Skriv interne noter og nævn kolleger

Hvem ser dette: Indbakke — profiler Helpdesk og AI Voice + Helpdesk. Roller: Agent, Supervisor, Administrator og Ejer kan skrive noter. Skrivebeskyttet-brugere kan læse noter, men kan ikke skrive dem.

En note er en besked, du tilføjer til en samtale. Der er to slags:

• En privat note er kun for dit team. Kunden ser den aldrig. Brug den til at dele oplysninger, bede en kollega om hjælp eller registrere, hvad du har gjort.
• En offentlig note sendes til kunden, ligesom et svar, og kunden kan se den. I en e-mailsamtale sendes den til kontaktpersonens e-mailadresse med din signatur.

Denne artikel viser, hvordan du skriver en privat note, og hvordan du nævner en kollega, så de får en notifikation.

Forudsætninger

• Din organisation bruger profilen Helpdesk eller AI Voice + Helpdesk.
• Din basisrolle er Agent, Supervisor, Administrator eller Ejer, eller en ekstra rolle giver dig Administrer samtaler. Læs Hvad din rolle tillader i indbakken.
• Du åbnede samtalen fra Indbakke, ikke fra et link, der slutter på shared=1.

Trin

Skriv en privat note

1. Åbn samtalen.
2. Under beskederne skal du vælge fanen Privat note. Feltet bliver ravgult og viser Denne note er kun synlig for agenter.
3. Skriv din note.
4. Vælg Send, eller tryk på Ctrl+Enter (Cmd+Enter på en Mac).

For at skrive en note om én bestemt besked skal du pege på beskeden og vælge noteikonen Notat om denne besked. Feltet skifter til en privat note.

Inde i notefeltet skifter knapperne Privat og Offentlig mellem de to slags. Kontrollér, hvilken der er fremhævet, inden du sender.

Nævn en kollega

1. I noten skal du skrive @ og de første bogstaver af din kollegas navn.
2. En liste over aktive teammedlemmer vises. Vælg din kollega. Deres navn vises som en farvet etikett i teksten.
3. Afslut noten og send den.

Du kan nævne flere kolleger i én note. En besked bekræfter, hvem du har nævnt.

Resultat

• Noten vises i samtalen med etiketten Privat note. Kun personer, der kan åbne samtalen i indbakken, kan se den.
• Hver kollega, du har nævnt, modtager notifikationen @omtale i samtale, hvis de ikke har slået den fra. I notifikations-e-mailen åbner linket samtalen ved din note. Du modtager ikke en notifikation, når du nævner dig selv. Læs Notifikationer.
• Hvis samtalen stadig er under behandling (f.eks. åben, afventende eller snoozet), gør det at skrive en note dig til den ansvarlige for den, ligesom et svar gør. Læs Gør krav på eller tildel en samtale.

Hvis noget går galt

• Notefeltet er gråt, og du kan ikke skrive. Din rolle kan ikke skrive noter, eller du åbnede et link, der slutter på shared=1. Læs Hvad din rolle tillader i indbakken.
• En kollega er ikke på @-listen. Listen viser kun aktive teammedlemmer, hvis navn eller e-mailadresse matcher det, du har skrevet. Skriv flere bogstaver, eller kontrollér stavningen. Hvis personen stadig mangler, skal du kontakte din administrator.
• Du sendte en offentlig note ved en fejl. En sendt besked kan ikke trækkes tilbage: kunden har muligvis allerede modtaget den. Informér dit team, og send kunden en rettelse, hvis det er nødvendigt.
• Fanen Offentlig note mangler. Samtaler, der ikke kan modtage svar, såsom opkaldsregistreringer og arkiverede samtaler, accepterer kun private noter. I disse samtaler viser notefeltet heller ikke Offentlig.
• Den nævnte kollega siger, at de ikke modtog nogen notifikation. De har muligvis slået @omtale i samtale fra i deres profil. Læs Notifikationer.

Relaterede artikler

• Svar via e-mail
• Svar på WhatsApp
• Gør krav på eller tildel en samtale
• Notifikationer
• Brug AI-hjælp i en samtale