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AurionAI

Gerir as suas tarefas

9 min de leituraPor Emmanuel Yazbeck

Quem vê isto: Tarefas — perfis Helpdesk e AI Voice + Helpdesk. Funções: Agente, Supervisor, Administrador e Proprietário podem criar e alterar tarefas. Os utilizadores Apenas leitura só as podem ler.

Uma tarefa é um trabalho que pertence a uma conversa, por exemplo "substituir o leitor de crachá" ou "ligar de volta ao fornecedor". As tarefas são criadas numa conversa. A página Tarefas mostra as suas tarefas, de todas as conversas, num único lugar, sob a forma de tabela, quadro ou calendário.

Pré-requisitos

  • A sua organização utiliza o perfil Helpdesk ou AI Voice + Helpdesk.
  • Para criar uma tarefa numa conversa, tem de ter permissão para alterar conversas. Leia O que a sua função permite na caixa de entrada.
  • Para alterar tarefas posteriormente, a sua função base é Agente, Supervisor, Administrador ou Proprietário, ou tem a permissão Gerir tarefas.
  • A conversa não está resolvida nem fechada. O AurionAI não adiciona tarefas a uma conversa concluída.

Criar uma tarefa a partir de uma conversa

  1. Em Caixa de Entrada, abra a conversa.
  2. Selecione o separador Tarefas.
  3. Selecione + Adicionar tarefa.
  4. Em O que precisa ser feito?, escreva o que precisa de ser feito. Este é o único campo obrigatório.
  5. Opcional: preencha os outros campos.
    • Mais detalhes (opcional): mais detalhes. Se o seu administrador ativou as funcionalidades de IA para tarefas, Rascunho IA escreve uma primeira descrição a partir da conversa. Para isso, são necessárias mensagens tanto do cliente como de um agente.
    • Responsável: uma pessoa ou uma equipa.
    • Política SLA e Prioridade. Herdar da conversa mantém a prioridade da conversa.
    • Prazo.
  6. Selecione Criar.

A tarefa aparece no separador da conversa e na página Tarefas. Enquanto uma tarefa estiver aberta ou em curso, a conversa não pode ser resolvida. Leia Suspender, resolver, arquivar ou eliminar uma conversa.

No separador Tarefas, selecione uma tarefa para a abrir. Aí pode alterar o seu estado, a sua descrição e o seu responsável. Selecione Abrir em Tarefas ↗ para abrir a tarefa na página Tarefas.

As suas tarefas e as tarefas da sua equipa

No topo da página Tarefas, dois separadores permitem escolher quais as tarefas que vê:

  • O primeiro separador mostra as tarefas atribuídas a si ou a uma das suas equipas. Todos têm este separador. O número junto a Tarefas na barra lateral conta as suas tarefas com o estado Aberta.
  • O segundo separador mostra as tarefas das equipas que lidera. Apenas os líderes de equipa e os administradores o veem. Os administradores veem as tarefas de todas as equipas.

A coluna à esquerda mostra qual dos dois está ativo, em Vistas do sistema, e lista as suas vistas guardadas.

Escolher uma vista

Selecione uma das vistas acima da lista. A página recorda a sua última escolha.

O endereço da página mantém a vista e o agrupamento do quadro, pelo que pode enviar a ligação a um colega.

Filtrar e guardar uma vista

  • Escreva em Procurar por assunto da tarefa… para pesquisar os títulos das tarefas.
  • Selecione um estado após Estado:. Pode selecionar mais do que um.
  • Selecione uma data de vencimento após Prazo:: Vence hoje, Esta semana ou Em atraso.
  • Selecione + Filtro para filtrar por Atribuído, Equipa, Política SLA ou Nota de fecho.

Para manter estes filtros, selecione + Guardar vista na coluna da esquerda, dê um nome à vista e selecione Guardar. Se liderar uma equipa, ou for administrador, pode partilhar a vista em vez disso: escolha uma equipa em Partilhar com uma equipa e selecione Guardar (equipa). A vista aparece então em Vistas da equipa para essa equipa. Uma vista guardada mantém os filtros, mas não a escolha de tabela, quadro ou calendário.

Mover uma tarefa no quadro

A vista Kanban com uma coluna por estado de tarefa

  1. Selecione Kanban.
  2. Em Agrupar por:, mantenha Estado. Também pode agrupar por Atribuído a, Equipa ou SLA, mas nesse caso os cartões não podem ser arrastados.
  3. Arraste um cartão para outra coluna. Num telemóvel, selecione Mover sob o cartão e escolha o novo estado.
  4. Se mover um cartão para Concluída ou Cancelada, escreva uma nota que indique o que foi feito ou por que motivo a tarefa foi cancelada. Em seguida, selecione Confirmar. Se as funcionalidades de IA estiverem ativas, Resumo IA escreve uma primeira nota por si.

Uma tarefa cancelada só pode regressar a Aberta. Todos os outros movimentos são permitidos, exceto que uma tarefa concluída ou cancelada não pode ser reaberta enquanto a sua conversa estiver resolvida ou fechada.

Planear com o calendário

  1. Selecione Calendário.
  2. Escolha Mês, Semana, Dia ou Agenda.
  3. Para alterar uma data de vencimento, arraste a tarefa para outro dia. Se a nova data for posterior ao objetivo de SLA da tarefa, aparece um aviso durante cinco segundos. Selecione Anular para manter a data anterior.
  4. Selecione uma tarefa para ver o seu estado, responsável e data de vencimento. Selecione Abrir conversa para abrir a sua conversa.

As tarefas sem data de vencimento são listadas em Por agendar. Para agendar uma, atribua-lhe uma data de vencimento a partir da sua conversa.

Tarefas em risco

Se o seu administrador ativou a deteção de risco, o AurionAI verifica regularmente as tarefas abertas e em curso. Uma tarefa recebe o distintivo Em risco quando vence nas próximas quatro horas, ou já está em atraso, ninguém registou tempo nela, e ninguém comentou nem alterou o seu estado nas últimas 24 horas. Aponte para o distintivo para ler o motivo.

Selecione Reconhecer para indicar que viu. O distintivo passa então a mostrar Reconhecido. O distintivo desaparece após a tarefa estar concluída ou cancelada, na próxima verificação.

Ajuda de IA numa tarefa

O seu administrador ativa ou desativa cada funcionalidade de IA para tarefas. Quando uma funcionalidade está desativada, o respetivo botão não aparece. Leia IA para Tarefas.

  • Rascunho IA escreve uma descrição a partir da conversa, quando cria uma tarefa ou edita a sua descrição.
  • Sugerir IA propõe uma data de vencimento. A proposta aparece após Sugestão de IA:. Selecione Aceitar para a utilizar ou Ignorar para a ignorar.
  • Resumo IA escreve a nota quando marca uma tarefa como concluída.
  • O separador KB lista Artigos KB relacionados para a tarefa aberta.

Leia sempre o que a IA escreveu antes de guardar.

Registar tempo numa tarefa

  1. Abra a tarefa na tabela e selecione o separador Tempo. Também pode abrir a tarefa no separador Tarefas da sua conversa.
  2. Inicie o temporizador com o botão de início e pare-o com o botão de paragem quando terminar. O tempo em curso é apresentado no botão.
  3. Para registar o tempo manualmente, selecione + Registo manual, introduza Duração (minutos) e, se desejar, Notas (opcional), e selecione Guardar.

A lista mostra cada entrada com o seu autor e tipo, e o total após Total:. Pode editar ou eliminar as suas próprias entradas. Os administradores podem editar ou eliminar qualquer entrada.

O seu administrador pode ativar regras de tempo estritas para tarefas em Registo de tempo de tarefas. Nesse caso, cada entrada manual necessita de uma hora de início e de fim, as entradas da mesma pessoa não podem sobrepor-se, e a mensagem A aplicação rígida está ativa: os registos manuais exigem Início e Fim. aparece no formulário. Esta definição não altera o tempo que regista numa conversa. Leia Controlo de tempo de tarefas e Registar tempo numa conversa.

Agir sobre várias tarefas

Na tabela, selecione a caixa de verificação de cada tarefa, ou a caixa no cabeçalho para selecionar a página inteira. Aparece uma barra com as seguintes ações:

  • Marcar como concluídas: requer uma nota de conclusão. Apenas as tarefas abertas ou em curso podem ser marcadas como concluídas.
  • Reatribuir (utilizador) e Reatribuir (equipa).
  • Eliminar: apenas as tarefas com o estado Aberta podem ser eliminadas, e a eliminação não pode ser desfeita. Em vez disso, cancele as outras tarefas. Necessita da permissão Eliminar tarefas, que os utilizadores Agente, Supervisor e os administradores possuem.

Resultado

Encontra todas as suas tarefas numa única página e pode fazê-las avançar, planeá-las e registar tempo nelas. Cada alteração também aparece no separador Tarefas da conversa.

Se algo correr mal

  • A mensagem As suas permissões atuais não permitem alterar tarefas. aparece. A sua função permite ler tarefas, mas não alterá-las. As caixas de verificação, os controlos de movimentação e a caixa de comentários estão ausentes. Peça ao seu administrador a permissão Gerir tarefas.
  • A mensagem Não foi possível verificar as permissões de tarefas. Atualize para tentar novamente. aparece. Recarregue a página.
  • O segundo separador no topo está ausente. Não lidera nenhuma equipa. Peça ao seu administrador que o torne líder de equipa, ou utilize o seu próprio separador. Leia Equipas.
  • + Adicionar tarefa está ausente numa conversa. A sua função não permite alterar conversas, ou abriu a caixa de entrada a partir de uma ligação que termina em shared=1. Leia O que a sua função permite na caixa de entrada.
  • Não consegue adicionar uma tarefa, nem reabrir uma tarefa, e aparece um erro. A conversa está resolvida ou fechada. Reabra primeiro a conversa.
  • Um cartão não se move quando o larga. O quadro está agrupado por algo diferente de Estado, ou o movimento não é permitido. Uma tarefa cancelada tem de regressar primeiro a Aberta.
  • Um botão de IA apresenta a mensagem O limite diário de IA da sua organização foi atingido. Tente novamente amanhã.. A sua organização esgotou a ajuda de IA para hoje. Continue sem IA e tente novamente amanhã.
  • Rascunho IA indica que não há contexto suficiente. A conversa é demasiado curta, ou apenas um dos lados escreveu. Escreva a descrição por si próprio.
  • A mensagem Este intervalo sobrepõe-se a outro dos seus registos de tempo — a aplicação rígida não o permite. aparece. As regras de tempo estritas estão ativas. Altere o início ou o fim para que a entrada não se sobreponha a outra sua.

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