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AurionAI

Gespeicherte Antworten und die Antwortvorlage verwenden

4 Min. LesezeitVon Emmanuel Yazbeck

Wer dies sieht: Posteingang — Profile Helpdesk und AI Voice + Helpdesk. Rollen: Agent, Supervisor, Administrator und Eigentümer können gespeicherte Antworten verwenden. Schreibgeschützt-Benutzer können dies nicht. Nur Administrator und Eigentümer erstellen gespeicherte Antworten.

Gespeicherte Antworten sind vorgefertigte Texte für häufige Antworten. Ihre Administratoren schreiben sie einmal für die gesamte Organisation, und jeder Agent kann sie einfügen. Die Antwortvorlage ist der standardmäßige Rahmen der E-Mails Ihrer Organisation, zum Beispiel eine Begrüßung und ein Abschluss. Dieser Artikel zeigt, wie Sie beides verwenden. WhatsApp-Vorlagen sind etwas anderes: Lesen Sie Auf WhatsApp antworten.

Voraussetzungen

  • Ihre Organisation verwendet das Profil Helpdesk oder AI Voice + Helpdesk.
  • Ihre Basisrolle ist Agent, Supervisor, Administrator oder Eigentümer, oder eine zusätzliche Rolle gibt Ihnen Konversationen verwalten. Lesen Sie Was Ihre Rolle im Posteingang erlaubt.
  • Ihr Administrator hat gespeicherte Antworten erstellt. Dies geschieht in Konfiguration, auf der Seite Gespeicherte Antworten. Lesen Sie Gespeicherte Antworten.

Schritte

Eine gespeicherte Antwort aus der Liste einfügen

  1. Öffnen Sie das Gespräch. Überprüfen Sie unterhalb der Nachrichten, ob die Registerkarte Antworten ausgewählt ist.
  2. Klicken Sie in das Textfeld, an der Stelle, an der die gespeicherte Antwort eingefügt werden soll.
  3. Wählen Sie unterhalb des Textfelds Gespeicherte Antworten. Eine Liste mit einem Suchfeld öffnet sich.
  4. Geben Sie einige Wörter des Titels oder des Textes ein, um zu suchen. Jede gespeicherte Antwort zeigt ihren Titel und, falls vorhanden, ihre Abkürzung.
  5. Wählen Sie die gespeicherte Antwort aus. Ihr Text wird an der Stelle eingefügt, an der sich Ihr Cursor befindet.
  6. Lesen Sie den Text, passen Sie ihn an den Kunden an und senden Sie ihn dann.

Die Liste der gespeicherten Antworten, die aus dem Antwortfeld geöffnet wurde, mit ihrem Suchfeld

Eine gespeicherte Antwort mit ihrer Abkürzung einfügen

Gespeicherte Antworten können einen Kurzcode haben. Geben Sie im Textfeld / und dann den Code ein, zum Beispiel /welcome:

  • Während Sie tippen, zeigt eine Liste Gespeicherte Antworten die passenden gespeicherten Antworten an. Wählen Sie eine aus, um sie zu verwenden.
  • Oder geben Sie den vollständigen Code gefolgt von einem Leerzeichen ein. AurionAI fügt den Text der gespeicherten Antwort in das Textfeld ein.

Beide Methoden ersetzen nur den Code: Der Text, den Sie zuvor eingegeben haben, bleibt erhalten. Abkürzungen funktionieren auch in Notizen.

Die Sprache der gespeicherten Antworten

Wenn AurionAI die Sprache des Kunden kennt, fügt es die Version der gespeicherten Antwort in dieser Sprache ein. Wenn die gespeicherte Antwort keine Version in dieser Sprache hat, erhalten Sie die englische Version oder den Originaltext. Lesen Sie den Text, bevor Sie ihn senden.

Die Antwortvorlage laden

Die Antwortvorlage ist in E-Mail-, Chat- und Web-Widget-Gesprächen verfügbar.

  1. Wählen Sie in der Leiste oberhalb des Textfelds Vorlage.
  2. Die Vorlage wird an der Stelle eingefügt, an der sich Ihr Cursor befindet. AurionAI füllt den Namen des Kunden, Ihren Namen und den Namen des Support-Portals Ihrer Organisation ein. Wenn AurionAI die Sprache des Kunden kennt, ist die Vorlage in dieser Sprache; andernfalls ist sie in der Sprache Ihres Dashboards. Wenn sie in dieser Sprache nicht vorhanden ist, erhalten Sie die englische Version.
  3. Schreiben Sie Ihre Antwort innerhalb der Vorlage und senden Sie sie dann.

Die Schaltfläche Variablen, neben Vorlage, erklärt die Platzhalter, die eine Vorlage enthalten kann.

Ergebnis

Der Text der gespeicherten Antwort oder der Vorlage befindet sich in Ihrer Antwort. Es wird nichts gesendet, bis Sie Antwort senden auswählen.

Wenn etwas schiefläuft

  • Die Liste zeigt Keine gespeicherten Antworten gefunden. Keine gespeicherte Antwort entspricht Ihrer Suche, oder Ihre Organisation hat keine. Versuchen Sie andere Wörter. Bitten Sie Ihren Administrator, die benötigten gespeicherten Antworten zu erstellen.
  • Die gespeicherte Antwort ist in der falschen Sprache. Sie hat keine Version in der Sprache des Kunden. Übersetzen Sie sie selbst, oder verwenden Sie die Übersetzungsleiste oberhalb des Antwortfelds. Lesen Sie Per E-Mail antworten.
  • Eine Meldung zeigt Die Antwortvorlage konnte nicht geladen werden. Versuchen Sie es erneut. Wenn es weiterhin fehlschlägt, bitten Sie Ihren Administrator, die Antwortvorlage Ihrer Organisation zu überprüfen. Lesen Sie Benachrichtigungsvorlagen.
  • Der eingefügte Text enthält Wörter in doppelten geschweiften Klammern, wie z. B. einen Namensplatzhalter. Ersetzen Sie jeden durch den echten Text, oder löschen Sie ihn, bevor Sie senden.
  • Vorlage fehlt. Die Antwortvorlage ist in WhatsApp-Gesprächen nicht verfügbar.

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