- Compila almeno uno tra Nome, Cognome o E-mail.
- Facoltativo: compila Telefono, Azienda, Ruolo, Lingua, Fuso orario e Tag. Se il tuo amministratore ha aggiunto Campi personalizzati, alcuni di essi potrebbero essere obbligatori. Leggi Campi personalizzati.
- Seleziona Crea contatto.
Leggere la cronologia di un contatto
Apri il contatto. La pagina ha quattro schede:
- Panoramica: nome, email, telefono, ruolo, lingua e fuso orario. Mostra anche se la persona ha annullato l'iscrizione alle email, o se le email inviate a lei vengono respinte.
- Conversazioni: le conversazioni di questa persona. Seleziona un oggetto per aprire la conversazione. Se l'IA ha identificato questa persona durante le chiamate telefoniche, le chiamate sono elencate in alto, sotto Chiamate vocali.
- Attività: le modifiche apportate al contatto, con chi le ha effettuate e quando.
- Documenti: i file allegati alle conversazioni di questa persona. Puoi visualizzare in anteprima ogni file o scaricarlo.
La colonna a destra mostra l'azienda, il numero di conversazioni e quando la persona è stata vista l'ultima volta.
Modificare un contatto
- Apri il contatto e seleziona Modifica. Si apre la finestra Modifica contatto.
- Modifica i dettagli. Per spostare il contatto in un'altra azienda, o per rimuoverlo dalla sua azienda, modifica Azienda. Scegli Nessuno per rimuoverlo.
- Seleziona Salva modifiche.
Se le email inviate a questa persona sono state respinte, Rimuovi blocco e-mail appare accanto a Modifica. Selezionalo solo dopo che la persona ti ha fornito un indirizzo corretto e funzionante.
Eliminare o ripristinare un contatto
Requisiti: Amministratore o Proprietario, oppure il permesso Eliminare contatti.
- Apri il contatto e seleziona Elimina. Si apre la finestra Elimina contatto.
- Digita il nome del contatto per confermare, quindi seleziona Elimina.
Per eliminare più contatti, seleziona le relative caselle di controllo nell'elenco, seleziona Elimina selezionati, quindi Conferma eliminazione.
Per ripristinare un contatto:
- Nella pagina Contatti, seleziona Mostra eliminati. I contatti eliminati appaiono con il badge Eliminato.
- Seleziona il pulsante con i tre puntini nella riga del contatto, quindi Ripristina.
Risultato
- Un contatto nuovo o modificato appare nell'elenco.
- Un contatto eliminato scompare dall'elenco. Non viene cancellato definitivamente: torna quando qualcuno lo ripristina.
Se qualcosa va storto
- Nuovo contatto e Modifica sono assenti. Il tuo ruolo può solo leggere i contatti. Chiedi al tuo amministratore il permesso Gestire contatti.
- Vedi solo le ultime quattro cifre dei numeri di telefono. Il tuo ruolo può solo leggere i contatti e i numeri di telefono sono nascosti per questo ruolo. Chiedi al tuo amministratore se hai bisogno del numero completo.
- Elimina e Mostra eliminati sono assenti. Solo gli amministratori e gli utenti con il permesso Eliminare contatti possono eliminare e ripristinare i contatti. Chiedi al tuo amministratore.
- Elimina rimane grigio. Digita il nome esattamente come appare nella finestra.
- Crea contatto rimane grigio. Inserisci un nome, un cognome o un indirizzo email.
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