Exportación y eliminación de datos (privacidad)
AurionAI le ayuda a cumplir con sus obligaciones de protección de datos, por ejemplo en virtud del RGPD. Puede exportar todos los datos de su organización, establecer durante cuánto tiempo su organización conserva cada tipo de datos y responder a la solicitud de una persona para ver o eliminar sus datos.
Disponibilidad: todos los perfiles. Solo administradores.
Requisitos previos
- Tiene el rol Propietario o Administrador.
- Para una solicitud de una persona, conoce la dirección de correo electrónico o el número de teléfono que AurionAI tiene registrado para esa persona.
Exportar todos los datos de su organización
- En la barra superior, seleccione su nombre o imagen para abrir el menú de usuario.
- Seleccione Configuración de inquilinos.
- Vaya a la tarjeta Exportación de datos.
- Seleccione Solicitar exportación.
AurionAI muestra Exportación solicitada y añade una fila a la tabla. El Estado pasa de Pendiente a Procesando y luego a Listo. La exportación es un archivo ZIP.
Cuando la exportación esté lista, AurionAI envía un correo electrónico con un enlace de descarga a la persona que la solicitó. El enlace es válido durante 7 días.
Abrir la configuración de privacidad
- En la página Configuración de inquilinos, vaya a la tarjeta Privacidad y conservación.
- Seleccione Abrir configuración de privacidad.
La página tiene dos partes: los períodos de retención y las solicitudes de interesados.
Responder a una solicitud de acceso a datos personales
Una persona puede solicitar qué datos tiene usted sobre ella. AurionAI prepara una exportación de los datos de esa persona.
- En Solicitudes de los interesados, seleccione Nueva solicitud.
- En Tipo de solicitud, seleccione Acceso (exportación de datos).
- Introduzca el Correo electrónico de la persona, el Teléfono (opcional), o ambos.
- Seleccione Crear solicitud de exportación.
La solicitud aparece en la tabla. Vencimiento muestra la fecha límite para responder: 30 días después de la solicitud. Cuando la exportación esté lista, seleccione Descargar en su fila. La exportación puede descargarse hasta que caduque.
Eliminar los datos de una persona
Una persona puede pedirle que borre sus datos.
- En Solicitudes de los interesados, seleccione Nueva solicitud.
- En Tipo de solicitud, seleccione Eliminación (borrar datos).
- Introduzca el Correo electrónico de la persona, el Teléfono (opcional), o ambos.
- Opcional: en Motivo, introduzca el motivo, por ejemplo el artículo del RGPD.
- Seleccione Eliminar datos.
- Lea el aviso. Indica que AurionAI elimina de forma permanente todos los datos de esta persona: llamadas, transcripciones, tickets y registros de autenticación. Esta acción no se puede deshacer.
- Seleccione Confirmar eliminación.
La solicitud aparece en la tabla con su estado.
Establecer durante cuánto tiempo se conservan los datos
La tarjeta Plazos de conservación (días) establece cuántos días conserva su organización cada tipo de datos. Cada día, AurionAI elimina los datos que sean más antiguos que este número de días:
- Mensajes: el texto de los mensajes en conversaciones resueltas y cerradas se borra, junto con sus traducciones. La conversación permanece. Cuando se borran todos los mensajes de una conversación, también se borran su vista previa y el análisis de IA.
- Transcripciones: para las llamadas finalizadas, se borran la transcripción, el resumen de la llamada, las palabras del interlocutor conservadas con la llamada, las notas de su equipo sobre la llamada y los registros de escalado (sus notas, el número de teléfono del interlocutor y el ID de usuario).
- Archivos adjuntos: los archivos adjuntos en conversaciones resueltas y cerradas se eliminan.
Las conversaciones abiertas y las llamadas que aún están en curso no se modifican. Las grabaciones de llamadas no se eliminan mediante esta tarjeta: siguen el período configurado en los ajustes de grabación de llamadas. Consulte Grabación de llamadas. Los eventos de auditoría tampoco se eliminan mediante esta tarjeta: AurionAI los conserva durante al menos 365 días.
Hasta que un administrador de su organización guarde los períodos en esta tarjeta, la tarjeta indica que la eliminación automática no está activa y no se elimina nada. Esto también se aplica a una organización nueva: los números que se muestran son los valores estándar, no una elección.
- Para cada tipo de datos, introduzca un número de días entre 1 y 3650.
- Seleccione Guardar la configuración de conservación. La eliminación automática comienza con la siguiente ejecución diaria.
Resultado
La exportación, la solicitud de acceso o la solicitud de eliminación aparece en su tabla con su estado. Los períodos de retención guardados muestran el mensaje Configuración de conservación actualizada.
Si algo va mal
- Aparece el mensaje «Proporcione un correo electrónico o número de teléfono». Introduzca al menos uno de los dos.
- Aparece el mensaje «No se encontró ningún interesado». AurionAI no tiene ninguna persona con esta dirección de correo electrónico o número de teléfono. Compruebe el valor.
- El mensaje indica que varias personas coinciden. Más de una persona tiene esta dirección de correo electrónico o número de teléfono. Utilice el otro valor o póngase en contacto con el soporte de AurionAI.
- El mensaje indica que el correo electrónico y el teléfono corresponden a interesados diferentes. Los dos valores pertenecen a personas distintas. Introduzca solo uno de ellos.
- Una fila muestra un error. La columna Error muestra el motivo. Cree una nueva solicitud después de corregir la causa.
- El correo electrónico de exportación de datos no ha llegado. Pida a la persona que solicitó la exportación que compruebe la carpeta de spam. El correo electrónico se envía a la dirección de esa persona.
- Desea eliminar toda su organización. El panel no dispone de esta opción. Póngase en contacto con el soporte de AurionAI.
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