Condividi una conversazione con un link
Chi vede questo: Posta in arrivo — profili Helpdesk e AI Voice + Helpdesk. Ruoli: Agente, Supervisore, Amministratore e Proprietario possono condividere. Gli utenti Sola lettura possono condividere solo con il permesso Gestire conversazioni.
Un link di condivisione consente a qualcuno di leggere una conversazione senza accedere ad AurionAI, ad esempio un responsabile o un esperto esterno. Il link è valido per un periodo limitato e puoi permettere alla persona di aggiungere commenti.
Chiunque abbia il link può aprirlo. Invialo solo alla persona che ne ha bisogno.
Prerequisiti
- La tua organizzazione utilizza il profilo Helpdesk o AI Voice + Helpdesk.
- Il tuo ruolo base è Agente, Supervisore, Amministratore o Proprietario, oppure hai il permesso Gestire conversazioni.
- La conversazione non è archiviata, contrassegnata come spam o eliminata. Queste conversazioni non possono essere condivise.
- Non hai aperto la casella di posta da un link che termina con
shared=1. Tale link apre la casella di posta in sola lettura, indipendentemente dal tuo ruolo.
Passaggi
- Apri la conversazione.
- Nella parte superiore della conversazione, seleziona Condividi. Si apre la finestra Condividi conversazione.
- In Autorizzazione, scegli cosa può fare la persona:
- Solo visualizzazione: la persona può leggere la conversazione.
- Visualizza + commenta: la persona può leggere la conversazione e pubblicare commenti.
- In Il link scade dopo, scegli 1 giorno, 3 giorni, 7 giorni, 14 giorni o 30 giorni. Il valore predefinito è 7 giorni.
- Seleziona Genera link.
- Seleziona Copia e incolla il link nel tuo messaggio alla persona.
- Seleziona Fatto.
Una conversazione ha un solo link attivo alla volta. Quando crei un nuovo link, tutti i link precedenti per la stessa conversazione smettono di funzionare.
Risultato
La finestra mostra il link, la sua data di scadenza e il suo permesso. La scheda Registro attività della conversazione registra Ha creato un link di condivisione.
Cosa vede la persona
Il link apre la pagina Conversazione condivisa. Non è richiesto alcun accesso. La pagina mostra:
- l'oggetto, il canale, lo stato e la data di scadenza del link;
- i messaggi della conversazione. Le note interne e i file allegati alle note interne non vengono mai mostrati. Per una conversazione lunga, vengono visualizzati solo i messaggi più recenti, con una nota che indica che i messaggi precedenti non sono visualizzati;
- gli allegati, che la persona può aprire.
Sotto il titolo, la pagina indica Visualizzazione in sola lettura o Visualizza + commenta.
La persona non può rispondere al cliente né modificare la conversazione. Con un link Visualizza + commenta, la pagina include anche la sezione Aggiungi un commento:
- Il Suo nome (facoltativo): fino a 200 caratteri. Se rimane vuoto, il commento viene firmato
Anonymous. - Il commento stesso: obbligatorio, fino a 5.000 caratteri. Pubblica commento rimane grigio finché è vuoto.
Un link Solo visualizzazione non ha una sezione commenti e AurionAI rifiuta i commenti inviati tramite esso.
Leggi i commenti da un link condiviso
Un commento appare nella conversazione nella casella di posta, dal lato del cliente nel thread. Inizia con il nome digitato dalla persona, tra parentesi quadre, ad esempio [Anonymous]. Il cliente non riceve il commento.
Interrompere un link
Per interrompere un link, apri nuovamente la finestra Condividi conversazione, dalla stessa conversazione o subito dopo aver creato il link:
- Seleziona Revoca link accanto al link. La finestra mostra la sua data di scadenza e il suo permesso, ma non il link stesso.
- La finestra indica Questo link di condivisione è stato revocato. Chiudi la finestra oppure seleziona Genera link per creare un nuovo link.
La scheda Registro attività registra Link di condivisione revocato.
Se qualcosa va storto
- Condividi è assente. Il tuo ruolo non può condividere, oppure hai aperto la casella di posta da un link che termina con
shared=1. Leggi Cosa consente il tuo ruolo nella casella di posta. - Viene visualizzato un errore quando selezioni Genera link. La conversazione potrebbe essere archiviata, contrassegnata come spam o eliminata. Riportala prima nella casella di posta. Leggi Sospendi, risolvi, archivia o elimina una conversazione.
- La persona dice che il link è scaduto o è stato revocato. Crea un nuovo link e invialo.
- La persona dice che la conversazione non è più disponibile. La conversazione è stata eliminata oppure l'account della tua organizzazione non è più attivo.
- La persona non riesce a pubblicare un commento. Il link è Solo visualizzazione. Crea un nuovo link con Visualizza + commenta.
- Copia non funziona. Seleziona il link nel campo e copialo con la tastiera.
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