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AurionAI

Ein Meeting aus einem Gespräch buchen

4 Min. LesezeitVon Emmanuel Yazbeck

Wer sieht dies: Posteingang — Profile Helpdesk und AI Voice + Helpdesk. Rollen: Agent, Administrator und Eigentümer sowie andere Benutzer mit der Berechtigung Besprechungen verwalten. Supervisor- und Schreibgeschützt-Benutzer verfügen standardmäßig nicht darüber.

Wenn ein Anruf oder ein Besuch mehr hilft als eine E-Mail, senden Sie dem Kunden einen Buchungslink. Der Kunde wählt einen freien Termin in Ihrem Kalender aus, und das Meeting erscheint in der Konversation.

Voraussetzungen

  • Ihre Organisation verwendet das Profil Helpdesk oder AI Voice + Helpdesk.
  • Ihre Basisrolle ist Agent, Administrator oder Eigentümer, oder Sie haben die Berechtigung Besprechungen verwalten.
  • Ihr Kalender ist verbunden: Google Calendar oder Outlook. Der Kunde sieht freie Zeiten nur aus einem verbundenen Kalender. Verbinden Sie ihn in Ihrem Profil auf der Registerkarte Kalender oder im Buchungsfenster unten. Lesen Sie Ihr Profil für die Agentenarbeit einrichten.
  • Optional: ein Videokonto, verbunden auf der Registerkarte Videokonferenz Ihres Profils, um dem Meeting einen Videolink hinzuzufügen.
  • Der Kunde hat eine E-Mail-Adresse. Der Buchungslink wird per E-Mail gesendet.

Schritte

  1. Öffnen Sie die Konversation.
  2. Wählen Sie in der Schaltflächenleiste oben Termin planen aus. Auf einem Mobiltelefon befindet es sich unter Mehr. Das Fenster Besprechung planen öffnet sich.
  3. Überprüfen Sie Titel. Es beginnt mit dem Betreff der Konversation.
  4. Schreiben Sie in Nachricht eine kurze Nachricht für den Kunden. Der Buchungslink wird automatisch hinzugefügt. Um einen Entwurf zu erhalten, wählen Sie Mit KI generieren und lesen Sie das Ergebnis.
  5. Legen Sie Gültig für (wie viele Tage der Link gültig ist), Dauer, Pufferzeit und Zeitzone fest.
  6. Überprüfen Sie E-Mail des Kontakts und Name des Kontakts. Sie beginnen mit den Kontaktdaten. Die E-Mail-Adresse ist erforderlich.
  7. Überprüfen Sie unter Kalender, ob Ihr Kalender Verbunden anzeigt. Falls nicht, wählen Sie Verbinden für Google Calendar oder Outlook und melden Sie sich an.
  8. Wählen Sie unter Videokonferenz ein Videokonto oder Kein Video aus.
  9. Wählen Sie unter Buchungslinks, wessen freie Zeiten der Kunde sieht:
    • Mein Buchungslink: Ihr eigener Kalender.
    • Team-Buchungslink: die Kalender eines Teams. Wählen Sie das Team aus. Nur ein Teamleiter dieses Teams, Administrator und Eigentümer können einen Teamlink senden.
  10. Wählen Sie Buchungslink senden aus.

Das Fenster startet mit ausgewähltem Mein Buchungslink. Für Administrator-Benutzer in einer Organisation mit Teams startet es mit Team-Buchungslink.

Ergebnis

  • Die Meldung Buchungslink gesendet erscheint, und der Kunde erhält eine E-Mail mit dem Buchungslink.
  • Wenn der Kunde einen Termin bucht, erscheint das Meeting auf der Registerkarte Termine der Konversation mit seinem Status: Geplant, Abgesagt oder Abgeschlossen. Wenn das Meeting einen Videolink hat, wählen Sie An Besprechung teilnehmen, um beizutreten.

Ein gebuchtes Meeting ändern oder absagen

  1. Öffnen Sie die Konversation und wählen Sie die Registerkarte Termine aus.
  2. Neben einem Meeting mit dem Status Geplant:
    • um es zu ändern, wählen Sie Besprechung bearbeiten, ändern Sie Titel, Beginn, Ende, Ort oder Meeting-URL, und wählen Sie Speichern;
    • um es abzusagen, wählen Sie Besprechung absagen, dann Bestätigen.

Wenn etwas schiefläuft

  • Termin planen fehlt. Ihre Rolle kann keine Meetings buchen. Supervisor-Benutzer benötigen die Berechtigung Besprechungen verwalten aus einer zusätzlichen Rolle. Wenden Sie sich an Ihren Administrator.
  • Die Registerkarte Termine fehlt. Ihre Rolle kann keine Meetings sehen. Sie benötigt die Berechtigung Besprechungen anzeigen.
  • Eine Fehlermeldung besagt, dass Team-Buchungslinks Team-Leiterzugang erfordern. Wählen Sie Mein Buchungslink und senden Sie erneut, oder wenden Sie sich an einen Teamleiter.
  • Der Kunde sieht keine freien Zeiten. Ihr Kalender ist nicht verbunden, oder er hat keine freie Zeit in den Tagen, für die der Link gültig ist. Verbinden Sie Ihren Kalender und senden Sie einen neuen Link.
  • Verbinden fehlt und der Anbieter zeigt Nicht konfiguriert. Ihre Organisation hat diesen Kalenderanbieter nicht eingerichtet. Wenden Sie sich an Ihren Administrator.
  • Die Meldung E-Mail des Kontakts ist erforderlich erscheint. Geben Sie die E-Mail-Adresse des Kunden ein.
  • Die Meldung Keine Teammitglieder haben Kalender verbunden erscheint für ein Team. Niemand im Team hat einen Kalender verbunden. Verwenden Sie Mein Buchungslink.

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