Inviter et gérer les utilisateurs
Les administrateurs invitent les personnes qui travaillent dans le tableau de bord AurionAI et décident de ce que chaque personne peut faire. Cet article explique comment inviter un utilisateur, modifier un rôle, attribuer des rôles supplémentaires et désactiver un utilisateur.
Disponibilité : tous les profils. Administrateurs uniquement.
Prérequis
- Vous avez le rôle Propriétaire ou Administrateur. Les autres rôles ne peuvent pas ouvrir ces pages.
- Vous connaissez l'adresse e-mail de la personne que vous invitez.
- Votre abonnement dispose d'un siège libre. Chaque utilisateur actif, y compris un utilisateur invité, utilise un siège. Consultez Sièges, stockage et modules complémentaires.
Ouvrir la liste des utilisateurs
- Dans la barre latérale, sélectionnez Paramètres.
- Ouvrez la catégorie Identité et accès.
- Sélectionnez Utilisateurs.
La carte Utilisateurs de la page Paramètres du locataire ouvre la même page.
La liste affiche chaque utilisateur avec son rôle, son statut et sa dernière connexion. Le statut est Actif, Invité ou Inactif. Un utilisateur reste Invité jusqu'à la première connexion.
Inviter un utilisateur
- Sélectionnez Ajouter un utilisateur.
- Dans E-mail *, saisissez l'adresse e-mail de la personne.
- Facultatif : dans Nom et prénom, saisissez le nom de la personne.
- Dans Rôle *, sélectionnez le rôle de base : Propriétaire (uniquement si vous avez le rôle Propriétaire), Administrateur, Agent, Superviseur ou Lecture seule.
- Facultatif : sélectionnez un Département et un Emplacement.
- Sélectionnez Créer un utilisateur.
AurionAI envoie un e-mail d'invitation dans la langue que vous utilisez dans le tableau de bord. Le lien d'invitation est valable 7 jours. La personne ouvre le lien et voit la page Acceptez votre invitation. Là, la personne sélectionne Accepter avec l’adresse e-mail, Accepter avec Google ou Accepter avec Microsoft. Les options Google et Microsoft n'apparaissent que lorsque ces méthodes de connexion sont disponibles.
Seul un utilisateur ayant le rôle Propriétaire peut attribuer le rôle Propriétaire. Pour la signification de chaque rôle, consultez Rôles et leurs autorisations.
Renvoyer l'invitation
Le tableau de bord ne dispose pas de bouton distinct pour renvoyer une invitation. Pour envoyer une nouvelle invitation à un utilisateur qui ne s'est pas encore connecté :
- Sélectionnez Ajouter un utilisateur.
- Saisissez la même adresse e-mail et le même rôle.
- Sélectionnez Créer un utilisateur.
AurionAI envoie une nouvelle invitation au même utilisateur. Cela n'utilise pas un siège supplémentaire. Si vous sélectionnez un rôle différent, le rôle de l'utilisateur est remplacé par le nouveau rôle.
Modifier un rôle ou attribuer des rôles supplémentaires
- Dans la liste des utilisateurs, sélectionnez l'icône Modifier l'utilisateur sur la ligne de l'utilisateur.
- Pour modifier le rôle de base, sélectionnez une nouvelle valeur dans Rôle.
- Pour accorder des autorisations supplémentaires, sélectionnez un ou plusieurs rôles sous Rôles supplémentaires. Cette section n'apparaît que si votre organisation dispose de rôles que vous pouvez attribuer.
- Consultez Permissions effectives. Il affiche les autorisations que l'utilisateur aura.
- Sélectionnez Enregistrer les modifications.
Vous pouvez également gérer les rôles supplémentaires sur la page de détails d'un utilisateur :
- Dans la liste des utilisateurs, sélectionnez l'icône Afficher les détails.
- Dans Rôles attribués, sélectionnez un rôle dans la liste.
- Sélectionnez Attribuer.
Vous créez et modifiez des rôles supplémentaires sur la page Rôles de la catégorie Identité et accès. Consultez Rôles et autorisations personnalisées.
Seul un utilisateur ayant le rôle Propriétaire peut modifier le rôle d'un Propriétaire, désactiver un Propriétaire ou réinitialiser l'authentification à deux facteurs d'un Propriétaire. Pour les autres administrateurs, ces contrôles ne sont pas disponibles sur un Propriétaire.
Désactiver ou réactiver un utilisateur
Pour désactiver un utilisateur :
- Dans la liste des utilisateurs, sélectionnez l'icône Désactiver l'utilisateur sur la ligne de l'utilisateur.
- Dans la boîte de dialogue, sélectionnez Désactiver.
L'utilisateur ne peut plus se connecter et le siège devient libre.
Pour réactiver un utilisateur :
- Désactivez Masquer les désactivés. Cette option est activée à l'ouverture de la page, de sorte que les utilisateurs désactivés sont masqués.
- Sélectionnez l'icône Modifier l'utilisateur sur la ligne de l'utilisateur.
- Activez Actif.
- Sélectionnez Enregistrer les modifications.
Sur un utilisateur désactivé, la ligne affiche Relancer la révocation des sessions à la place de l'icône de désactivation. Utilisez-le uniquement lorsque AurionAI vous indique que la déconnexion des sessions de l'utilisateur a échoué.
Réinitialiser l'authentification à deux facteurs
Si un utilisateur perd l'application d'authentification, vous pouvez supprimer son authentification à deux facteurs :
- Sélectionnez l'icône Réinitialiser l'A2F sur la ligne de l'utilisateur.
- Dans la boîte de dialogue, sélectionnez Réinitialiser l'A2F.
Vous ne pouvez pas réinitialiser votre propre authentification à deux facteurs. Demandez à un autre administrateur.
Résultat
La liste des utilisateurs affiche immédiatement le nouvel utilisateur, le nouveau rôle ou le nouveau statut. Un changement de rôle s'applique immédiatement à l'accès de l'utilisateur.
En cas de problème
- L'e-mail d'invitation n'est pas arrivé. Demandez à la personne de vérifier le dossier spam. Ensuite, renvoyez l'invitation comme décrit dans Renvoyer l'invitation.
- Le lien d'invitation ne fonctionne pas. La page affiche Erreur d'invitation. L'invitation peut être expirée, déjà utilisée ou annulée. Envoyez une nouvelle invitation.
- Ajouter un utilisateur est inactif et une bannière affiche les sièges que vous utilisez. Tous les sièges de votre abonnement sont utilisés. Sélectionnez Mettre à niveau, achetez des sièges supplémentaires ou désactivez un utilisateur qui n'a plus besoin d'accès. Consultez Sièges, stockage et modules complémentaires.
- L'invitation échoue avec un message commençant par « Seat limit reached ». Tous les sièges sont utilisés. Procédez de la même manière que ci-dessus.
- Le message indique que l'utilisateur a été désactivé. Réactivez l'utilisateur comme décrit dans Désactiver ou réactiver un utilisateur. Vous ne pouvez pas envoyer une invitation à un utilisateur désactivé.
- Vous ne pouvez pas désactiver un utilisateur ou modifier le rôle d'un administrateur. Vous ne pouvez pas désactiver votre propre compte. Votre organisation doit également conserver au moins un Propriétaire ou Administrateur actif. Si l'utilisateur a le rôle Propriétaire, seul un Propriétaire peut effectuer ces modifications. Si vous êtes le seul Propriétaire, attribuez le rôle Propriétaire à un autre utilisateur avant de modifier votre propre rôle.
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