Spring til indhold
AurionAI

Dataeksport og -sletning (privatliv)

4 min. læsningAf Emmanuel Yazbeck

AurionAI hjælper dig med at overholde dine databeskyttelsesforpligtelser, for eksempel under GDPR. Du kan eksportere alle data fra din organisation, angive hvor længe din organisation opbevarer hver type data, og besvare en persons anmodning om at se eller slette deres data.

Tilgængelighed: alle profiler. Kun administratorer.

Forudsætninger

  • Du har rollen Ejer eller Administrator.
  • For en anmodning fra en person kender du den e-mailadresse eller det telefonnummer, som AurionAI har registreret for den pågældende person.

Eksporter alle data fra din organisation

  1. I den øverste bjælke skal du vælge dit navn eller billede for at åbne brugermenuen.
  2. Vælg Lejerindstillinger.
  3. Gå til kortet Dataeksport.
  4. Vælg Anmod om eksport.

AurionAI viser Eksport anmodet og tilføjer en række til tabellen. Status skifter fra Afventer til Behandler og derefter Klar. Eksporten er en ZIP-fil.

Når eksporten er klar, sender AurionAI en e-mail med et downloadlink til den person, der anmodede om den. Linket er gyldigt i 7 dage.

Åbn privatlivsindstillingerne

  1. På siden Lejerindstillinger skal du gå til kortet Privatliv og opbevaring.
  2. Vælg Åbn privatlivsindstillinger.

Siden har to dele: opbevaringsperioderne og anmodninger fra registrerede.

Siden Privatliv og opbevaring.

Besvar en anmodning om at se persondata

En person kan anmode om at se, hvilke data du opbevarer om dem. AurionAI forbereder en eksport af den pågældende persons data.

  1. I Anmodninger fra registrerede skal du vælge Ny anmodning.
  2. I Anmodningstype skal du vælge Indsigt (dataeksport).
  3. Indtast personens E-mail, Telefon (valgfrit) eller begge dele.
  4. Vælg Opret eksportanmodning.

Anmodningen vises i tabellen. Forfald viser den dato, inden hvilken du skal besvare anmodningen: 30 dage efter anmodningen. Når eksporten er klar, skal du vælge Download på dens række. Eksporten kan downloades, indtil den udløber.

Slet en persons data

En person kan anmode dig om at slette deres data.

  1. I Anmodninger fra registrerede skal du vælge Ny anmodning.
  2. I Anmodningstype skal du vælge Sletning (slet data).
  3. Indtast personens E-mail, Telefon (valgfrit) eller begge dele.
  4. Valgfrit: i Årsag skal du indtaste årsagen, for eksempel GDPR-artiklen.
  5. Vælg Slet data.
  6. Læs advarslen. Den angiver, at AurionAI permanent sletter alle data for denne person: opkald, transskriptioner, sager og godkendelsesregistreringer. Dette kan ikke fortrydes.
  7. Vælg Bekræft sletning.

Anmodningen vises i tabellen med sin status.

Angiv hvor længe data opbevares

Kortet Opbevaringsperioder (dage) angiver, hvor mange dage din organisation opbevarer hver type data. Hver dag sletter AurionAI de data, der er ældre end dette antal dage:

  • Beskeder: teksten i beskeder i afsluttede og lukkede samtaler slettes, inklusive oversættelser. Samtalen bevares. Når alle beskeder i en samtale er slettet, slettes dens forhåndsvisning og AI-analyse også.
  • Transskriptioner: for afsluttede opkald slettes transskriptionen, opkaldsresuméet, opkalderens ord gemt med opkaldet, dit teams noter om opkaldet og eskaleringsposter (deres noter, opkalderens telefonnummer og bruger-ID).
  • Vedhæftede filer: filerne i afsluttede og lukkede samtaler slettes.

Åbne samtaler og opkald, der stadig er i gang, ændres ikke. Opkaldsoptagelser slettes ikke af dette kort: de følger perioden i indstillingerne for opkaldsoptagelse. Læs Opkaldsoptagelse. Revisionshændelser slettes heller ikke af dette kort: AurionAI opbevarer dem i mindst 365 dage.

Indtil en administrator i din organisation gemmer perioderne på dette kort, angiver kortet, at automatisk sletning ikke er aktiv, og intet slettes. Dette gælder også for en ny organisation: de viste tal er standardværdier og ikke et valg.

  1. For hver type data skal du indtaste et antal dage fra 1 til 3650.
  2. Vælg Gem opbevaringsindstillinger. Automatisk sletning starter ved næste daglige kørsel.

Resultat

Eksporten, adgangsanmodningen eller sletningsanmodningen vises i sin tabel med sin status. Gemte opbevaringsperioder viser beskeden Opbevaringsindstillingerne er opdateret.

Hvis noget går galt

  • Beskeden "Angiv en e-mailadresse eller et telefonnummer." vises. Indtast mindst én af de to.
  • Beskeden "Ingen registreret fundet" vises. AurionAI har ingen person med denne e-mailadresse eller dette telefonnummer. Kontrollér værdien.
  • Beskeden angiver, at flere personer matcher. Mere end én person har denne e-mailadresse eller dette telefonnummer. Brug den anden værdi, eller kontakt AurionAI support.
  • Beskeden angiver, at e-mailen og telefonnummeret matcher forskellige registrerede. De to værdier tilhører forskellige personer. Indtast kun én af dem.
  • En række viser en fejl. Kolonnen Fejl viser årsagen. Opret en ny anmodning, efter du har løst årsagen.
  • E-mailen med dataeksporten er ikke ankommet. Bed den person, der anmodede om eksporten, om at tjekke spam-mappen. E-mailen sendes til den pågældende persons adresse.
  • Du ønsker at slette hele din organisation. Dashboardet har ingen mulighed for dette. Kontakt AurionAI support.

Relaterede artikler

Sidder du stadig fast? Send en anmodning eller .