Interne Notizen schreiben und Kollegen erwähnen

Aktualisiert am 02.11.20264 Min. LesezeitVon Emmanuel YazbeckVeröffentlicht 18.10.2026

Wer dies sieht: Posteingang — Profile Helpdesk und AI Voice + Helpdesk. Rollen: Agent, Supervisor, Administrator und Eigentümer können Notizen schreiben. Schreibgeschützt-Benutzer können Notizen lesen, aber nicht schreiben.

Eine Notiz ist eine Nachricht, die Sie einem Gespräch hinzufügen. Es gibt zwei Arten:

Eine private Notiz ist nur für Ihr Team bestimmt. Der Kunde sieht sie nie. Verwenden Sie sie, um Informationen zu teilen, einen Kollegen um Hilfe zu bitten oder festzuhalten, was Sie getan haben.
Eine öffentliche Notiz wird an den Kunden gesendet, wie eine Antwort, und der Kunde kann sie sehen. In einem E-Mail-Gespräch wird sie an die E-Mail-Adresse des Kontakts gesendet, mit Ihrer Signatur.

Dieser Artikel zeigt, wie Sie eine private Notiz schreiben und wie Sie einen Kollegen erwähnen, damit dieser eine Benachrichtigung erhält.

Voraussetzungen

Ihre Organisation verwendet das Profil Helpdesk oder AI Voice + Helpdesk.
Ihre Basisrolle ist Agent, Supervisor, Administrator oder Eigentümer, oder eine zusätzliche Rolle gibt Ihnen Konversationen verwalten. Lesen Sie Was Ihre Rolle im Posteingang erlaubt.
Sie haben das Gespräch über Posteingang geöffnet, nicht über einen Link, der mit shared=1 endet.

Schritte

Eine private Notiz schreiben

Öffnen Sie das Gespräch.
Wählen Sie unterhalb der Nachrichten die Registerkarte Private Notiz. Das Feld wird bernsteinfarben und zeigt Diese Notiz ist nur für Agenten sichtbar an.
Geben Sie Ihre Notiz ein.
Wählen Sie Senden, oder drücken Sie Strg+Eingabe (Cmd+Eingabe auf einem Mac).

Das Notizfeld im privaten Modus, mit der bernsteinfarbenen Warnung, dass nur Agenten die Notiz sehen können

Um eine Notiz zu einer einzelnen Nachricht zu schreiben, zeigen Sie auf die Nachricht und wählen Sie das Notiz-Symbol Notiz zu dieser Nachricht. Das Feld wechselt zu einer privaten Notiz.

Innerhalb des Notizfelds wechseln die Schaltflächen Privat und Öffentlich zwischen den beiden Arten. Prüfen Sie, welche hervorgehoben ist, bevor Sie senden.

Einen Kollegen erwähnen

Geben Sie in der Notiz @ und die ersten Buchstaben des Namens Ihres Kollegen ein.
Eine Liste aktiver Teammitglieder erscheint. Wählen Sie Ihren Kollegen aus. Sein Name erscheint als farbiges Label im Text.
Schließen Sie die Notiz ab und senden Sie sie.

Sie können mehrere Kollegen in einer Notiz erwähnen. Eine Meldung bestätigt, wen Sie erwähnt haben.

Ergebnis

Die Notiz erscheint im Gespräch mit dem Label Private Notiz. Nur Personen, die das Gespräch im Posteingang öffnen können, sehen sie.
Jeder erwähnte Kollege erhält die Benachrichtigung @Erwähnung in Konversation, sofern er sie nicht deaktiviert hat. Im Benachrichtigungs-E-Mail öffnet der Link das Gespräch bei Ihrer Notiz. Sie erhalten keine Benachrichtigung, wenn Sie sich selbst erwähnen. Lesen Sie Benachrichtigungen.
Wenn das Gespräch noch bearbeitet wird (z. B. offen, ausstehend oder schlummernd), macht Sie das Schreiben einer Notiz zu dessen Bearbeiter, wie es auch eine Antwort tut. Lesen Sie Ein Gespräch beanspruchen oder zuweisen.

Wenn etwas schiefläuft

Das Notizfeld ist grau und Sie können nicht tippen. Ihre Rolle kann keine Notizen schreiben, oder Sie haben einen Link geöffnet, der mit shared=1 endet. Lesen Sie Was Ihre Rolle im Posteingang erlaubt.
Ein Kollege ist nicht in der @-Liste. Die Liste zeigt nur aktive Teammitglieder, deren Name oder E-Mail-Adresse mit dem übereinstimmt, was Sie eingegeben haben. Geben Sie mehr Buchstaben ein oder überprüfen Sie die Schreibweise. Wenn die Person weiterhin fehlt, wenden Sie sich an Ihren Administrator.
Sie haben versehentlich eine öffentliche Notiz gesendet. Eine gesendete Nachricht kann nicht zurückgenommen werden: Der Kunde hat sie möglicherweise bereits erhalten. Informieren Sie Ihr Team und senden Sie dem Kunden bei Bedarf eine Korrektur.
Die Registerkarte Öffentliche Notiz fehlt. Gespräche, die keine Antworten empfangen können, wie Anrufaufzeichnungen und archivierte Gespräche, akzeptieren nur private Notizen. In diesen Gesprächen zeigt das Notizfeld auch Öffentlich nicht an.
Der erwähnte Kollege sagt, er habe keine Benachrichtigung erhalten. Er hat möglicherweise @Erwähnung in Konversation in seinem Profil deaktiviert. Lesen Sie Benachrichtigungen.