Przejdź do treści
AurionAI

Odpowiedz przez e-mail

6 min czytaniaAutor: Emmanuel Yazbeck

Kto to widzi: Skrzynka odbiorcza — profile Helpdesk i AI Voice + Helpdesk. Role: Agent, Kierownik, Administrator i Właściciel mogą odpowiadać. Użytkownicy z rolą Tylko odczyt widzą pole odpowiedzi, ale nie mogą w nim pisać. Tylko Kierownik, Administrator i Właściciel mogą odpowiadać w imieniu współpracownika.

Pole odpowiedzi znajduje się poniżej wiadomości w konwersacji. Konwersacje e-mail, czat i web widget korzystają z tego samego pola odpowiedzi e-mail z listą odbiorców. Ten artykuł pokazuje, jak napisać i wysłać odpowiedź e-mail, dodać kopie i załączniki, przetłumaczyć odpowiedź oraz przekazać konwersację dalej. W przypadku WhatsApp przeczytaj Odpowiadanie przez WhatsApp.

Wymagania wstępne

  • Twoja organizacja korzysta z profilu Helpdesk lub AI Voice + Helpdesk.
  • Twoja podstawowa rola to Agent, Kierownik, Administrator lub Właściciel, albo dodatkowa rola przyznaje Ci uprawnienie Zarządzanie konwersacjami. Przeczytaj Co Twoja rola umożliwia w skrzynce odbiorczej.
  • Konwersację otworzyłeś z poziomu Skrzynka odbiorcza, a nie z linku kończącego się na shared=1.
  • Twoja organizacja ma podłączoną skrzynkę pocztową do wysyłania e-maili. Jeśli jej nie ma, odpowiedź zostanie zapisana, ale nie wysłana — skontaktuj się z administratorem. Przeczytaj Podłącz skrzynkę e-mail.

Kroki

  1. Otwórz konwersację.
  2. Poniżej wiadomości sprawdź, czy wybrana jest karta Odpowiedz.
  3. Sprawdź odbiorców. Pole Do zawiera już adres e-mail klienta, jeśli kontakt go posiada. Aby dodać adres, wpisz go i naciśnij Enter, przecinek lub Tab. Aby usunąć adres, wybierz małe x przy nim.
  4. Wpisz odpowiedź w polu tekstowym. Jeśli Twój profil ma podpis, AurionAI dodaje go poniżej Twojego tekstu. Przeczytaj Skonfiguruj swój profil do pracy agenta.
  5. Wybierz Wyślij odpowiedź. Możesz też nacisnąć Ctrl+Enter lub Cmd+Enter na Macu w polu tekstowym.

Pole odpowiedzi e-mail z odbiorcami, paskiem tłumaczenia, polem tekstowym i przyciskiem wysyłania

Wyślij odpowiedź pozostaje szary, gdy pole Do jest puste.

Dodaj kopie

  • Aby wysłać kopię, wybierz DW obok pola Do i dodaj adresy. Aby wysłać ukrytą kopię, wybierz UDW.
  • Jeśli ostatni e-mail klienta był wysłany również do innych osób, pojawi się link Odpowiedz wszystkim. Wybierz go, aby dodać te osoby jako kopie. Adresy, które już wpisałeś, pozostają.
  • Każde pole przyjmuje maksymalnie 50 adresów.

Dołącz pliki

  1. Na pasku nad polem tekstowym wybierz Załącz i wybierz jeden lub więcej plików.
  2. Każdy plik pojawia się jako mała etykieta z nazwą i rozmiarem. Podczas przesyłania pliku etykieta pokazuje trzy kropki.
  3. Poczekaj na zakończenie przesyłania przed wysłaniem. Aby usunąć plik, wybierz x na jego etykiecie.

Możesz też wkleić obraz bezpośrednio do pola tekstowego.

Przetłumacz odpowiedź

Gdy AurionAI zna język klienta, niebieski pasek nad polem odpowiedzi pokazuje Język klienta: i ten język. Opcja Przetłumacz na: jest wtedy już ustawiona na język klienta.

  • Pisz w swoim języku. Podczas wysyłania AurionAI tłumaczy Twoją odpowiedź na język wybrany w Przetłumacz na:. Jeśli już pisałeś w tym języku, tekst zostanie wysłany bez zmian.
  • Aby wysłać tekst bez tłumaczenia, wybierz Brak.

Wyślij i zmień status

Wybierz małą strzałkę obok Wyślij odpowiedź, aby zobaczyć więcej opcji, na przykład Wyślij i rozwiąż. AurionAI najpierw wysyła Twoją odpowiedź. Status zmienia się dopiero po pomyślnym wysłaniu odpowiedzi. Lista pokazuje tylko opcje dozwolone przez Twoją rolę i bieżący status. Artykuł Uśpij, rozwiąż, zarchiwizuj lub usuń konwersację wyjaśnia poszczególne statusy.

Odpowiedz w imieniu współpracownika

Wymagane: podstawowa rola Kierownik, Administrator lub Właściciel.

  1. Nad polem odpowiedzi znajdź Wyślij jako. Pokazuje We własnym imieniu.
  2. Wybierz współpracownika. Pojawi się tekst W imieniu.
  3. Napisz i wyślij odpowiedź.

Odpowiedź pokazuje współpracownika jako autora. Jeśli konwersacja jest nadal w toku, zostaje przypisana do współpracownika, a nie do Ciebie. Historia konwersacji odnotowuje, że to Ty ją wysłałeś. Wybór wraca do We własnym imieniu po otwarciu innej konwersacji.

Przekaż konwersację dalej

  1. Wybierz kartę Przekaż. Aby przekazać jedną wiadomość, wskaż ją i zamiast tego wybierz ikonę strzałki Przekaż dalej: wiadomość zostanie skopiowana do przekazania wraz z nadawcą, datą i tematem.
  2. Otworzy się okno Przekaż rozmowę. Wpisz jeden lub więcej adresów w pierwszym polu, oddzielonych przecinkami. W razie potrzeby dodaj kopie w kolejnych polach.
  3. Dodaj swoją wiadomość.
  4. Wybierz Wyślij.

Przekazanie trafia tylko do wpisanych adresów. Klient go nie otrzymuje. Karta Przekaż jest dostępna tylko w konwersacjach e-mail, czat i web widget.

Wersje robocze

AurionAI zapisuje to, co wpisujesz, jako wersję roboczą w tej przeglądarce, dla każdej konwersacji. Po powrocie wersja robocza nadal tam jest. Aby ją usunąć, wybierz Odrzuć szkic. Wersja robocza nie jest przenoszona do innej przeglądarki ani komputera.

Wynik

  • Twoja odpowiedź pojawia się na końcu konwersacji. Poniżej niej Wysłano potwierdza, że skrzynka pocztowa ją przyjęła.
  • W konwersacji czat lub web widget klient może również zobaczyć Twoją odpowiedź w oknie czatu.
  • Jeśli konwersacja jest nadal w toku (na przykład otwarta, oczekująca lub uśpiona), stajesz się jej osobą przypisaną. Rozwiązana lub zamknięta konwersacja zachowuje dotychczasową osobę przypisaną. Przeczytaj Przejmij lub przypisz konwersację.

Jeśli coś pójdzie nie tak

  • Pole odpowiedzi jest szare i nie możesz pisać. Twoja rola nie pozwala na odpowiadanie lub otworzyłeś link kończący się na shared=1. Przeczytaj Co Twoja rola umożliwia w skrzynce odbiorczej.
  • Wyślij odpowiedź pozostaje szary. Dodaj co najmniej jeden adres w polu Do. Jeśli kontakt nie ma adresu e-mail, poproś klienta o jego podanie.
  • Adres powoduje, że pole staje się czerwone. Tekst nie jest prawidłowym adresem e-mail. Popraw go, a następnie naciśnij Enter.
  • Pojawia się komunikat z prośbą o poczekanie na zakończenie przesyłania załącznika. Plik jest nadal przesyłany. Poczekaj, aż jego etykieta pokaże rozmiar bez trzech kropek, a następnie wyślij ponownie.
  • Pojawia się komunikat Odpowiedź zapisana, ale niedostarczona. Twoja odpowiedź została zapisana w konwersacji, ale nie została wysłana. Komunikat podaje przyczynę, na przykład odłączoną skrzynkę pocztową lub klienta, który zrezygnował z subskrypcji. Odpowiedź pokazuje Nie udało się dostarczyć. Po usunięciu przyczyny wybierz Spróbuj ponownie przy odpowiedzi. Jeśli przyczyna leży w ustawieniach e-mail Twojej organizacji, skontaktuj się z administratorem. Przeczytaj Podłącz skrzynkę e-mail.
  • Odpowiedź pokazuje Nie wysłano. AurionAI nie wysłał jej, na przykład dlatego, że nie było adresu odbiorcy lub klient zrezygnował z subskrypcji. Wskaż etykietę, aby odczytać przyczynę.
  • Pole odpowiedzi pokazuje komunikat zamiast pola tekstowego. Ta konwersacja nie może otrzymywać odpowiedzi, na przykład jest to zapis rozmowy telefonicznej lub zarchiwizowana konwersacja. Zgłoszenie pomocy technicznej utworzone przez agenta głosowego można odpowiedzieć e-mailem, gdy kontakt ma adres e-mail. Nadal możesz napisać prywatną notatkę. Przeczytaj Pisz wewnętrzne notatki i wspominaj współpracowników.
  • Brak Przekaż. Możesz przekazywać dalej tylko konwersacje e-mail, czat i web widget.

Powiązane artykuły

Nadal potrzebujesz pomocy? Wyślij zgłoszenie lub .