Gegevensexport en -verwijdering (privacy)
AurionAI helpt u te voldoen aan uw gegevensbeschermingsverplichtingen, bijvoorbeeld onder de AVG. U kunt alle gegevens van uw organisatie exporteren, instellen hoe lang uw organisatie elk type gegevens bewaart en reageren op een verzoek van een persoon om hun gegevens in te zien of te verwijderen.
Beschikbaarheid: alle profielen. Alleen beheerders.
Vereisten
- U heeft de rol Eigenaar of Beheerder.
- Voor een verzoek van een persoon kent u het e-mailadres of het telefoonnummer dat AurionAI voor die persoon heeft.
Alle gegevens van uw organisatie exporteren
- Selecteer in de bovenste balk uw naam of afbeelding om het gebruikersmenu te openen.
- Selecteer Huurderinstellingen.
- Ga naar de kaart Gegevens exporteren.
- Selecteer Export aanvragen.
AurionAI toont Export aangevraagd en voegt een rij toe aan de tabel. De Status gaat van In behandeling naar Wordt verwerkt en vervolgens naar Gereed. De export is een ZIP-bestand.
Wanneer de export gereed is, stuurt AurionAI een e-mail met een downloadlink naar de persoon die het heeft aangevraagd. De link is 7 dagen geldig.
De privacyinstellingen openen
- Ga op de pagina Huurderinstellingen naar de kaart Privacy en bewaring.
- Selecteer Privacyinstellingen openen.
De pagina heeft twee onderdelen: de bewaartermijnen en de verzoeken van betrokkenen.
Reageren op een verzoek om persoonsgegevens in te zien
Een persoon kan vragen welke gegevens u over hen bewaart. AurionAI maakt een export van de gegevens van die persoon.
- Selecteer in Verzoeken van betrokkenen de optie Nieuw verzoek.
- Selecteer in Soort verzoek de optie Inzage (gegevensexport).
- Voer het E-mail van de persoon in, het Telefoon (optioneel), of beide.
- Selecteer Exportverzoek aanmaken.
Het verzoek verschijnt in de tabel. Vervaldatum toont de datum waarop u uiterlijk moet reageren: 30 dagen na het verzoek. Wanneer de export gereed is, selecteert u Downloaden op de betreffende rij. De export kan worden gedownload totdat deze verloopt.
De gegevens van een persoon verwijderen
Een persoon kan u vragen hun gegevens te wissen.
- Selecteer in Verzoeken van betrokkenen de optie Nieuw verzoek.
- Selecteer in Soort verzoek de optie Verwijdering (gegevens wissen).
- Voer het E-mail van de persoon in, het Telefoon (optioneel), of beide.
- Optioneel: voer in Reden de reden in, bijvoorbeeld het AVG-artikel.
- Selecteer Gegevens verwijderen.
- Lees de waarschuwing. Hierin staat dat AurionAI alle gegevens van deze persoon permanent verwijdert: gesprekken, transcripten, tickets en authenticatiegegevens. Dit kan niet ongedaan worden gemaakt.
- Selecteer Verwijdering bevestigen.
Het verzoek verschijnt in de tabel met de bijbehorende status.
Instellen hoe lang gegevens worden bewaard
De kaart Bewaartermijnen (dagen) stelt in hoeveel dagen uw organisatie elk type gegevens bewaart. Elke dag verwijdert AurionAI de gegevens die ouder zijn dan dit aantal dagen:
- Berichten: de tekst van berichten in afgeronde en gesloten gesprekken wordt gewist, inclusief de vertalingen. Het gesprek blijft bestaan. Wanneer elk bericht van een gesprek is gewist, worden ook de voorvertoning en de AI-analyse gewist.
- Transcripties: voor afgeronde gesprekken worden het transcript, de gespreksamenvatting, de woorden van de beller die bij het gesprek zijn opgeslagen, de notities van uw team over het gesprek en de escalatiegegevens (hun notities, het telefoonnummer en de gebruikers-ID van de beller) gewist.
- Bijlagen: de bestanden in afgeronde en gesloten gesprekken worden verwijderd.
Open gesprekken en gesprekken die nog bezig zijn, worden niet gewijzigd. Gespreksopnames worden niet verwijderd door deze kaart: zij volgen de periode van de instellingen voor gespreksopnames. Lees Gespreksopname. Auditgebeurtenissen worden ook niet verwijderd door deze kaart: AurionAI bewaart deze gedurende minimaal 365 dagen.
Totdat een beheerder van uw organisatie de bewaartermijnen op deze kaart opslaat, geeft de kaart aan dat automatisch verwijderen niet actief is en wordt er niets verwijderd. Dit geldt ook voor een nieuwe organisatie: de weergegeven getallen zijn de standaardwaarden, geen keuze.
- Voer voor elk type gegevens een aantal dagen in van 1 tot 3650.
- Selecteer Bewaarinstellingen opslaan. Automatisch verwijderen start bij de volgende dagelijkse uitvoering.
Resultaat
De export, het inzageverzoek of het verwijderingsverzoek verschijnt in de bijbehorende tabel met de status. Opgeslagen bewaartermijnen tonen het bericht Bewaarinstellingen bijgewerkt.
Als er iets misgaat
- Het bericht "Geef een e-mailadres of telefoonnummer op." verschijnt. Voer minimaal één van de twee in.
- Het bericht "Geen betrokkene gevonden" verschijnt. AurionAI heeft geen persoon met dit e-mailadres of telefoonnummer. Controleer de waarde.
- Het bericht geeft aan dat meerdere personen overeenkomen. Meer dan één persoon heeft dit e-mailadres of telefoonnummer. Gebruik de andere waarde of neem contact op met AurionAI-ondersteuning.
- Het bericht geeft aan dat het e-mailadres en het telefoonnummer overeenkomen met verschillende betrokkenen. De twee waarden behoren tot verschillende personen. Voer slechts één van beide in.
- Een rij toont een fout. De kolom Fout toont de reden. Maak een nieuw verzoek aan nadat u de oorzaak heeft opgelost.
- De e-mail met de gegevensexport is niet aangekomen. Vraag de persoon die de export heeft aangevraagd om de map met ongewenste e-mail te controleren. De e-mail wordt verzonden naar het adres van die persoon.
- U wilt uw hele organisatie verwijderen. Het dashboard heeft hiervoor geen optie. Neem contact op met AurionAI-ondersteuning.
Gerelateerde artikelen
Komt u er nog niet uit? Dien een aanvraag in of .