Spring til indhold
AurionAI

Book et møde fra en samtale

3 min. læsningAf Emmanuel Yazbeck

Hvem ser dette: Indbakke — profiler Helpdesk og AI Voice + Helpdesk. Roller: Agent, Administrator og Ejer, samt andre brugere med tilladelsen Administrer møder. Supervisor- og Skrivebeskyttet-brugere har den ikke som standard.

Når et opkald eller et besøg hjælper mere end en e-mail, kan du sende kunden et bookinglink. Kunden vælger et ledigt tidspunkt i din kalender, og mødet vises i samtalen.

Forudsætninger

  • Din organisation bruger profilen Helpdesk eller AI Voice + Helpdesk.
  • Din basisrolle er Agent, Administrator eller Ejer, eller du har tilladelsen Administrer møder.
  • Din kalender er tilsluttet: Google Kalender eller Outlook. Kunden ser kun ledige tider fra en tilsluttet kalender. Tilslut den i din profil under fanen Kalendere, eller i bookingvinduet nedenfor. Læs Konfigurer din profil til agentarbejde.
  • Valgfrit: en videokonto, tilsluttet under fanen Videokonference i din profil, for at tilføje et videolink til mødet.
  • Kunden har en e-mailadresse. Bookinglinket sendes via e-mail.

Trin

  1. Åbn samtalen.
  2. I knaplinjen øverst skal du vælge Planlæg møde. På en telefon findes den under Mere. Vinduet Planlæg møde åbnes.
  3. Tjek Titel. Den starter med samtalens emne.
  4. I Besked skriver du en kort besked til kunden. Bookinglinket tilføjes automatisk. For at få et udkast skal du vælge Generér med AI og læse resultatet.
  5. Angiv Gyldig i (hvor mange dage linket virker), Varighed, Buffertid og Tidszone.
  6. Tjek Kontaktens e-mail og Kontaktens navn. De starter med kontaktens oplysninger. E-mailadressen er påkrævet.
  7. Under Kalender skal du kontrollere, at din kalender viser Forbundet. Hvis ikke, skal du vælge Forbind for Google Calendar eller Outlook og logge ind.
  8. Under Videomøde vælger du en videokonto eller Ingen video.
  9. Under Bookinglinks vælger du, hvis ledige tider kunden ser:
    • Mit bookinglink: din egen kalender.
    • Teamets bookinglink: kalendererne for et team. Vælg teamet. Kun en teamleder for det pågældende team, Administrator og Ejer kan sende et teamlink.
  10. Vælg Send bookinglink.

Vinduet starter med Mit bookinglink valgt. For Administrator-brugere i en organisation med teams starter det med Teamets bookinglink.

Resultat

  • Beskeden Bookinglink sendt vises, og kunden modtager en e-mail med bookinglinket.
  • Når kunden booker et tidspunkt, vises mødet under fanen Møder i samtalen med sin status: Planlagt, Annulleret eller Afsluttet. Hvis mødet har et videolink, skal du vælge Deltag i møde for at deltage.

Rediger eller annuller et booket møde

  1. Åbn samtalen og vælg fanen Møder.
  2. Ved siden af et møde med status Planlagt:
    • for at ændre det skal du vælge Rediger møde, ændre Titel, Start, Slut, Sted eller Møde-URL, og vælge Gem;
    • for at annullere det skal du vælge Annuller møde og derefter Bekræft.

Hvis noget går galt

  • Planlæg møde mangler. Din rolle kan ikke booke møder. Supervisor-brugere har brug for tilladelsen Administrer møder fra en ekstra rolle. Kontakt din administrator.
  • Fanen Møder mangler. Din rolle kan ikke se møder. Den kræver tilladelsen Vis møder.
  • En fejl angiver, at teambookinglinks kræver teamlederadgang. Vælg Mit bookinglink og send igen, eller kontakt en teamleder.
  • Kunden ser ingen ledige tider. Din kalender er ikke tilsluttet, eller den har ingen ledige tider i de dage, linket virker. Tilslut din kalender og send et nyt link.
  • Forbind mangler, og udbyderen viser Ikke konfigureret. Din organisation har ikke konfigureret denne kalenderudbyder. Kontakt din administrator.
  • Beskeden Kontaktens e-mail er påkrævet vises. Indtast kundens e-mailadresse.
  • Beskeden Ingen holdmedlemmer har tilsluttede kalendere vises for et team. Ingen i teamet har tilsluttet en kalender. Brug Mit bookinglink.

Relaterede artikler

Sidder du stadig fast? Send en anmodning eller .