Formulieren (Helpcentrum en insluitingen)

Formulieren bepalen welke velden mensen invullen wanneer een gesprek wordt aangemaakt. Het portalformulier is het ticketformulier dat klanten gebruiken op uw Help Center en op uw eigen website. Het agentformulier is het formulier dat agents gebruiken om een gesprek aan te maken in het dashboard. Op de pagina Formulieren bouwt u deze formulieren en kiest u welk formulier welk doel heeft.

Beschikbaarheid: Helpdesk- en AI Voice + Helpdesk-profielen. Alleen beheerders.

Vereisten

• U heeft de rol Eigenaar of Beheerder. Andere gebruikers zien Toegang geweigerd.
• Uw organisatie gebruikt het profiel Helpdesk of AI Voice + Helpdesk.
• Om een formulier op uw website in te sluiten: er is een klantenservicetool verbonden, omdat de kaart Ticketformulier dit vereist, en u kunt de pagina's van die website bewerken.

De formulierenpagina openen

1. Selecteer in de zijbalk Configuratie.
2. Open de categorie Gegevens & formulieren.
3. Selecteer Formulieren.

De pagina toont een lijst van uw formulieren. Een badge geeft het doel van een formulier aan, Agentformulier of Portaalformulier, en Standaard markeert het standaardformulier van een entiteit.

AurionAI maakt vier formulieren aan voor elke organisatie:

• "Conversation Intake", het standaard gespreksformulier, met het doel Agentformulier.
• "Contact Us", een gespreksformulier met het doel Portaalformulier.
• "Contact Details" en "Company Details", de standaardformulieren voor contacten en bedrijven.

Waar formulieren verschijnen

• Portaalformulier: het Help Center toont dit formulier op de pagina voor nieuwe tickets. Wanneer u het formulier insluit, toont uw website hetzelfde formulier. Wanneer geen enkel formulier dit doel heeft, toont het Help Center een eenvoudig formulier met een onderwerp en een omschrijving.
• Agentformulier: agents vullen dit formulier in wanneer ze een nieuw gesprek aanmaken in de inbox.

Slechts één gespreksformulier kan elk doel hebben. De twee doelen bestaan alleen voor gespreksformulieren.

Een formulier aanmaken en bouwen

1. Optioneel: selecteer in het entiteitsfilter Gesprek, Contact of Bedrijf. Het nieuwe formulier wordt aangemaakt voor deze entiteit. Zonder filter is het een gespreksformulier.
2. Selecteer Nieuw formulier. Een formulier met de naam "New Form" verschijnt in de lijst.
3. Selecteer het formulier om de bouwer te openen.
4. Voer in Formuliernaam een naam in.
5. Voeg velden toe aan het canvas:
   • Voeg onder Beschikbare velden een veld toe dat al bestaat, bijvoorbeeld een systeemveld of een aangepast veld.
   • Sleep onder Veldtypen een veldtype naar het canvas om een nieuw veld aan dit formulier toe te voegen.
   • Selecteer Nieuw aangepast veld om een nieuw aangepast veld aan te maken. Lees Aangepaste velden.
6. Optioneel: selecteer Sectie om een sectie toe te voegen en sleep velden erin. Een sectie kan een titel, een omschrijving hebben en kan Standaard ingeklapt zijn.
7. Selecteer een veld of een sectie om de eigenschappen ervan aan de rechterkant te bewerken.
8. Selecteer Opslaan.

De bouwer heeft ook de tabbladen Voorbeeld, JSON-schema en Versies.

Een doel toewijzen

1. Selecteer op de rij van een gespreksformulier Toewijzen als…, vervolgens Agentformulier of Portaalformulier. U kunt ook Toewijzen als... in de bouwer gebruiken.
2. Als een ander formulier dit doel al heeft, lees dan het bericht en selecteer Doorgaan. Het andere formulier verliest het doel.

Om een doel te verwijderen, selecteert u Toewijzing opheffen.

Het portalformulier publiceren en insluiten

1. Open het portalformulier in de bouwer.
2. Sla uw wijzigingen op. Bij het portalformulier bewaart opslaan een concept: de bouwer toont Niet-gepubliceerde wijzigingen, en klanten zien nog steeds het gepubliceerde formulier. Het concept bevat ook de veldinstellingen en sectieteksten die u heeft gewijzigd, en de secties die u heeft toegevoegd, verwijderd of verplaatst.
3. Selecteer Publiceren en bevestig. Het concept wordt het live formulier en AurionAI maakt een nieuwe versie van het formulier aan. Veldinstellingen worden opgeslagen op het veld zelf, dus als een ander formulier hetzelfde veld gebruikt, verandert het daar ook. Publiceren past de veldinstellingen toe zoals ze waren op het moment van opslaan, zodat een wijziging die daarna op het veld zelf is aangebracht, wordt vervangen.
4. Na de eerste publicatie toont de bouwer twee vakken:
   • Openbare verzend-URL: het adres van het formulier op uw Help Center. Selecteer URL kopiëren om het te kopiëren.
   • Insluitcode: een fragment dat het formulier in een frame op uw website toont. Selecteer Fragment kopiëren en plak het fragment in uw pagina.
5. Voordat het frame op uw website laadt, voegt u het adres van uw website toe aan Toegestane oorsprongen in de kaart Ticketformulier. Deze kaart staat op de pagina met kennisbankinstellingen. Deze wordt alleen weergegeven wanneer een klantenservicetool is verbonden. Wanneer er ook een ITSM-tool is verbonden, selecteert u eerst het tabblad Helpdesk. Lees Kennisbankinstellingen.

De kaart Ticketformulier laat u ook aanmelden verplicht stellen en bestandsbijlagen toestaan. De kaart heeft een eigen scriptinsluitcode. Zolang Verificatie vereisen is ingeschakeld, toont de kaart deze scriptcode niet, omdat een ingesloten formulier bezoekers niet kan aanmelden.

Om een opgeslagen concept te verwijderen, selecteert u Wijzigingen verwerpen en bevestigt u. De bouwer keert terug naar het gepubliceerde formulier. Als het formulier niet langer het portalformulier is, wordt het concept ook verwijderd.

Om terug te gaan naar een oudere versie, opent u het versietabblad, selecteert u Terugdraaien op die versie en bevestigt u. AurionAI maakt een nieuwe versie aan met de oude velden en verwijdert eventuele opgeslagen concepten. Een versie bewaart de velden, niet de secties: terugdraaien brengt de oude secties niet terug.

Een formulier verwijderen

1. Open op de rij van het formulier het menu met drie puntjes en selecteer Verwijderen.
2. Selecteer Formulier verwijderen.

Standaardformulieren kunnen niet worden verwijderd. Hef eerst het doel op om een formulier met een toegewezen doel te verwijderen. Het verwijderen van een formulier verwijdert ook de versies en formulierregels ervan. Dit kan niet ongedaan worden gemaakt.

Resultaat

Wanneer u het portalformulier publiceert, toont het Help Center de nieuwe velden aan de volgende klant die het ticketformulier opent. Alleen opslaan verandert het Help Center niet. Op andere formulieren past opslaan veldinstellingen nog steeds direct toe. Gesprekken die al bestaan, veranderen niet.

Als er iets misgaat

• Het ingesloten formulier laadt niet op uw website. Voeg de exacte oorsprong van de pagina toe, bijvoorbeeld https://www.example.com, aan Toegestane oorsprongen. Als u de kaart Ticketformulier niet kunt vinden, verbindt u eerst een klantenservicetool. Controleer ook of aanmelden niet verplicht is.
• De openbare URL en de insluitcode ontbreken. Het formulier moet het doel Portaalformulier hebben en moet gepubliceerd zijn.
• De verwijderknop is niet beschikbaar. Standaardformulieren kunnen niet worden verwijderd. Hef eerst het doel op om een formulier met een toegewezen doel te verwijderen.
• Een veld ontbreekt op het Help Center. De bouwer vermeldt het onder Verborgen voor klanten. Schakel Zichtbaar voor klanten in voor dit veld. Lees Aangepaste velden.

Gerelateerde artikelen

• Aangepaste velden
• Formulierregels
• Kennisbankinstellingen
• Uw Help Center vormgeven