Używaj zapisanych odpowiedzi i szablonu odpowiedzi
Kto to widzi: Skrzynka odbiorcza — profile Helpdesk i AI Voice + Helpdesk. Role: Agent, Kierownik, Administrator i Właściciel mogą używać zapisanych odpowiedzi. Użytkownicy Tylko odczyt nie mogą. Tylko Administrator i Właściciel tworzą zapisane odpowiedzi.
Zapisane odpowiedzi to gotowe teksty na typowe pytania. Administratorzy piszą je raz dla całej organizacji, a każdy agent może je wstawiać. Szablon odpowiedzi to standardowa ramka wiadomości e-mail Twojej organizacji, na przykład powitanie i zakończenie. Ten artykuł pokazuje, jak używać obu. Szablony WhatsApp to coś innego: przeczytaj Odpowiedź przez WhatsApp.
Wymagania wstępne
- Twoja organizacja używa profilu Helpdesk lub AI Voice + Helpdesk.
- Twoja podstawowa rola to Agent, Kierownik, Administrator lub Właściciel, albo dodatkowa rola przyznaje Ci uprawnienie Zarządzanie konwersacjami. Przeczytaj Co Twoja rola umożliwia w skrzynce odbiorczej.
- Twój administrator utworzył zapisane odpowiedzi. Robi to w Konfiguracja, na stronie Zapisane odpowiedzi. Przeczytaj Zapisane odpowiedzi.
Kroki
Wstawianie zapisanej odpowiedzi z listy
- Otwórz rozmowę. Poniżej wiadomości sprawdź, czy wybrana jest karta Odpowiedz.
- Kliknij w polu tekstowym w miejscu, w którym ma zostać wstawiona zapisana odpowiedź.
- Poniżej pola tekstowego wybierz Zapisane odpowiedzi. Otworzy się lista z polem wyszukiwania.
- Wpisz kilka słów z tytułu lub treści, aby wyszukać. Każda zapisana odpowiedź pokazuje swój tytuł i, jeśli go posiada, skrót.
- Wybierz zapisaną odpowiedź. Jej tekst zostanie wstawiony w miejscu kursora.
- Przeczytaj tekst, dostosuj go do klienta, a następnie wyślij.
Wstawianie zapisanej odpowiedzi za pomocą skrótu
Zapisane odpowiedzi mogą mieć krótki kod. W polu tekstowym wpisz /, a następnie kod, na przykład /welcome:
- Podczas wpisywania lista Zapisane odpowiedzi pokazuje pasujące zapisane odpowiedzi. Wybierz jedną, aby jej użyć.
- Możesz też wpisać pełny kod, a następnie spację. AurionAI wstawi tekst zapisanej odpowiedzi do pola tekstowego.
Oba sposoby zastępują tylko kod: tekst wpisany wcześniej pozostaje. Skróty działają również w notatkach.
Język zapisanych odpowiedzi
Gdy AurionAI zna język klienta, wstawia wersję zapisanej odpowiedzi w tym języku. Jeśli zapisana odpowiedź nie ma wersji w tym języku, otrzymasz wersję angielską lub oryginalny tekst. Przeczytaj tekst przed wysłaniem.
Ładowanie szablonu odpowiedzi
Szablon odpowiedzi jest dostępny w rozmowach e-mail, czacie i widżecie internetowym.
- Na pasku nad polem tekstowym wybierz Szablon.
- Szablon zostanie wstawiony w miejscu kursora. AurionAI uzupełnia imię klienta, Twoje imię oraz nazwę portalu wsparcia Twojej organizacji. Gdy AurionAI zna język klienta, szablon jest w tym języku; w przeciwnym razie jest w języku Twojego pulpitu nawigacyjnego. Jeśli nie istnieje w tym języku, otrzymasz wersję angielską.
- Napisz swoją odpowiedź wewnątrz szablonu, a następnie wyślij.
Przycisk Zmienne, obok Szablon, wyjaśnia symbole zastępcze, które może zawierać szablon.
Wynik
Tekst zapisanej odpowiedzi lub szablonu znajduje się w Twojej odpowiedzi. Nic nie zostanie wysłane, dopóki nie wybierzesz Wyślij odpowiedź.
Jeśli coś pójdzie nie tak
- Lista pokazuje Nie znaleziono zapisanych odpowiedzi. Żadna zapisana odpowiedź nie pasuje do Twojego wyszukiwania lub Twoja organizacja nie ma żadnych. Spróbuj innych słów. Poproś administratora o utworzenie potrzebnych zapisanych odpowiedzi.
- Zapisana odpowiedź jest w niewłaściwym języku. Nie ma wersji w języku klienta. Przetłumacz ją samodzielnie lub użyj paska tłumaczenia nad polem odpowiedzi. Przeczytaj Odpowiedź przez e-mail.
- Pojawia się komunikat Nie udało się wczytać szablonu odpowiedzi. Spróbuj ponownie. Jeśli nadal nie działa, poproś administratora o sprawdzenie szablonu odpowiedzi Twojej organizacji. Przeczytaj Szablony powiadomień.
- Wstawiony tekst zawiera słowa w podwójnych nawiasach klamrowych, takie jak symbol zastępczy nazwy. Zastąp każdy z nich prawdziwym tekstem lub usuń go przed wysłaniem.
- Brak Szablon. Szablon odpowiedzi nie jest dostępny w rozmowach WhatsApp.
Powiązane artykuły
Nadal potrzebujesz pomocy? Wyślij zgłoszenie lub .