Hantera dina uppgifter

Vem ser detta: Uppgifter — profiler Helpdesk och AI Voice + Helpdesk. Roller: Agent, Handledare, Administratör och Ägare kan skapa och ändra uppgifter. Skrivskyddad-användare kan bara läsa dem.

En uppgift är ett arbete som tillhör ett ärende, till exempel "byt ut kortläsaren" eller "ring tillbaka till leverantören". Du skapar uppgifter i ett ärende. Sidan Uppgifter visar dina uppgifter, från alla ärenden, på ett ställe, som en tabell, en tavla eller en kalender.

Förutsättningar

• Din organisation använder profilen Helpdesk eller AI Voice + Helpdesk.
• För att skapa en uppgift i ett ärende måste du ha behörighet att ändra ärenden. Läs Vad din roll tillåter i inkorgen.
• För att ändra uppgifter efteråt måste din basroll vara Agent, Handledare, Administratör eller Ägare, eller så måste du ha behörigheten Hantera uppgifter.
• Ärendet är inte löst eller stängt. AurionAI lägger inte till uppgifter i ett avslutat ärende.

Skapa en uppgift från ett ärende

1. Öppna ärendet i Inkorg.
2. Välj fliken Uppgifter.
3. Välj + Lägg till uppgift.
4. I Vad behöver göras?, skriv vad som behöver göras. Detta är det enda obligatoriska fältet.
5. Valfritt: fyll i de övriga fälten.
   • Mer information (valfritt): mer detaljer. Om din administratör har aktiverat AI-funktionerna för uppgifter skriver AI-utkast en första beskrivning utifrån ärendet. Det krävs meddelanden från både kunden och en agent.
   • Tilldelad: en person eller ett team.
   • SLA-policy och Prioritet. Ärv från konversation behåller ärendets prioritet.
   • Förfallodatum.
6. Välj Skapa.

Uppgiften visas i ärendets flik och på sidan Uppgifter. Så länge en uppgift är öppen eller pågår kan ärendet inte lösas. Läs Snooze, lös, arkivera eller ta bort ett ärende.

I fliken Uppgifter, välj en uppgift för att öppna den. Där kan du ändra dess status, beskrivning och tilldelad person. Välj Öppna i Uppgifter ↗ för att öppna uppgiften på sidan Uppgifter.

Dina uppgifter och ditt teams uppgifter

Högst upp på sidan Uppgifter väljer två flikar vilka uppgifter du ser:

• Den första fliken visar uppgifter som är tilldelade dig eller ett av dina team. Alla har den här fliken. Siffran bredvid Uppgifter i sidofältet räknar dina uppgifter med statusen Öppen.
• Den andra fliken visar uppgifterna för de team du leder. Endast teamledare och administratörer ser den. Administratörer ser uppgifterna för alla team.

Kolumnen till vänster visar vilken av de två som är aktiv, under Systemvyer, och listar dina sparade vyer.

Välj en vy

Välj en av vyerna ovanför listan. Sidan kommer ihåg ditt senaste val.

• Tabell: en rad per uppgift. Välj en rad för att öppna uppgiften. Den öppnade uppgiften visar sin beskrivning, sitt förfallodatum och flikarna Tid, Aktivitet och Kommentarer. Läs Kommentera och skicka e-post från en uppgift.
• Kanban: ett kort per uppgift, i kolumner. Se Flytta en uppgift på tavlan.
• Kalender: uppgifter på den dag de förfaller. Se Planera med kalendern.

Sidans adress sparar vyn och grupperingen av tavlan, så du kan skicka länken till en kollega.

Filtrera och spara en vy

• Skriv i Sök efter uppgiftsämne… för att söka i uppgiftstitlarna.
• Välj en status efter Status:. Du kan välja mer än en.
• Välj ett förfallodatum efter Förfaller:: Förfaller idag, Denna vecka eller Förfallen.
• Välj + Filter för att filtrera efter Tilldelad, Team, SLA-policy eller Slutförandenotis.

För att behålla dessa filter, välj + Spara vy i den vänstra kolumnen, ge vyn ett namn och välj Spara. Om du leder ett team, eller är administratör, kan du dela vyn istället: välj ett team i Dela med ett team och välj sedan Spara (team). Vyn visas då under Teamvyer för det teamet. En sparad vy behåller filtren, inte valet av tabell, tavla eller kalender.

Flytta en uppgift på tavlan

1. Välj Kanban.
2. I Gruppera efter:, behåll Status. Du kan också gruppera efter Tilldelad, Team eller SLA, men då kan kort inte dras.
3. Dra ett kort till en annan kolumn. På en telefon, välj Flytta under kortet och välj den nya statusen.
4. Om du flyttar ett kort till Klar eller Avbruten, skriv en anteckning som beskriver vad som gjordes eller varför uppgiften avbröts. Välj sedan Bekräfta. Om AI-funktionerna är aktiverade skriver AI-sammanfattning en första anteckning åt dig.

En avbruten uppgift kan bara återgå till Öppen. Alla andra förflyttningar är tillåtna, förutom att en klar eller avbruten uppgift inte kan återöppnas medan dess ärende är löst eller stängt.

Planera med kalendern

1. Välj Kalender.
2. Välj Månad, Vecka, Dag eller Agenda.
3. För att ändra ett förfallodatum, dra uppgiften till en annan dag. Om det nya datumet är senare än uppgiftens SLA-mål visas en varning i fem sekunder. Välj Ångra för att behålla det gamla datumet.
4. Välj en uppgift för att se dess status, tilldelad person och förfallodatum. Välj Öppna konversation för att öppna dess ärende.

Uppgifter utan förfallodatum listas under Att planera. För att schemalägga en, ge den ett förfallodatum från dess ärende.

Uppgifter i riskzonen

Om din administratör har aktiverat riskdetektering kontrollerar AurionAI öppna och pågående uppgifter regelbundet. En uppgift får märket I riskzonen när den förfaller inom de närmaste fyra timmarna, eller redan är försenad, ingen har loggat tid på den, och ingen har kommenterat den eller ändrat dess status de senaste 24 timmarna. Peka på märket för att läsa orsaken.

Välj Bekräfta för att bekräfta att du sett det. Märket visar då Bekräftat. Märket försvinner när uppgiften är klar eller avbruten, vid nästa kontroll.

AI-hjälp för en uppgift

Din administratör aktiverar eller inaktiverar varje AI-funktion för uppgifter. När en funktion är inaktiverad visas inte dess knapp. Läs Tasks AI.

• AI-utkast skriver en beskrivning utifrån ärendet, när du skapar en uppgift eller redigerar dess beskrivning.
• AI-förslag föreslår ett förfallodatum. Förslaget visas efter AI-förslag:. Välj Acceptera för att använda det eller Ignorera för att ignorera det.
• AI-sammanfattning skriver anteckningen när du markerar en uppgift som klar.
• Fliken KB listar Relaterade KB-artiklar för den öppna uppgiften.

Läs alltid igenom vad AI:n skrivit innan du sparar det.

Logga tid på en uppgift

1. Öppna uppgiften i tabellen och välj fliken Tid. Du kan också öppna uppgiften i fliken Uppgifter i dess ärende.
2. Starta timern med startknappen och stoppa den med stoppknappen när du är klar. Den löpande tiden visas på knappen.
3. För att logga tid manuellt istället, välj + Manuell post, ange Varaktighet (minuter) och, om du vill, Anteckningar (valfritt), välj sedan Spara.

Listan visar varje post med dess författare och typ, samt totalen efter Totalt:. Du kan redigera eller ta bort dina egna poster. Administratörer kan redigera eller ta bort vilken post som helst.

Din administratör kan aktivera strikta tidsregler för uppgifter i Tidsregistrering för uppgifter. Då kräver varje manuell post en start och ett slut, poster från samma person får inte överlappa, och meddelandet Strikt tillämpning är aktiverad: manuella poster kräver Start och Slut. visas i formuläret. Den här inställningen ändrar inte den tid du loggar på ett ärende. Läs Tidsspårning för uppgifter och Logga tid på ett ärende.

Agera på många uppgifter

I tabellen, markera kryssrutan för varje uppgift, eller rutan i rubriken för att markera hela sidan. En rad visas med dessa åtgärder:

• Markera som klara: kräver en slutförandeanteckning. Endast uppgifter som är öppna eller pågår kan markeras som klara.
• Tilldela (användare) och Tilldela (team).
• Ta bort: endast uppgifter med statusen Öppen kan tas bort, och borttagning kan inte ångras. Avbryt de andra uppgifterna istället. Du behöver behörigheten Ta bort uppgifter, som Agent, Handledare och administratörer har.

Resultat

Du hittar alla dina uppgifter på en sida och kan föra dem framåt, planera dem och logga tid på dem. Varje ändring visas också i fliken Uppgifter i ärendet.

Om något går fel

• Meddelandet Dina nuvarande behörigheter tillåter inte ändringar av uppgifter. visas. Din roll kan läsa uppgifter men inte ändra dem. Kryssrutorna, flytta-kontrollerna och kommentarsrutan saknas. Be din administratör om behörigheten Hantera uppgifter.
• Meddelandet Det gick inte att kontrollera uppgiftsbehörigheter. Uppdatera sidan för att försöka igen. visas. Ladda om sidan.
• Den andra fliken högst upp saknas. Du leder inte ett team. Be din administratör att göra dig till teamledare, eller använd din egen flik. Läs Team.
• + Lägg till uppgift saknas i ett ärende. Din roll kan inte ändra ärenden, eller så öppnade du inkorgen från en länk som slutar med shared=1. Läs Vad din roll tillåter i inkorgen.
• Du kan inte lägga till en uppgift, eller återöppna en uppgift, och ett fel visas. Ärendet är löst eller stängt. Återöppna ärendet först.
• Ett kort flyttas inte när du släpper det. Tavlan är grupperad efter något annat än Status, eller så är förflyttningen inte tillåten. En avbruten uppgift måste först återgå till Öppen.
• En AI-knapp visar meddelandet Din organisations dagliga AI-gräns har uppnåtts. Försök igen i morgon. Din organisation har använt sin AI-hjälp för idag. Fortsätt utan AI och försök igen imorgon.
• AI-utkast säger att det inte finns tillräckligt med sammanhang. Ärendet är för kort, eller bara en part har skrivit. Skriv beskrivningen själv.
• Meddelandet Detta tidsfönster överlappar en annan av dina tidsposter — strikt tillämpning tillåter inte det. visas. Strikta tidsregler är aktiverade. Ändra start eller slut så att posten inte överlappar en annan av dina poster.

Relaterade artiklar

• Kommentera och skicka e-post från en uppgift
• Snooze, lös, arkivera eller ta bort ett ärende
• Logga tid på ett ärende
• Läs SLA-timrarna
• Vad din roll tillåter i inkorgen