Workflows erstellen

Ein Workflow erledigt automatisch Aufgaben für Ihr Team. Er startet bei einem Auslöser, zum Beispiel einem neuen Gespräch oder einem Zeitplan, und führt dann Schritte aus: Bedingungen, Aktionen, KI-Schritte, Genehmigungen und mehr. Sie erstellen Workflows auf einer Arbeitsfläche auf der Seite Workflows und veröffentlichen sie, wenn sie fertig sind.

Verfügbarkeit: Profile Helpdesk und AI Voice + Helpdesk. Nur Administratoren.

Voraussetzungen

• Sie haben die Rolle Eigentümer oder Administrator. Andere Benutzer sehen Zugriff verweigert.
• Ihre Organisation verwendet das Profil Helpdesk oder AI Voice + Helpdesk.
• Verwenden Sie einen Desktop- oder Laptop-Bildschirm. Auf einem Smartphone können Sie einen Workflow nur anzeigen.

Planlimits

Eine Organisation ohne aktives Abonnement hat die Limits von Einsteiger. Deaktivierte und archivierte Workflows werden nicht gezählt. Testläufe und Probeläufe zählen nicht als Ausführungen. Der Balken oben auf der Seite zeigt Ihre Nutzung beider Limits. Preise finden Sie unter aurionai.net/pricing.

Seite öffnen

1. Wählen Sie in der Seitenleiste Konfiguration.
2. Öffnen Sie die Kategorie Systemeinstellungen.
3. Wählen Sie Workflows.

Der Tab Meine Workflows listet Ihre Workflows mit Status, Version, Zuletzt ausgelöst, Erfolgsrate und Ausführungen auf. Verwenden Sie das Suchfeld und die Schaltflächen Status:, um einen Workflow zu finden.

Workflow erstellen

Um mit einer leeren Arbeitsfläche zu beginnen:

1. Wählen Sie Neuer Workflow.

Um mit einem vorgefertigten Workflow zu beginnen:

1. Wählen Sie Vorlagengalerie.
2. Suchen Sie eine Vorlage. Sie können die Liste durchsuchen und sortieren.
3. Wählen Sie Vorlage verwenden.

In beiden Fällen erstellt AurionAI einen Entwurf und öffnet ihn im Editor.

Arbeitsfläche aufbauen

1. Geben Sie im rechten Bereich unter Workflow-Einstellungen den Name und eine optionale Beschreibung ein. AurionAI speichert diese beiden Felder automatisch.
2. Fügen Sie in der Knotenpalette einen Knoten Auslöser hinzu. Jeder Workflow benötigt einen.
3. Wählen Sie den Auslöserknoten und wählen Sie seinen Auslösertyp. Der nächste Abschnitt erklärt die Typen.
4. Fügen Sie die nächsten Schritte aus der Palette hinzu und verbinden Sie sie auf der Arbeitsfläche. Zum Beispiel verzweigt ein Knoten Bedingung anhand von Feldwerten, und ein Knoten Aktion ändert einen Datensatz oder sendet eine Nachricht.
5. Wählen Sie jeden Knoten aus und füllen Sie seine Einstellungen im rechten Bereich aus. Jeder Knoten hat eine Hilfeschaltfläche, die seine Optionen erklärt.
6. Wählen Sie Entwurf speichern.

Die Arbeitsfläche wird nicht automatisch gespeichert. Die Symbolleiste zeigt Nicht gespeichert, solange Sie nicht gespeicherte Änderungen haben.

Die Palette gruppiert die Knoten in Ablaufsteuerung, Logik, KI, Datentransformation und Code & HTTP. Ein Knoten Genehmigung hält die Ausführung an, bis jemand eine Entscheidung trifft. Lesen Sie Workflow-Genehmigungen.

Auslöser wählen

• Ereignisbasiert: Startet, wenn in einer Konversation etwas passiert — zum Beispiel eine Notiz hinzugefügt wird — oder wenn ein Agent auf die Aktionsschaltfläche dieses Workflows klickt. Wählen Sie einen oder mehrere Ereignistypen in den Gruppen Konversation, SLA, Genehmigung und Kontakt / Unternehmen. Um den Workflow als Schaltfläche im Posteingang anzuzeigen, aktivieren Sie Als Aktionsschaltfläche in Konversationen anzeigen.
• Webhook: Startet, wenn ein anderes System eine signierte HTTP-Anfrage an die Adresse unten sendet. Kopieren Sie die Webhook-URL und das HMAC-Geheimnis in das andere System. Die Anfrage muss mit HMAC-SHA256 signiert sein und einen Zeitstempel innerhalb von 5 Minuten enthalten.
• Zeitplan: Startet nach Zeitplan — alle paar Minuten, Stunden oder Tage oder zu den Zeiten, die ein Cron-Ausdruck festlegt. Wählen Sie Festes Intervall oder Cron-Ausdruck sowie die Zeitzone.
• Aktivitätsbasierte Zeit: Startet für jede Konversation, die länger als der Schwellenwert gewartet hat — offene oder wartende, bzw. gelöste und geschlossene, wenn das Feld „Gelöst am“ ist. Konversationen werden alle 5 Minuten geprüft. Der Standardwert für Schwellenwert (Minuten) ist 1440 (24 Stunden).
• Durch Workflow ausgelöst: Startet nur, wenn ein anderer Workflow ihn mit einem Schritt „Workflow auslösen“ ausführt.

Bei Ereignisauslösern legt Häufigkeit fest, wie oft ein Gespräch oder Kontakt den Workflow starten kann. Ausführungsreihenfolge und Nachrangige Workflows nicht mehr verarbeiten legen fest, was passiert, wenn mehrere Workflows auf dasselbe Ereignis zutreffen.

Vor der Veröffentlichung testen

1. Beheben Sie alle Einträge in Validierungsfehler. Die Symbolleiste zeigt die Anzahl der Probleme.
2. Speichern Sie den Entwurf und wählen Sie dann Simulation. Ein Probelauf simuliert den Workflow. Aktionen werden nicht ausgeführt.
3. Wählen Sie Überwachen, um den Probelauf in Ausführungsverlauf anzuzeigen. Setzen Sie den Ausführungsfilter auf Probelauf.

Nach der ersten Veröffentlichung führt Testlauf den veröffentlichten Workflow mit einer von Ihnen eingegebenen Nutzlast aus. Jeder Schritt wird tatsächlich ausgeführt, einschließlich E-Mails und HTTP-Aufrufe. Testläufe sind standardmäßig im Ausführungsverlauf ausgeblendet und werden nicht auf Ihre Ausführungen angerechnet.

Veröffentlichen

1. Wählen Sie Veröffentlichen. AurionAI speichert Ihre Änderungen zuerst.
2. Wählen Sie im Dialog Workflow veröffentlichen.

AurionAI zeigt Workflow veröffentlicht an. Der Status wird zu Veröffentlicht. Jede Veröffentlichung erstellt eine neue Version.

Wenn Sie einen veröffentlichten Workflow bearbeiten, bearbeiten Sie einen Entwurf über der Live-Version. Die Live-Version läuft weiter, bis Sie erneut veröffentlichen. Um den Entwurf zu verwerfen, wählen Sie Entwurf verwerfen.

Ausführungen und Versionen überwachen

1. Öffnen Sie den Workflow und wählen Sie Überwachen.
2. Wählen Sie in Ausführungsverlauf eine Ausführung aus, um jeden Schritt, seine Eingabe und seine Ausgabe zu sehen. Die Liste wird alle 5 Sekunden aktualisiert.
3. Um erneut auszuführen, verwenden Sie Erneut ausführen. Bereits ausgeführte Aktionen werden nicht rückgängig gemacht.
4. Wählen Sie in Versionsverlauf bei einer älteren Version Wiederherstellen. AurionAI kopiert sie in den Entwurf. Veröffentlichen Sie, um sie live zu schalten.

Workflows verwalten

Auf dem Tab Meine Workflows bietet die Spalte Aktionen:

• Duplizieren: eine Kopie erstellen.
• Veröffentlichen: einen Entwurf oder einen deaktivierten Workflow veröffentlichen.
• Deaktivieren: den Workflow stoppen. Bestätigen Sie mit Workflow deaktivieren.
• Löschen: den Workflow und alle seine Versionen löschen. Geben Sie den Namen des Workflows ein und wählen Sie dann Workflow löschen. Dies kann nicht rückgängig gemacht werden.

Lebenszyklus-System-Workflows können nicht gelöscht werden. Sie können sie deaktivieren oder duplizieren.

Sicher deaktivieren

Deaktivieren Sie einen Workflow, anstatt ihn zu löschen. Ein deaktivierter Workflow startet nicht mehr bei neuen Ereignissen. Bereits gestartete Ausführungen werden mit der aktuellen Version abgeschlossen. Um ihn wieder zu verwenden, veröffentlichen Sie ihn.

Ergebnis

Ein veröffentlichter Workflow startet beim nächsten passenden Auslöser. Ausführungen, die vor einer neuen Veröffentlichung gestartet wurden, werden mit der vorherigen Version abgeschlossen.

Wenn etwas schiefläuft

• Fügen Sie mindestens einen Trigger-Knoten hinzu, bevor Sie veröffentlichen. Fügen Sie einen Knoten Auslöser hinzu.
• Die Schaltfläche Veröffentlichen ist nicht aktiv. Öffnen Sie Validierungsfehler und beheben Sie die blockierenden Probleme.
• Sie können keinen Workflow erstellen, weil das Limit erreicht ist. Löschen oder deaktivieren Sie Workflows, die Sie nicht verwenden, oder ändern Sie Ihren Plan. Lesen Sie Pläne und Limits.
• Ausführungen schlagen mit „Kontingent überschritten" fehl. Ihre Organisation hat alle Ausführungen des Abrechnungszeitraums verbraucht. Neue Ausführungen beginnen wieder im nächsten Zeitraum oder nachdem Sie Ihren Plan geändert haben.
• Die Veröffentlichung wird wegen eines KI-Modells abgelehnt. Die Auswahl eines Modells an einem KI-Knoten ist eine Enterprise-Funktion. Setzen Sie das Modell bei anderen Plänen auf Standard (Mandantenkonfiguration).
• Eine Aktion „Status setzen" wird abgelehnt. Workflows können „Geschlossen", „Gelöst", „Von KI gelöst" oder „Automatisch geschlossen" nicht setzen. Wählen Sie einen anderen Status.
• Nur veröffentlichte Workflows können getestet werden. Veröffentlichen Sie den Workflow zuerst oder verwenden Sie Simulation.

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