Esportazione e cancellazione dei dati (privacy)
AurionAI ti aiuta a rispettare i tuoi obblighi in materia di protezione dei dati, ad esempio ai sensi del GDPR. Puoi esportare tutti i dati della tua organizzazione, impostare per quanto tempo la tua organizzazione conserva ciascun tipo di dato e rispondere alla richiesta di una persona di visualizzare o eliminare i propri dati.
Disponibilità: tutti i profili. Solo gli amministratori.
Prerequisiti
- Hai il ruolo Proprietario o Amministratore.
- Per una richiesta da parte di una persona, conosci l'indirizzo email o il numero di telefono che AurionAI ha per quella persona.
Esporta tutti i dati della tua organizzazione
- Nella barra superiore, seleziona il tuo nome o la tua immagine per aprire il menu utente.
- Seleziona Impostazioni del tenant.
- Vai alla scheda Esportazione dati.
- Seleziona Richiedi l'esportazione.
AurionAI mostra Esportazione richiesta e aggiunge una riga alla tabella. Lo Stato passa da In attesa a In elaborazione e poi a Pronto. L'esportazione è un file ZIP.
Quando l'esportazione è pronta, AurionAI invia un'email con un link per il download alla persona che l'ha richiesta. Il link è valido per 7 giorni.
Apri le impostazioni sulla privacy
- Nella pagina Impostazioni del tenant, vai alla scheda Privacy e conservazione.
- Seleziona Apri impostazioni privacy.
La pagina è divisa in due parti: i periodi di conservazione e le richieste degli interessati.
Rispondi a una richiesta di accesso ai dati personali
Una persona può chiedere quali dati detieni su di lei. AurionAI prepara un'esportazione dei dati di quella persona.
- In Richieste degli interessati, seleziona Nuova richiesta.
- In Tipo di richiesta, seleziona Accesso (esportazione dei dati).
- Inserisci l'E-mail della persona, il Telefono (facoltativo), o entrambi.
- Seleziona Crea richiesta di esportazione.
La richiesta appare nella tabella. Scadenza mostra la data entro cui devi rispondere: 30 giorni dopo la richiesta. Quando l'esportazione è pronta, seleziona Scarica sulla sua riga. L'esportazione può essere scaricata fino alla sua scadenza.
Elimina i dati di una persona
Una persona può chiederti di cancellare i suoi dati.
- In Richieste degli interessati, seleziona Nuova richiesta.
- In Tipo di richiesta, seleziona Cancellazione (cancellare i dati).
- Inserisci l'E-mail della persona, il Telefono (facoltativo), o entrambi.
- Facoltativo: in Motivo, inserisci il motivo, ad esempio l'articolo del GDPR.
- Seleziona Elimina dati.
- Leggi l'avviso. Indica che AurionAI elimina definitivamente tutti i dati di questa persona: chiamate, trascrizioni, ticket e registrazioni di autenticazione. Questa operazione non può essere annullata.
- Seleziona Conferma cancellazione.
La richiesta appare nella tabella con il suo stato.
Imposta per quanto tempo i dati vengono conservati
La scheda Periodi di conservazione (giorni) imposta per quanti giorni la tua organizzazione conserva ciascun tipo di dato. Ogni giorno, AurionAI elimina i dati più vecchi di questo numero di giorni:
- Messaggi: il testo dei messaggi nelle conversazioni risolte e chiuse viene cancellato, insieme alle relative traduzioni. La conversazione rimane. Quando tutti i messaggi di una conversazione vengono cancellati, vengono cancellati anche la sua anteprima e l'analisi AI.
- Trascrizioni: per le chiamate terminate, vengono cancellati la trascrizione, il riepilogo della chiamata, le parole del chiamante conservate con la chiamata, le note del tuo team sulla chiamata e i record di escalation (le loro note, il numero di telefono del chiamante e l'ID utente).
- Allegati: i file nelle conversazioni risolte e chiuse vengono eliminati.
Le conversazioni aperte e le chiamate ancora in corso non vengono modificate. Le registrazioni delle chiamate non vengono eliminate da questa scheda: seguono il periodo delle impostazioni di registrazione delle chiamate. Leggi Registrazione delle chiamate. Anche gli eventi di audit non vengono eliminati da questa scheda: AurionAI li conserva per almeno 365 giorni.
Finché un amministratore della tua organizzazione non salva i periodi su questa scheda, la scheda indica che l'eliminazione automatica non è attiva e nulla viene eliminato. Questo vale anche per una nuova organizzazione: i numeri mostrati sono i valori standard, non una scelta.
- Per ciascun tipo di dato, inserisci un numero di giorni da 1 a 3650.
- Seleziona Salva le impostazioni di conservazione. L'eliminazione automatica inizia con la successiva esecuzione giornaliera.
Risultato
L'esportazione, la richiesta di accesso o la richiesta di eliminazione appare nella relativa tabella con il suo stato. I periodi di conservazione salvati mostrano il messaggio Impostazioni di conservazione aggiornate.
Se qualcosa va storto
- Appare il messaggio "Fornisci un indirizzo email o un numero di telefono." Inserisci almeno uno dei due.
- Appare il messaggio "Nessun interessato trovato". AurionAI non ha nessuna persona con questo indirizzo email o numero di telefono. Verifica il valore.
- Il messaggio indica che più persone corrispondono. Più di una persona ha questo indirizzo email o numero di telefono. Usa l'altro valore oppure contatta il supporto di AurionAI.
- Il messaggio indica che l'email e il telefono corrispondono a interessati diversi. I due valori appartengono a persone diverse. Inserisci solo uno di essi.
- Una riga mostra un errore. La colonna Errore mostra il motivo. Crea una nuova richiesta dopo aver risolto la causa.
- L'email di esportazione dei dati non è arrivata. Chiedi alla persona che ha richiesto l'esportazione di controllare la cartella spam. L'email viene inviata all'indirizzo di quella persona.
- Vuoi eliminare l'intera organizzazione. Il dashboard non ha questa opzione. Contatta il supporto di AurionAI.
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