Datenexport und -löschung (Datenschutz)
AurionAI hilft Ihnen, Ihre Datenschutzpflichten zu erfüllen, zum Beispiel gemäß der DSGVO. Sie können alle Daten Ihrer Organisation exportieren, festlegen, wie lange Ihre Organisation jede Art von Daten aufbewahrt, und den Antrag einer Person auf Einsicht in oder Löschung ihrer Daten beantworten.
Verfügbarkeit: alle Profile. Nur Administratoren.
Voraussetzungen
- Sie haben die Rolle Eigentümer oder Administrator.
- Bei einem Antrag einer Person kennen Sie die E-Mail-Adresse oder die Telefonnummer, die AurionAI für diese Person gespeichert hat.
Alle Daten Ihrer Organisation exportieren
- Wählen Sie in der oberen Leiste Ihren Namen oder Ihr Bild aus, um das Benutzermenü zu öffnen.
- Wählen Sie Mandanteneinstellungen.
- Gehen Sie zur Karte Datenexport.
- Wählen Sie Export anfordern.
AurionAI zeigt Export angefordert an und fügt der Tabelle eine Zeile hinzu. Der Status wechselt von Ausstehend zu Wird verarbeitet und dann zu Bereit. Der Export ist eine ZIP-Datei.
Sobald der Export bereit ist, sendet AurionAI eine E-Mail mit einem Download-Link an die Person, die ihn angefordert hat. Der Link ist 7 Tage lang gültig.
Datenschutzeinstellungen öffnen
- Gehen Sie auf der Seite Mandanteneinstellungen zur Karte Datenschutz und Aufbewahrung.
- Wählen Sie Datenschutzeinstellungen öffnen.
Die Seite besteht aus zwei Teilen: den Aufbewahrungsfristen und den Betroffenenanfragen.
Einen Antrag auf Einsicht in personenbezogene Daten beantworten
Eine Person kann anfragen, welche Daten Sie über sie gespeichert haben. AurionAI erstellt einen Export der Daten dieser Person.
- Wählen Sie in Anfragen betroffener Personen die Option Neue Anfrage.
- Wählen Sie in Anfragetyp die Option Auskunft (Datenexport).
- Geben Sie die E-Mail der Person, die Telefon (optional) oder beides ein.
- Wählen Sie Exportanfrage erstellen.
Der Antrag erscheint in der Tabelle. Fällig zeigt das Datum, bis zu dem Sie antworten müssen: 30 Tage nach dem Antrag. Sobald der Export bereit ist, wählen Sie Herunterladen in der entsprechenden Zeile. Der Export kann heruntergeladen werden, bis er abläuft.
Die Daten einer Person löschen
Eine Person kann Sie auffordern, ihre Daten zu löschen.
- Wählen Sie in Anfragen betroffener Personen die Option Neue Anfrage.
- Wählen Sie in Anfragetyp die Option Löschung (Daten löschen).
- Geben Sie die E-Mail der Person, die Telefon (optional) oder beides ein.
- Optional: Geben Sie in Grund den Grund ein, zum Beispiel den DSGVO-Artikel.
- Wählen Sie Daten löschen.
- Lesen Sie die Warnung. Sie besagt, dass AurionAI alle Daten dieser Person dauerhaft löscht: Anrufe, Transkripte, Tickets und Authentifizierungsdatensätze. Dies kann nicht rückgängig gemacht werden.
- Wählen Sie Löschung bestätigen.
Der Antrag erscheint mit seinem Status in der Tabelle.
Festlegen, wie lange Daten aufbewahrt werden
Die Karte Aufbewahrungsfristen (Tage) legt fest, wie viele Tage Ihre Organisation jede Art von Daten aufbewahrt. AurionAI löscht täglich die Daten, die älter als diese Anzahl von Tagen sind:
- Nachrichten: Der Text von Nachrichten in abgeschlossenen und geschlossenen Konversationen wird zusammen mit seinen Übersetzungen gelöscht. Die Konversation bleibt erhalten. Wenn jede Nachricht einer Konversation gelöscht wurde, werden auch ihre Vorschau und die KI-Analyse gelöscht.
- Transkripte: Bei beendeten Anrufen werden das Transkript, die Anrufzusammenfassung, die beim Anruf gespeicherten Wörter des Anrufers, die Notizen Ihres Teams zum Anruf sowie die Eskalationsdatensätze (deren Notizen, die Telefonnummer des Anrufers und die Benutzer-ID) gelöscht.
- Anhänge: Die Dateien in abgeschlossenen und geschlossenen Konversationen werden gelöscht.
Offene Konversationen und noch laufende Anrufe werden nicht verändert. Anrufaufzeichnungen werden durch diese Karte nicht gelöscht: Sie folgen dem Zeitraum der Anrufaufzeichnungseinstellungen. Lesen Sie Anrufaufzeichnung. Audit-Ereignisse werden durch diese Karte ebenfalls nicht gelöscht: AurionAI bewahrt sie mindestens 365 Tage lang auf.
Solange ein Administrator Ihrer Organisation die Fristen auf dieser Karte nicht gespeichert hat, zeigt die Karte an, dass die automatische Löschung nicht aktiv ist, und es wird nichts gelöscht. Dies gilt auch für eine neue Organisation: Die angezeigten Zahlen sind Standardwerte und keine getroffene Auswahl.
- Geben Sie für jede Art von Daten eine Anzahl von Tagen zwischen 1 und 3650 ein.
- Wählen Sie Aufbewahrungseinstellungen speichern. Die automatische Löschung beginnt mit dem nächsten täglichen Durchlauf.
Ergebnis
Der Export, der Zugriffsantrag oder der Löschantrag erscheint mit seinem Status in der entsprechenden Tabelle. Gespeicherte Aufbewahrungsfristen zeigen die Meldung Aufbewahrungseinstellungen aktualisiert.
Wenn etwas schiefläuft
- Die Meldung „Geben Sie eine E-Mail-Adresse oder Telefonnummer an." erscheint. Geben Sie mindestens einen der beiden Werte ein.
- Die Meldung „Keine betroffene Person gefunden" erscheint. AurionAI hat keine Person mit dieser E-Mail-Adresse oder Telefonnummer. Überprüfen Sie den Wert.
- Die Meldung besagt, dass mehrere Personen übereinstimmen. Mehr als eine Person hat diese E-Mail-Adresse oder Telefonnummer. Verwenden Sie den anderen Wert oder wenden Sie sich an den AurionAI-Support.
- Die Meldung besagt, dass die E-Mail-Adresse und die Telefonnummer zu verschiedenen betroffenen Personen gehören. Die beiden Werte gehören zu verschiedenen Personen. Geben Sie nur einen davon ein.
- Eine Zeile zeigt einen Fehler an. Die Spalte Fehler zeigt den Grund. Erstellen Sie nach Behebung der Ursache einen neuen Antrag.
- Die E-Mail mit dem Datenexport ist nicht angekommen. Bitten Sie die Person, die den Export angefordert hat, den Spam-Ordner zu überprüfen. Die E-Mail wird an die Adresse dieser Person gesendet.
- Sie möchten Ihre gesamte Organisation löschen. Das Dashboard bietet hierfür keine Option. Wenden Sie sich an den AurionAI-Support.
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