Tietojen vienti ja poistaminen (tietosuoja)

AurionAI auttaa sinua täyttämään tietosuojavelvollisuutesi, esimerkiksi GDPR:n mukaisesti. Voit viedä kaikki organisaatiosi tiedot, määrittää kuinka kauan organisaatiosi säilyttää kutakin tietotyyppiä ja vastata henkilön pyyntöön nähdä tai poistaa hänen tietonsa.

Saatavuus: kaikki profiilit. Vain järjestelmänvalvojat.

Edellytykset

• Sinulla on Omistaja- tai Ylläpitäjä-rooli.
• Henkilön pyynnön osalta tiedät sähköpostiosoitteen tai puhelinnumeron, joka AurionAI:lla on kyseiselle henkilölle.

Vie kaikki organisaatiosi tiedot

1. Valitse yläpalkista nimesi tai kuvasi avataksesi käyttäjävalikon.
2. Valitse Organisaatioasetukset.
3. Siirry Tietojen vienti-korttiin.
4. Valitse Pyydä vientiä.

AurionAI näyttää Vienti pyydetty ja lisää rivin taulukkoon. Tila siirtyy tilasta Odottaa tilaan Käsitellään ja sitten tilaan Valmis. Vienti on ZIP-tiedosto.

Kun vienti on valmis, AurionAI lähettää sähköpostiviestin latauslinkin kanssa sitä pyytäneelle henkilölle. Linkki on voimassa 7 päivää.

Avaa tietosuoja-asetukset

1. Siirry Organisaatioasetukset-sivulla Tietosuoja ja säilytys-korttiin.
2. Valitse Avaa tietosuoja-asetukset.

Sivulla on kaksi osaa: säilytysajat ja rekisteröityjen pyynnöt.

Vastaa pyyntöön nähdä henkilötiedot

Henkilö voi pyytää tietoa siitä, mitä tietoja hänestä on tallennettu. AurionAI valmistelee viennin kyseisen henkilön tiedoista.

1. Valitse Rekisteröityjen pyynnöt-osiossa Uusi pyyntö.
2. Valitse Pyynnön tyyppi-kohdassa Pääsy (tietojen vienti).
3. Syötä henkilön Sähköposti, Puhelin (valinnainen) tai molemmat.
4. Valitse Luo vientipyyntö.

Pyyntö näkyy taulukossa. Määräaika näyttää päivämäärän, johon mennessä sinun on vastattava: 30 päivää pyynnön jälkeen. Kun vienti on valmis, valitse Lataa sen rivillä. Viennin voi ladata, kunnes se vanhenee.

Poista henkilön tiedot

Henkilö voi pyytää sinua poistamaan hänen tietonsa.

1. Valitse Rekisteröityjen pyynnöt-osiossa Uusi pyyntö.
2. Valitse Pyynnön tyyppi-kohdassa Poisto (tietojen poistaminen).
3. Syötä henkilön Sähköposti, Puhelin (valinnainen) tai molemmat.
4. Valinnainen: syötä Syy-kenttään syy, esimerkiksi GDPR:n artikla.
5. Valitse Poista tiedot.
6. Lue varoitus. Siinä kerrotaan, että AurionAI poistaa pysyvästi kaikki tämän henkilön tiedot: puhelut, transkriptiot, tiketit ja todennustietueet. Tätä ei voi kumota.
7. Valitse Vahvista poisto.

Pyyntö näkyy taulukossa tilansa kanssa.

Määritä tietojen säilytysaika

Säilytysajat (päivää)-kortti määrittää, kuinka monta päivää organisaatiosi säilyttää kutakin tietotyyppiä. AurionAI poistaa päivittäin tiedot, jotka ovat tätä päivämäärää vanhempia:

• Viestit: ratkaistujen ja suljettujen keskustelujen viestien teksti poistetaan käännöksineen. Keskustelu säilyy. Kun kaikki keskustelun viestit on poistettu, myös sen esikatselu ja tekoälyanalyysi poistetaan.
• Litteroinnit: päättyneiden puhelujen osalta transkriptio, puhelun yhteenveto, puhelun yhteydessä tallennetut soittajan sanat, tiimin muistiinpanot puhelusta sekä eskalaatiotietueet (muistiinpanot, soittajan puhelinnumero ja käyttäjätunnus) poistetaan.
• Liitteet: ratkaistujen ja suljettujen keskustelujen tiedostot poistetaan.

Avoimia keskusteluja ja käynnissä olevia puheluita ei muuteta. Puhelutallenteita ei poisteta tällä kortilla: ne noudattavat puhelutallenneasetusten säilytysaikaa. Lue Puhelutallenne. Tarkastustapahtumiakaan ei poisteta tällä kortilla: AurionAI säilyttää ne vähintään 365 päivää.

Kunnes organisaatiosi järjestelmänvalvoja tallentaa säilytysajat tällä kortilla, kortti ilmoittaa, että automaattinen poisto ei ole aktiivinen, eikä mitään poisteta. Tämä koskee myös uutta organisaatiota: näytetyt luvut ovat vakioarvoja, eivät valintoja.

1. Syötä kullekin tietotyypille päivien määrä väliltä 1–3650.
2. Valitse Tallenna säilytysasetukset. Automaattinen poisto alkaa seuraavasta päivittäisestä ajosta.

Tulos

Vienti, tietopyyntö tai poistopyyntö näkyy omassa taulukossaan tilansa kanssa. Tallennetut säilytysajat näyttävät viestin Säilytysasetukset päivitetty.

Jos jokin menee pieleen

• Viesti "Provide an email or phone number." näkyy. Syötä vähintään toinen kahdesta.
• Viesti "No data subject found" näkyy. AurionAI:lla ei ole henkilöä tällä sähköpostiosoitteella tai puhelinnumerolla. Tarkista arvo.
• Viesti kertoo, että useita henkilöitä löytyy. Useammalla kuin yhdellä henkilöllä on tämä sähköpostiosoite tai puhelinnumero. Käytä toista arvoa tai ota yhteyttä AurionAI-tukeen.
• Viesti kertoo, että sähköposti ja puhelin vastaavat eri rekisteröityjä. Kaksi arvoa kuuluvat eri henkilöille. Syötä vain toinen niistä.
• Rivillä näkyy virhe. Virhe-sarake näyttää syyn. Luo uusi pyyntö korjattuasi syyn.
• Tietovientisähköposti ei saapunut. Pyydä viennin pyytänyttä henkilöä tarkistamaan roskapostikansio. Sähköposti lähetetään kyseisen henkilön osoitteeseen.
• Haluat poistaa koko organisaatiosi. Kojelaudassa ei ole tähän vaihtoehtoa. Ota yhteyttä AurionAI-tukeen.

Aiheeseen liittyvät artikkelit

• Yritysprofiili ja vuokralaisen asetukset
• Kutsu ja hallinnoi käyttäjiä
• Puhelutallenne
• Hanki apua