Kommentera och skicka e-post från en uppgift
Vem ser detta: Uppgifter — profiler Helpdesk och AI Voice + Helpdesk. Roller: Agent, Handledare, Administratör och Ägare kan kommentera och skicka e-post. Skrivskyddad-användare kan endast läsa kommentarerna och aktiviteten.
Använd kommentarer för att prata med dina kollegor om en uppgift. Fliken Aktivitet sparar uppgiftens historik. När någon utanför din organisation måste utföra en del av arbetet, till exempel en leverantör, skicka uppgiften till dem via e-post.
Förutsättningar
- Din organisation använder profilen Helpdesk eller AI Voice + Helpdesk.
- För att kommentera eller skicka e-post måste din basroll vara Agent, Handledare, Administratör eller Ägare, eller så måste du ha behörigheten Hantera uppgifter.
- För att skicka e-post måste din organisation ha en aktiv e-postkanal. Administratörer konfigurerar den.
Steg
Öppna en uppgift
- Öppna Uppgifter och välj Tabell. Kommentarer, aktivitet och e-post finns bara i den här vyn.
- Välj raden för uppgiften. Uppgiften öppnas under sin rad.
Från ett samtal väljer du Öppna i Uppgifter ↗ på en uppgift i fliken Uppgifter. Sidan Uppgifter öppnas i tabellvyn med uppgiften öppen på fliken Kommentarer.
Skriv en kommentar
- I den öppna uppgiften väljer du fliken Kommentarer.
- Skriv din kommentar i rutan under flikarna.
- För att nämna en kollega, skriv
@och början av deras e-postadress och välj sedan dem i listan. Personen får ett meddelande. - Välj Skicka.
Meddelandet Kommentar publicerad visas.
Läs kommentarerna och historiken
- I den öppna uppgiften väljer du fliken Aktivitet.
- Läs kommentarerna och ändringarna, nyast först. Varje rad anger personens namn, eller System för en automatisk ändring. Till exempel: uppgiften skapades, tilldelades, flyttades till en annan status, skickades via e-post eller markerades som riskfylld, eller någon loggade tid.
- Välj Läs in äldre för att se äldre rader.
För att ändra en av dina egna kommentarer väljer du Redigera bredvid den, ändrar texten och väljer Spara. För att ta bort den väljer du Ta bort och sedan Ta bort kommentar. Administratörer kan redigera och ta bort allas kommentarer. En borttagen kommentar visar Den här kommentaren har tagits bort..
Skicka uppgiften via e-post till någon utanför din organisation
- I den öppna uppgiften väljer du Skicka via e-post. Fönstret Skicka uppgift via e-post öppnas.
- I Till anger du en e-postadress. I Kopia kan du lägga till upp till 10 ytterligare adresser, separerade med kommatecken.
- Kontrollera Ämne. Det börjar med
[Task]och uppgiftens titel. När uppgiften tillhör ett samtal avslutas ämnesraden med numret för det samtalet. - Kontrollera Meddelande. Det börjar med en kort hälsning som ber personen att svara till din egen e-postadress, följt av uppgiftens titel, beskrivning, förfallodatum och samtal. Lägg till vad personen måste göra.
- Välj Skicka.
Det här e-postmeddelandet är skrivskyddat för mottagaren. De bör svara direkt till din adress. Deras svar kommer till din inkorg, inte till AurionAI. Lägg till de viktiga punkterna från svaret i uppgiften som en kommentar.
Resultat
- Din kommentar sparas på uppgiften och de personer du nämnde får ett meddelande.
- Efter ett e-postutskick visas meddelandet E-post skickad. Fliken Aktivitet visar att du skickade uppgiften via e-post. Om e-postmeddelandet studsar visas det också på fliken.
- Dessa åtgärder ändrar inte uppgiftens status. Medan uppgiften är öppen eller pågår kan dess samtal fortfarande inte avslutas. Läs Snooze, avsluta, arkivera eller ta bort ett samtal.
Om något går fel
- Fliken Kommentarer visar Dina nuvarande behörigheter tillåter inte att lägga till kommentarer. Läs befintliga kommentarer under Aktivitet. Din roll kan inte ändra uppgifter. Läs kommentarerna i Aktivitet, eller be din administratör om behörigheten Hantera uppgifter.
- Skicka via e-post saknas. Din roll kan inte ändra uppgifter, eller uppgiften tillhör inte dig. Utan en administratörsroll kan du skicka e-post om en uppgift som är tilldelad dig eller ett av dina team, eller som du skapade. Teamledare kan också skicka e-post om sina teams uppgifter från den andra fliken längst upp på sidan.
- Skicka är grå. Fyll i Till, Ämne och Meddelande.
- Meddelandet Ingen aktiv e-postkanal är konfigurerad för den här tenant. eller Utgående e-post är avstängd för den här arbetsytan. En administratör kan aktivera den igen under Konfiguration → E-post. visas. Din organisation kan för tillfället inte skicka e-post. Kontakta din administratör.
- Meddelandet Mottagaren har avregistrerat sig från e-post. visas. Personen har begärt att inte ta emot fler e-postmeddelanden. Kontakta dem på annat sätt.
- Meddelandet För många e-postmeddelanden har skickats för den här uppgiften — vänta innan du försöker igen. visas. Vänta några minuter och försök sedan igen.
- Din kollega visas inte i omnämningslistan. Skriv mer av deras e-postadress. Endast användare i din organisation kan omnämnas.
- Redigera och Ta bort saknas på en kommentar. Det är inte din kommentar. Be dess författare eller en administratör.
Relaterade artiklar
Behöver du fortfarande hjälp? Skicka en förfrågan eller .