Créer des workflows

Un workflow effectue automatiquement des tâches pour votre équipe. Il démarre sur un déclencheur, par exemple une nouvelle conversation ou une planification, puis exécute des étapes : conditions, actions, étapes IA, approbations et plus encore. Vous créez des workflows sur un canevas dans la page Workflows et les publiez lorsqu'ils sont prêts.

Disponibilité : Profils Helpdesk et AI Voice + Helpdesk. Administrateurs uniquement.

Prérequis

• Vous avez le rôle Propriétaire ou Administrateur. Les autres utilisateurs voient Accès refusé.
• Votre organisation utilise le profil Helpdesk ou AI Voice + Helpdesk.
• Utilisez un écran de bureau ou d'ordinateur portable. Sur un téléphone, vous pouvez uniquement consulter un workflow.

Limites du plan

Une organisation sans abonnement actif bénéficie des limites Essentiel. Les workflows désactivés et archivés ne sont pas comptabilisés. Les exécutions de test et les exécutions à blanc ne sont pas comptées comme des exécutions. La barre en haut de la page affiche votre utilisation des deux limites. Pour les tarifs, consultez aurionai.net/pricing.

Ouvrir la page

1. Dans la barre latérale, sélectionnez Paramètres.
2. Ouvrez la catégorie Système.
3. Sélectionnez Workflows.

L'onglet Mes workflows liste vos workflows avec Statut, Version, Dernière exécution, Taux de réussite et Exécutions. Utilisez le champ de recherche et les boutons Statut : pour trouver un workflow.

Créer un workflow

Pour démarrer depuis un canevas vide :

1. Sélectionnez Nouveau workflow.

Pour démarrer depuis un workflow prêt à l'emploi :

1. Sélectionnez Galerie de modèles.
2. Trouvez un modèle. Vous pouvez rechercher et trier la liste.
3. Sélectionnez Utiliser le modèle.

Dans les deux cas, AurionAI crée un brouillon et l'ouvre dans l'éditeur.

Construire le canevas

1. Dans le panneau de droite, sous Paramètres du workflow, saisissez le Nom et une Description facultative. AurionAI enregistre ces deux champs automatiquement.
2. Dans Palette de nœuds, ajoutez un nœud Déclencheur. Chaque workflow en nécessite un.
3. Sélectionnez le nœud déclencheur et choisissez son Type de déclencheur. La section suivante explique les types.
4. Ajoutez les étapes suivantes depuis la palette et connectez-les sur le canevas. Par exemple, un nœud Condition crée des branches selon les valeurs de champs, et un nœud Action modifie un enregistrement ou envoie un message.
5. Sélectionnez chaque nœud et renseignez ses paramètres dans le panneau de droite. Chaque nœud dispose d'un bouton d'aide qui explique ses options.
6. Sélectionnez Enregistrer le brouillon.

Le canevas n'est pas enregistré automatiquement. La barre d'outils affiche Non enregistré lorsque vous avez des modifications non enregistrées.

La palette regroupe les nœuds dans Contrôle de flux, Logique, IA, Transformation de données et Code et HTTP. Un nœud Approbation met l'exécution en pause jusqu'à ce que quelqu'un prenne une décision. Consultez Approbations de workflow.

Choisir un déclencheur

• Basé sur un événement : Démarre quand quelque chose se produit sur une conversation — par exemple l'ajout d'une note — ou quand un agent clique sur le bouton d'action de ce workflow. Choisissez un ou plusieurs Types d'événements dans les groupes Conversation, SLA, Approbation et Contact / Entreprise. Pour afficher le workflow sous forme de bouton dans la boîte de réception, activez Afficher comme bouton d'action dans les conversations.
• Webhook : Démarre quand un autre système envoie une requête HTTP signée à l'adresse ci-dessous. Copiez le URL du webhook et le Secret HMAC dans l'autre système. La requête doit être signée avec HMAC-SHA256 et contenir un horodatage dans un délai de 5 minutes.
• Planification : Démarre selon un minuteur — toutes les quelques minutes, heures ou jours, ou aux heures définies par une expression cron. Choisissez Intervalle fixe ou Expression Cron, ainsi que le Fuseau horaire.
• Délai basé sur l'activité : Démarre pour chaque conversation qui attend depuis plus longtemps que le seuil — ouvertes ou en attente, ou résolues et fermées quand le champ est « Date de résolution ». Les conversations sont vérifiées toutes les 5 minutes. La valeur par défaut de Seuil (minutes) est 1440 (24 heures).
• Déclenché par un workflow : Démarre uniquement quand un autre workflow l'exécute avec une étape « Déclencher le workflow ».

Pour les déclencheurs d'événements, Fréquence détermine la fréquence à laquelle une conversation ou un contact peut démarrer le workflow. Ordre d'exécution et Arrêter le traitement des workflows de rang inférieur déterminent ce qui se passe lorsque plusieurs workflows correspondent au même événement.

Tester avant de publier

1. Corrigez chaque élément dans Problèmes de validation. La barre d'outils affiche le nombre de problèmes.
2. Enregistrez le brouillon, puis sélectionnez Test simulé. Une exécution à blanc simule le workflow. Les actions ne s'exécutent pas.
3. Sélectionnez Surveiller pour voir l'exécution à blanc dans Historique d'exécution. Définissez le filtre d'exécution sur Exécution à blanc.

Après la première publication, Test exécute le workflow publié avec une charge utile que vous saisissez. Chaque étape s'exécute réellement, y compris les e-mails et les appels HTTP. Les exécutions de test sont masquées de l'historique des exécutions par défaut et ne sont pas comptabilisées dans vos exécutions.

Publier

1. Sélectionnez Publier. AurionAI enregistre d'abord vos modifications.
2. Dans la boîte de dialogue, sélectionnez Publier le workflow.

AurionAI affiche Workflow publié. Le statut devient Publié. Chaque publication crée une nouvelle version.

Lorsque vous modifiez un workflow publié, vous modifiez un brouillon par-dessus la version en ligne. La version en ligne continue de s'exécuter jusqu'à ce que vous publiiez à nouveau. Pour supprimer le brouillon, sélectionnez Supprimer le brouillon.

Surveiller les exécutions et les versions

1. Ouvrez le workflow et sélectionnez Surveiller.
2. Dans Historique d'exécution, sélectionnez une exécution pour voir chaque étape, son entrée et sa sortie. La liste se rafraîchit toutes les 5 secondes.
3. Pour relancer, utilisez Ré-exécuter. Les actions déjà exécutées ne sont pas annulées.
4. Dans Historique des versions, sélectionnez Restaurer sur une version antérieure. AurionAI la copie dans le brouillon. Publiez pour la mettre en ligne.

Gérer les workflows

Dans l'onglet Mes workflows, la colonne Commandes propose :

• Dupliquer : faire une copie.
• Publier : publier un brouillon ou un workflow désactivé.
• Désactiver : arrêter le workflow. Confirmez avec Désactiver le workflow.
• Supprimer : supprimer le workflow et toutes ses versions. Saisissez le nom du workflow, puis sélectionnez Supprimer le workflow. Cette action est irréversible.

Les workflows système du cycle de vie ne peuvent pas être supprimés. Vous pouvez les désactiver ou les dupliquer.

Désactiver en toute sécurité

Désactivez un workflow plutôt que de le supprimer. Un workflow désactivé ne démarre plus sur de nouveaux événements. Les exécutions déjà démarrées se terminent sur la version actuelle. Pour l'utiliser à nouveau, publiez-le.

Résultat

Un workflow publié démarre au prochain déclencheur correspondant. Les exécutions démarrées avant une nouvelle publication se terminent sur la version précédente.

En cas de problème

• Ajoutez au moins un nœud de déclencheur avant de publier. Ajoutez un nœud Déclencheur.
• Le bouton Publier n'est pas actif. Ouvrez Problèmes de validation et corrigez les problèmes bloquants.
• Vous ne pouvez pas créer un workflow en raison de la limite. Supprimez ou désactivez les workflows que vous n'utilisez pas, ou changez votre plan. Consultez Plans et limites.
• Les exécutions échouent avec « Quota dépassé ». Votre organisation a utilisé toutes les exécutions de la période de facturation. Les nouvelles exécutions reprennent à la prochaine période, ou après un changement de plan.
• La publication est refusée en raison d'un modèle IA. Le choix d'un modèle sur un nœud IA est une fonctionnalité Enterprise. Sur les autres plans, définissez le modèle sur Par défaut (configuration du locataire).
• Une action Définir le statut est refusée. Les workflows ne peuvent pas définir les statuts Fermé, Résolu, Résolu par IA ou Fermeture automatique. Choisissez un autre statut.
• Seuls les workflows publiés peuvent être testés. Publiez d'abord le workflow, ou utilisez Test simulé.

Articles connexes

• Approbations de workflow
• Routage intelligent
• Équipes
• Champs personnalisés
• Plans et limites