Pisz wewnętrzne notatki i wspominaj współpracowników

Kto to widzi: Skrzynka odbiorcza — profile Helpdesk i AI Voice + Helpdesk. Role: Agent, Kierownik, Administrator i Właściciel mogą pisać notatki. Użytkownicy Tylko odczyt mogą czytać notatki, ale nie mogą ich pisać.

Notatka to wiadomość dodawana do rozmowy. Istnieją dwa rodzaje:

• Notatka prywatna jest przeznaczona wyłącznie dla Twojego zespołu. Klient nigdy jej nie zobaczy. Używaj jej do dzielenia się informacjami, proszenia kolegi o pomoc lub zapisywania tego, co zrobiłeś.
• Notatka publiczna jest wysyłana do klienta, podobnie jak odpowiedź, i klient może ją zobaczyć. W rozmowie e-mailowej trafia na adres e-mail kontaktu wraz z Twoim podpisem.

Ten artykuł pokazuje, jak napisać notatką prywatną i jak oznaczyć kolegę, aby otrzymał powiadomienie.

Wymagania wstępne

• Twoja organizacja korzysta z profilu Helpdesk lub AI Voice + Helpdesk.
• Twoja podstawowa rola to Agent, Kierownik, Administrator lub Właściciel, albo dodatkowa rola przyznaje Ci uprawnienie Zarządzanie konwersacjami. Przeczytaj Co Twoja rola umożliwia w skrzynce odbiorczej.
• Otworzyłeś rozmowę z poziomu Skrzynka odbiorcza, a nie z linku kończącego się na shared=1.

Kroki

Napisz notatką prywatną

1. Otwórz rozmowę.
2. Poniżej wiadomości wybierz zakładkę Notatka prywatna. Pole zmienia kolor na bursztynowy i wyświetla Ta notatka jest widoczna tylko dla agentów.
3. Wpisz swoją notatkę.
4. Wybierz Wyślij lub naciśnij Ctrl+Enter (Cmd+Enter na Macu).

Aby napisać notatkę dotyczącą jednej wiadomości, wskaż wiadomość i wybierz ikonę notatki Notatka o tej wiadomości. Pole przełącza się na notatkę prywatną.

Wewnątrz pola notatki przyciski Prywatna i Publiczna przełączają między dwoma rodzajami. Sprawdź, który jest podświetlony przed wysłaniem.

Oznacz kolegę

1. W notatce wpisz @ i pierwsze litery imienia lub nazwiska kolegi.
2. Pojawi się lista aktywnych członków zespołu. Wybierz swojego kolegę. Jego imię pojawi się jako kolorowa etykieta w tekście.
3. Dokończ notatkę i wyślij ją.

Możesz oznaczyć kilku kolegów w jednej notatce. Wiadomość potwierdza, kogo oznaczyłeś.

Wynik

• Notatka pojawia się w rozmowie z etykietą Notatka prywatna. Widzą ją tylko osoby, które mogą otworzyć rozmowę w skrzynce odbiorczej.
• Każdy oznaczony kolega otrzymuje powiadomienie @wzmianka w konwersacji, jeśli go nie wyłączył. W e-mailu z powiadomieniem link otwiera rozmowę przy Twojej notatce. Nie otrzymujesz powiadomienia, gdy oznaczysz siebie. Przeczytaj Powiadomienia.
• Jeśli rozmowa jest nadal w toku (na przykład otwarta, oczekująca lub odłożona), napisanie notatki czyni Cię jej osobą przypisaną, podobnie jak odpowiedź. Przeczytaj Przejmij lub przypisz rozmowę.

Jeśli coś pójdzie nie tak

• Pole notatki jest szare i nie możesz pisać. Twoja rola nie pozwala na pisanie notatek lub otworzyłeś link kończący się na shared=1. Przeczytaj Co Twoja rola umożliwia w skrzynce odbiorczej.
• Kolega nie jest na liście @. Lista pokazuje tylko aktywnych członków zespołu, których imię lub adres e-mail pasuje do wpisanego tekstu. Wpisz więcej liter lub sprawdź pisownię. Jeśli osoba nadal nie jest widoczna, skontaktuj się z administratorem.
• Przez pomyłkę wysłałeś notatkę publiczną. Wysłanej wiadomości nie można cofnąć: klient mógł ją już otrzymać. Poinformuj swój zespół i w razie potrzeby wyślij klientowi sprostowanie.
• Brakuje zakładki Notatka publiczna. Rozmowy, które nie mogą otrzymywać odpowiedzi, takie jak zapisy połączeń i zarchiwizowane rozmowy, akceptują tylko notatki prywatne. W tych rozmowach pole notatki nie wyświetla również Publiczna.
• Oznaczony kolega twierdzi, że nie otrzymał powiadomienia. Mógł wyłączyć @wzmianka w konwersacji w swoim profilu. Przeczytaj Powiadomienia.

Powiązane artykuły

• Odpowiedź przez e-mail
• Odpowiedź na WhatsApp
• Przejmij lub przypisz rozmowę
• Powiadomienia
• Użyj pomocy AI w rozmowie