Spring til indhold
AurionAI

Svar via e-mail

6 min. læsningAf Emmanuel Yazbeck

Hvem ser dette: Indbakke — profiler Helpdesk og AI Voice + Helpdesk. Roller: Agent, Supervisor, Administrator og Ejer kan svare. Skrivebeskyttet-brugere ser svarfeltet, men de kan ikke skrive i det. Kun Supervisor, Administrator og Ejer kan svare i en kollegas navn.

Svarfeltet befinder sig under beskederne i en samtale. E-mail-, chat- og webwidget-samtaler bruger det samme e-mail-svarfelt med en liste over modtagere. Denne artikel viser, hvordan du skriver og sender et e-mail-svar, tilføjer kopier og vedhæftede filer, oversætter et svar og videresender en samtale. For WhatsApp, læs Svar på WhatsApp.

Forudsætninger

  • Din organisation bruger profilen Helpdesk eller AI Voice + Helpdesk.
  • Din basisrolle er Agent, Supervisor, Administrator eller Ejer, eller en ekstra rolle giver dig Administrer samtaler. Læs Hvad din rolle tillader i indbakken.
  • Du åbnede samtalen fra Indbakke, ikke fra et link der slutter på shared=1.
  • Din organisation har en tilsluttet postkasse til udgående e-mail. Hvis den ikke har nogen, gemmes svaret men sendes ikke; spørg din administrator. Læs Tilslut en e-mail-postkasse.

Trin

  1. Åbn samtalen.
  2. Under beskederne skal du kontrollere, at fanen Svar er valgt.
  3. Kontroller modtagerne. Feltet Til indeholder allerede kundens e-mailadresse, når kontakten har en. For at tilføje en adresse skal du skrive den og trykke Enter, et komma eller Tab. For at fjerne en adresse skal du vælge det lille x på den.
  4. Skriv dit svar i tekstfeltet. Hvis din profil har en signatur, tilføjer AurionAI den under din tekst. Læs Opsæt din profil til agentarbejde.
  5. Vælg Send svar. Du kan også trykke Ctrl+Enter, eller Cmd+Enter på en Mac, i tekstfeltet.

E-mail-svarfeltet med modtagerne, oversættelseslinjen, tekstfeltet og send-knappen

Send svar forbliver grå, mens feltet Til er tomt.

Tilføj kopier

  • For at sende en kopi skal du vælge Cc ved siden af feltet Til og tilføje adresserne. For en skjult kopi skal du vælge Bcc.
  • Hvis kundens seneste e-mail også blev sendt til andre personer, vises et Svar alle-link. Vælg det for at tilføje disse personer som kopier. De adresser, du allerede har skrevet, forbliver.
  • Hvert felt tager højst 50 adresser.

Vedhæft filer

  1. I linjen over tekstfeltet skal du vælge Vedhæft og vælge en eller flere filer.
  2. Hver fil vises som en lille etiket med dens navn og størrelse. Mens filen uploades, viser etiketten tre prikker.
  3. Vent, til uploaden er afsluttet, før du sender. For at fjerne en fil skal du vælge x på dens etiket.

Du kan også indsætte et billede i tekstfeltet.

Oversæt dit svar

Når AurionAI kender kundens sprog, viser den blå linje over svarfeltet Kundesprog: og det pågældende sprog. Oversæt til: er derefter allerede indstillet til kundens sprog.

  • Skriv på dit eget sprog. Når du sender, oversætter AurionAI dit svar til det sprog, der er valgt i Oversæt til:. Hvis du allerede har skrevet på det pågældende sprog, sendes teksten, som den er.
  • For at sende din tekst uden oversættelse skal du vælge Ingen.

Send og skift status

Vælg den lille pil ved siden af Send svar for at se flere valgmuligheder, for eksempel Send og løs. AurionAI sender først dit svar. Den ændrer kun status, når svaret er sendt. Listen viser kun de valgmuligheder, som din rolle og den aktuelle status tillader. Sæt på pause, løs, arkiver eller slet en samtale forklarer statuserne.

Svar i en kollegas navn

Kræver: basisrollen Supervisor, Administrator eller Ejer.

  1. Over svarfeltet skal du finde Send som. Den viser Dig selv.
  2. Vælg kollegaen. Teksten På vegne af vises.
  3. Skriv og send svaret.

Svaret viser din kollega som forfatter. Hvis samtalen stadig er under behandling, tildeles den til din kollega og ikke til dig. Samtalens historik registrerer, at du sendte det. Valget vender tilbage til Dig selv, når du åbner en anden samtale.

Videresend en samtale

  1. Vælg fanen Videresend. For at videresende én besked skal du pege på beskeden og vælge pilikonet Videresend denne i stedet: beskeden kopieres ind i videresendelsen med dens afsender, dato og emne.
  2. Vinduet Videresend samtale åbnes. Skriv en eller flere adresser i det første felt, adskilt af kommaer. Tilføj kopier i de næste felter, hvis det er nødvendigt.
  3. Tilføj din besked.
  4. Vælg Send.

Videresendelsen går kun til de adresser, du har skrevet. Kunden modtager den ikke. Fanen Videresend er kun tilgængelig i e-mail-, chat- og webwidget-samtaler.

Kladder

AurionAI gemmer det, du skriver, som en kladde i denne browser for hver samtale. Når du vender tilbage, er kladden stadig der. For at slette den skal du vælge Kassér kladde. En kladde følger dig ikke til en anden browser eller computer.

Resultat

  • Dit svar vises i slutningen af samtalen. Under det viser Sendt, at postkassen accepterede det.
  • I en chat- eller webwidget-samtale kan kunden også se dit svar i chatvinduet.
  • Hvis samtalen stadig er under behandling (for eksempel åben, afventende eller sat på pause), bliver du dens tildelte agent. En løst eller lukket samtale beholder sin tildelte agent. Læs Gør krav på eller tildel en samtale.

Hvis noget går galt

  • Svarfeltet er grå, og du kan ikke skrive. Din rolle kan ikke svare, eller du åbnede et link, der slutter på shared=1. Læs Hvad din rolle tillader i indbakken.
  • Send svar forbliver grå. Tilføj mindst én adresse i Til. Hvis kontakten ikke har en e-mailadresse, skal du bede kunden om en.
  • En adresse gør feltet rødt. Teksten er ikke en gyldig e-mailadresse. Ret den, og tryk derefter Enter.
  • En besked beder dig vente på, at vedhæftningen uploades. En fil uploader stadig. Vent, til dens etiket viser størrelsen uden tre prikker, og send derefter igen.
  • Beskeden Svar gemt, men ikke leveret vises. Dit svar er gemt i samtalen, men det blev ikke sendt. Beskeden angiver årsagen, for eksempel en afbrudt postkasse eller en kunde, der har afmeldt sig. Svaret viser Kunne ikke leveres. Når årsagen er løst, skal du vælge Prøv igen på svaret. Hvis årsagen er i din organisations e-mailindstillinger, skal du spørge din administrator. Læs Tilslut en e-mail-postkasse.
  • Svaret viser Ikke sendt. AurionAI sendte det ikke, for eksempel fordi der ikke var nogen modtageradresse, eller kunden har afmeldt sig. Peg på etiketten for at læse årsagen.
  • Svarfeltet viser en besked i stedet for tekstfeltet. Denne samtale kan ikke modtage svar, for eksempel en opkaldsregistrering eller en arkiveret samtale. En supportanmodning oprettet af stemmeagenten kan besvares via e-mail, når kontakten har en e-mailadresse. Du kan stadig skrive en privat note. Læs Skriv interne noter og nævn kolleger.
  • Videresend mangler. Du kan kun videresende e-mail-, chat- og webwidget-samtaler.

Relaterede artikler

Sidder du stadig fast? Send en anmodning eller .