Approbations de flux de travail

Un workflow peut s'arrêter et attendre qu'une personne approuve ou rejette l'étape suivante. La page Approbations en attente liste les demandes que vous pouvez décider. L'exécution reprend dès que la demande est traitée.

Disponibilité : Profils Helpdesk et AI Voice + Helpdesk. Administrateurs uniquement.

Prérequis

• Vous avez le rôle Propriétaire ou Administrateur. Les autres utilisateurs voient Accès refusé.
• Votre organisation utilise le profil Helpdesk ou AI Voice + Helpdesk.
• Un workflow publié possède un nœud Approbation. Consultez Créer des workflows.

Configurer une étape d'approbation

1. Ouvrez le workflow et ajoutez un nœud Approbation depuis la palette.
2. Sélectionnez le nœud. Dans Approbateur, choisissez N'importe quel agent, Agents spécifiques, Chef d'équipe ou Responsable. Avec Agents spécifiques, sélectionnez les personnes dans Sélectionner des agents.
3. Choisissez le Mode d'approbation :
   • Unique (un seul approbateur) : Tous les approbateurs voient la demande en même temps ; la première personne qui approuve ou rejette décide.
   • Séquentiel (chaîne ordonnée) : Les approbateurs sont sollicités un par un, dans l'ordre ci-dessous. La dernière approbation valide la demande ; un seul rejet y met fin et les personnes suivantes ne sont jamais sollicitées.
   • Parallèle (quorum) : Tous les approbateurs voient la demande en même temps. Elle est approuvée lorsque le quorum est atteint, et rejetée seulement lorsque le quorum ne peut plus être atteint.
4. Définissez Délai (heures) (par défaut 24) et En cas de délai dépassé : Expirer (échec du workflow), Approbation automatique, Rejet automatique ou Escalader au niveau suivant.
5. Facultatif : rédigez les Instructions pour l'approbateur.
6. Enregistrez et publiez le workflow.

Qui peut décider

AurionAI accepte une décision de la part d'une personne désignée dans la demande :

• Agents spécifiques : les personnes que vous avez sélectionnées. Elles reçoivent également une notification dans AurionAI et un e-mail contenant un lien pour décider. Les autres types d'approbateurs n'envoient aucune notification.
• Séquentiel (chaîne ordonnée) : uniquement la personne dont c'est le tour.
• Chef d'équipe : les utilisateurs qui sont responsables d'une équipe.
• N'importe quel agent : les utilisateurs ayant le rôle Agent.
• Responsable : les utilisateurs ayant le rôle Superviseur.

Les utilisateurs ayant le rôle Propriétaire ou Administrateur peuvent également décider de toutes les demandes en mode Unique (un seul approbateur), quelle que soit la personne désignée. Une demande en mode Séquentiel (chaîne ordonnée) ou Parallèle (quorum) ne prend en compte que les personnes qu'elle désigne.

La page Approbations en attente se trouve sous Paramètres, donc seuls les administrateurs peuvent l'ouvrir. Elle affiche à un administrateur toutes les demandes en mode Unique (un seul approbateur), et une demande en mode Séquentiel (chaîne ordonnée) ou Parallèle (quorum) uniquement lorsqu'elle le désigne. Les agents et les superviseurs ne peuvent pas ouvrir cette page ; ainsi, en mode Unique (un seul approbateur), un administrateur traite les demandes pour N'importe quel agent, Chef d'équipe et Responsable. En mode Séquentiel (chaîne ordonnée) ou Parallèle (quorum), personne ne peut décider d'une demande pour ces types d'approbateurs : utilisez le mode Unique (un seul approbateur), ou choisissez Agents spécifiques.

Décider d'une demande

1. Ouvrez Paramètres, puis Workflows.
2. Sélectionnez Approbations en attente.
3. Lisez la demande : le nom de l'étape ou du workflow, la date de la demande, l'échéance, le Approbateur requis et les Instructions. Pour voir le workflow, sélectionnez Voir le workflow.
4. Facultatif : saisissez un commentaire dans Commentaire facultatif….
5. Sélectionnez Approuver ou Rejeter.

La demande disparaît de la liste. Lorsqu'il ne reste aucune demande, la page affiche Aucune approbation en attente.

Résultat

AurionAI reprend l'exécution avec votre décision. Avec les modes Séquentiel (chaîne ordonnée) ou Parallèle (quorum), la demande reste ouverte jusqu'à ce que la chaîne ou le quorum se prononce. Pour voir le résultat, ouvrez le workflow en mode Surveiller. Consultez Créer des workflows.

En cas de problème

• La liste est vide, mais une exécution attend une approbation. La demande utilise le mode Séquentiel (chaîne ordonnée) ou Parallèle (quorum) et ne vous désigne pas. Vérifiez les paramètres d'approbateur du nœud.
• « Caller is not a designated approver ». La demande utilise le mode Séquentiel (chaîne ordonnée) ou Parallèle (quorum) et ne vous désigne pas, ou ce n'est pas votre tour dans une chaîne séquentielle.
• « Approval request has expired ». Le délai d'expiration est dépassé. Le paramètre En cas de délai dépassé a déterminé le résultat.
• « Approval request not found or already decided ». Quelqu'un d'autre a décidé en premier. Sélectionnez Actualiser.
• « You have already voted on this approval request. Each approver may vote once. » En mode Parallèle (quorum), vous avez déjà voté. Attendez les autres approbateurs.

Articles connexes

• Créer des workflows
• Équipes
• Inviter et gérer les utilisateurs