Importer des articles depuis votre fournisseur
Si vos articles existent déjà dans un autre outil, vous pouvez les copier dans la base de connaissances AurionAI. Le Assistant d'importation sur la page Base de connaissances lit les articles depuis votre fournisseur, vous permet de les choisir et de mapper leurs catégories à vos collections, puis les importe en tant que brouillons.
Disponibilité : Profils Helpdesk et AI Voice + Helpdesk. L'assistant nécessite la permission de gérer les articles : le rôle Propriétaire ou Administrateur, ou un rôle personnalisé qui l'autorise.
Prérequis
- Votre organisation utilise le profil Helpdesk ou le profil AI Voice + Helpdesk.
- Un outil ITSM est connecté avec des identifiants valides : Freshservice, HaloITSM, ServiceNow ou Jira Service Management (Confluence). L'assistant importe depuis l'outil ITSM de votre organisation. Des deux profils pouvant ouvrir cet assistant, seul le profil AI Voice + Helpdesk peut connecter un outil ITSM. Consultez Connecter vos outils ITSM et CS.
- Le profil Helpdesk n'a pas de source d'importation aujourd'hui : il n'a pas d'outil ITSM et ne peut pas connecter Freshdesk ou Zendesk. Sans outil connecté, la carte Assistant d'importation n'est pas affichée.
- Facultatif : les collections qui recevront les articles existent déjà. Consultez Rédiger et publier des articles.
Importer des articles
L'assistant comporte quatre étapes : Sélectionner la source, Aperçu des articles, Associer les catégories et Importer.
- Dans la barre latérale, sélectionnez Base de connaissances.
- Dans l'onglet Articles, accédez à la carte Assistant d'importation.
- Dans Sélectionner la source, l'assistant liste uniquement les outils connectés par votre organisation, avec le premier sélectionné. Sélectionnez ensuite Suivant.
- Dans Aperçu des articles, AurionAI affiche jusqu'à 200 articles du fournisseur. Tous sont sélectionnés. Décochez les articles que vous ne souhaitez pas, ou utilisez Tout désélectionner et sélectionnez ceux que vous voulez. Sélectionnez ensuite Suivant.
- Dans Associer les catégories, choisissez une collection pour chaque catégorie du fournisseur. Lorsqu'une collection porte le même nom que la catégorie, AurionAI la sélectionne automatiquement. Conservez Aucune association pour importer les articles de cette catégorie sans collection. Sélectionnez ensuite Suivant.
- Dans Importer, lisez la confirmation et sélectionnez Importer.
L'assistant ne peut pas créer de collection. Pour importer une catégorie dans une nouvelle collection, créez d'abord la collection, puis mappez-y la catégorie.
Suivre l'importation
- Avec 50 articles ou moins, AurionAI les importe en une seule fois et affiche le résultat.
- Avec plus de 50 articles, AurionAI les importe en arrière-plan. L'assistant affiche la progression et la vérifie toutes les 2 secondes. Gardez la page ouverte jusqu'à la fin de l'importation. Le statut d'une importation en arrière-plan est conservé pendant 1 heure.
Lorsque l'importation se termine, l'assistant indique combien d'articles ont été importés et combien ont échoué. Pour une importation effectuée en une seule fois, vous pouvez ouvrir la liste des articles ayant échoué pour lire chaque erreur. Sélectionnez Importer d'autres pour recommencer.
Résultat
Les articles importés apparaissent dans la liste des articles avec le statut Brouillon. Ils ne sont pas encore visibles dans le Centre d'aide. Vérifiez chaque article, puis publiez-le. Consultez Rédiger et publier des articles.
En cas de problème
- L'aperçu indique que le fournisseur a renvoyé une erreur 401. Les identifiants du fournisseur sont incorrects ou expirés. Mettez-les à jour sur la page Fournisseurs, puis sélectionnez Réessayer.
- L'aperçu indique que la limite de débit est atteinte. Le fournisseur refuse davantage de requêtes pour le moment. Attendez, puis sélectionnez Réessayer.
- L'aperçu indique qu'AurionAI ne peut pas se connecter au fournisseur. Vérifiez que le fournisseur est connecté et accessible. Consultez Connecter vos outils ITSM et CS.
- La carte Assistant d'importation n'est pas sur la page. Votre organisation n'a pas d'outil ITSM, Freshdesk ou Zendesk connecté, ou vous ne pouvez pas gérer les articles.
- Aucun article trouvé Le fournisseur n'a renvoyé aucun article. Vérifiez que vous avez sélectionné le bon fournisseur.
- Aucune catégorie source trouvée. Tous les articles seront importés sans association de collection. Les articles n'ont pas de catégorie dans votre outil ITSM. Vous pouvez continuer. Après l'importation, placez vous-même les articles dans des collections.
- L'importation échoue avec un message indiquant que Redis est indisponible. Le service en arrière-plan d'AurionAI n'est pas disponible. Importez 50 articles ou moins à la fois, ou réessayez plus tard.
- Certains articles ont échoué. Lisez l'erreur de chaque article ayant échoué, corrigez la cause dans le fournisseur si nécessaire, puis importez à nouveau ces articles.
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