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AurionAI

Workflow-Genehmigungen

4 Min. LesezeitVon Emmanuel Yazbeck

Ein Workflow kann anhalten und auf die Genehmigung oder Ablehnung des nächsten Schritts durch eine Person warten. Die Seite Ausstehende Genehmigungen listet die Anfragen auf, über die Sie entscheiden können. Der Durchlauf wird fortgesetzt, sobald über die Anfrage entschieden wurde.

Verfügbarkeit: Profile Helpdesk und AI Voice + Helpdesk. Nur Administratoren.

Voraussetzungen

  • Sie haben die Rolle Eigentümer oder Administrator. Andere Benutzer sehen Zugriff verweigert.
  • Ihre Organisation verwendet das Profil Helpdesk oder AI Voice + Helpdesk.
  • Ein veröffentlichter Workflow enthält einen Genehmigung-Knoten. Lesen Sie Workflows erstellen.

Einen Genehmigungsschritt einrichten

  1. Öffnen Sie den Workflow und fügen Sie einen Genehmigung-Knoten aus der Palette hinzu.
  2. Wählen Sie den Knoten aus. Wählen Sie unter Genehmiger die Option Beliebiger Agent, Bestimmte Agenten, Teamleiter oder Manager. Bei Bestimmte Agenten wählen Sie die Personen unter Agenten auswählen aus.
  3. Wählen Sie den Genehmigungsmodus:
    • Einzeln (ein beliebiger Genehmiger): Alle Genehmiger sehen die Anfrage gleichzeitig; die erste Person, die genehmigt oder ablehnt, entscheidet.
    • Sequenziell (geordnete Kette): Genehmiger werden nacheinander in der unten stehenden Reihenfolge gefragt. Die letzte Genehmigung genehmigt die Anfrage; jede Ablehnung beendet sie, und spätere Personen werden nie gefragt.
    • Parallel (Quorum): Alle Genehmiger sehen die Anfrage gleichzeitig. Sie wird genehmigt, sobald das Quorum erreicht ist, und erst abgelehnt, wenn das Quorum nicht mehr erreicht werden kann.
  4. Legen Sie Zeitüberschreitung (Stunden) (Standard: 24) und Bei Zeitüberschreitung fest: Ablaufen (Workflow fehlschlagen lassen), Automatisch genehmigen, Automatisch ablehnen oder An die nächste Ebene eskalieren.
  5. Optional: Schreiben Sie Anweisungen für Genehmiger.
  6. Speichern und veröffentlichen Sie den Workflow.

Wer entscheiden kann

AurionAI akzeptiert eine Entscheidung von einer Person, die die Anfrage benennt:

  • Bestimmte Agenten: die von Ihnen ausgewählten Personen. Diese erhalten auch eine Benachrichtigung in AurionAI und eine E-Mail mit einem Link zur Entscheidung. Die anderen Genehmiger-Typen senden keine Benachrichtigung.
  • Sequenziell (geordnete Kette): nur die Person, die gerade an der Reihe ist.
  • Teamleiter: Benutzer, die Leiter eines Teams sind.
  • Beliebiger Agent: Benutzer mit der Rolle Agent.
  • Manager: Benutzer mit der Rolle Supervisor.

Benutzer mit der Rolle Eigentümer oder Administrator können auch jede Anfrage im Modus Einzeln (ein beliebiger Genehmiger) entscheiden, unabhängig davon, wen sie benennt. Eine Anfrage im Modus Sequenziell (geordnete Kette) oder Parallel (Quorum) zählt nur die Personen, die sie benennt.

Die Seite Ausstehende Genehmigungen befindet sich unter Konfiguration, daher können sie nur Administratoren öffnen. Sie zeigt einem Administrator jede Anfrage im Modus Einzeln (ein beliebiger Genehmiger) sowie eine Anfrage im Modus Sequenziell (geordnete Kette) oder Parallel (Quorum) nur dann, wenn sie ihn benennt. Agenten und Supervisoren können diese Seite nicht öffnen. Daher entscheidet im Modus Einzeln (ein beliebiger Genehmiger) ein Administrator die Anfragen für Beliebiger Agent, Teamleiter und Manager. Im Modus Sequenziell (geordnete Kette) oder Parallel (Quorum) kann niemand eine Anfrage für diese Genehmiger-Typen entscheiden: Verwenden Sie den Modus Einzeln (ein beliebiger Genehmiger) oder wählen Sie Bestimmte Agenten.

Über eine Anfrage entscheiden

  1. Öffnen Sie Konfiguration und dann Workflows.
  2. Wählen Sie Ausstehende Genehmigungen.
  3. Lesen Sie die Anfrage: den Schritt- oder Workflow-Namen, den Zeitpunkt der Anfrage, die Fälligkeitszeit, den Erforderlicher Genehmiger und die Anweisungen. Um den Workflow anzuzeigen, wählen Sie Workflow anzeigen.
  4. Optional: Geben Sie einen Kommentar in Optionaler Kommentar… ein.
  5. Wählen Sie Genehmigen oder Ablehnen.

Die Anfrage wird aus der Liste entfernt. Wenn keine Anfrage mehr vorhanden ist, zeigt die Seite Keine ausstehenden Genehmigungen.

Die Seite „Ausstehende Genehmigungen".

Ergebnis

AurionAI setzt den Durchlauf mit Ihrer Entscheidung fort. Bei Sequenziell (geordnete Kette) oder Parallel (Quorum) bleibt die Anfrage offen, bis die Kette oder das Quorum entschieden hat. Um das Ergebnis anzuzeigen, öffnen Sie den Workflow im Modus Überwachen. Lesen Sie Workflows erstellen.

Wenn etwas schiefläuft

  • Die Liste ist leer, aber ein Durchlauf wartet auf Genehmigung. Die Anfrage verwendet den Modus Sequenziell (geordnete Kette) oder Parallel (Quorum) und benennt Sie nicht. Überprüfen Sie die Genehmiger-Einstellungen des Knotens.
  • „Caller is not a designated approver". Die Anfrage verwendet den Modus Sequenziell (geordnete Kette) oder Parallel (Quorum) und benennt Sie nicht, oder Sie sind in einer sequenziellen Kette nicht an der Reihe.
  • „Approval request has expired". Das Zeitlimit ist abgelaufen. Die Einstellung Bei Zeitüberschreitung hat das Ergebnis bestimmt.
  • „Approval request not found or already decided". Jemand anderes hat zuerst entschieden. Wählen Sie Aktualisieren.
  • „You have already voted on this approval request. Each approver may vote once." Im Modus Parallel (Quorum) haben Sie bereits abgestimmt. Warten Sie auf die anderen Genehmiger.

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