Commenta e invia email da un'attività
Chi vede questo: Attività — profili Helpdesk e AI Voice + Helpdesk. Ruoli: Agente, Supervisore, Amministratore e Proprietario possono commentare e inviare email. Gli utenti Sola lettura possono leggere solo i commenti e l'attività.
Usa i commenti per parlare con i tuoi colleghi di un'attività. La scheda Attività conserva la cronologia dell'attività. Quando qualcuno esterno alla tua organizzazione deve svolgere parte del lavoro, ad esempio un fornitore, invia loro l'attività via email.
Prerequisiti
- La tua organizzazione utilizza il profilo Helpdesk o AI Voice + Helpdesk.
- Per commentare o inviare un'email, il tuo ruolo base è Agente, Supervisore, Amministratore o Proprietario, oppure disponi del permesso Gestire attività.
- Per inviare un'email, la tua organizzazione deve avere un canale email attivo. Gli amministratori lo configurano.
Passaggi
Apri un'attività
- Apri Attività e seleziona Tabella. Commenti, attività ed email sono disponibili solo in questa visualizzazione.
- Seleziona la riga dell'attività. L'attività si apre sotto la sua riga.
Da una conversazione, seleziona Apri in Attività ↗ su un'attività nella scheda Attività. La pagina Attività si apre nella visualizzazione tabella, con l'attività aperta sulla scheda Commenti.
Scrivi un commento
- Nell'attività aperta, seleziona la scheda Commenti.
- Scrivi il tuo commento nel campo sotto le schede.
- Per menzionare un collega, digita
@e l'inizio del suo indirizzo email, quindi selezionalo dall'elenco. La persona riceverà una notifica. - Seleziona Invia.
Appare il messaggio Commento pubblicato.
Leggi i commenti e la cronologia
- Nell'attività aperta, seleziona la scheda Attività.
- Leggi i commenti e le modifiche, dal più recente al più vecchio. Ogni riga indica il nome della persona, o Sistema per una modifica automatica. Ad esempio: l'attività è stata creata, assegnata, spostata in un altro stato, inviata via email, contrassegnata come a rischio, oppure qualcuno ha registrato del tempo.
- Seleziona Carica precedenti per vedere le righe più vecchie.
Per modificare uno dei tuoi commenti, seleziona Modifica accanto ad esso, modifica il testo e seleziona Salva. Per rimuoverlo, seleziona Elimina, poi Elimina commento. Gli amministratori possono modificare ed eliminare i commenti di tutti. Un commento eliminato mostra Questo commento è stato eliminato..
Invia l'attività via email a qualcuno esterno alla tua organizzazione
- Nell'attività aperta, seleziona Invia via email. Si apre la finestra Invia attività via email.
- In A, inserisci un indirizzo email. In Cc, puoi aggiungere fino a 10 indirizzi aggiuntivi, separati da virgole.
- Controlla Oggetto. Inizia con
[Task]e il titolo dell'attività. Quando l'attività appartiene a una conversazione, l'oggetto termina con il numero di quella conversazione. - Controlla Messaggio. Inizia con un breve saluto che chiede alla persona di rispondere al tuo indirizzo email, seguito dal titolo dell'attività, dalla descrizione, dalla data di scadenza e dalla conversazione. Aggiungi ciò che la persona deve fare.
- Seleziona Invia.
Questa email è di sola lettura per il destinatario. Deve rispondere direttamente al Suo indirizzo. La loro risposta arriva alla tua casella di posta, non ad AurionAI. Aggiungi i punti importanti della risposta all'attività come commento.
Risultato
- Il tuo commento viene salvato sull'attività e le persone che hai menzionato ricevono una notifica.
- Dopo un'email, appare il messaggio Email inviata. La scheda Attività mostra che hai inviato l'attività via email. Se l'email non viene recapitata, la scheda lo indica anch'essa.
- Queste azioni non modificano lo stato dell'attività. Finché l'attività è aperta o in corso, la conversazione associata non può ancora essere risolta. Leggi Sospendi, risolvi, archivia o elimina una conversazione.
Se qualcosa va storto
- La scheda Commenti mostra I permessi attuali non consentono di aggiungere commenti. Legga i commenti esistenti nella scheda Attività. Il tuo ruolo non consente di modificare le attività. Leggi i commenti in Attività, oppure chiedi al tuo amministratore il permesso Gestire attività.
- Invia via email non è presente. Il tuo ruolo non consente di modificare le attività, oppure l'attività non è tua. Senza un ruolo amministratore, puoi inviare via email un'attività assegnata a te o a uno dei tuoi team, oppure che hai creato tu. I responsabili di team possono anche inviare via email le attività dei loro team dalla seconda scheda in cima alla pagina.
- Invia rimane grigio. Compila A, Oggetto e Messaggio.
- Appare il messaggio Nessun canale email attivo è configurato per questo tenant. o Le email in uscita sono disattivate per questo spazio di lavoro. Un amministratore può riattivarle in Configurazione → Email.. La tua organizzazione non può inviare email al momento. Contatta il tuo amministratore.
- Appare il messaggio Questo destinatario si è disiscritto dalle email.. La persona ha richiesto di non ricevere ulteriori email. Contattala in un altro modo.
- Appare il messaggio Troppe email inviate per questa attività — attenda prima di riprovare.. Attendi qualche minuto, poi riprova.
- Il tuo collega non appare nell'elenco delle menzioni. Digita una parte più lunga del suo indirizzo email. Solo gli utenti della tua organizzazione possono essere menzionati.
- Modifica e Elimina non sono presenti su un commento. Non è il tuo commento. Chiedi all'autore o a un amministratore.
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