Przejdź do treści
AurionAI

Zarządzaj swoimi zadaniami

8 min czytaniaAutor: Emmanuel Yazbeck

Kto to widzi: Zadania — profile Helpdesk i AI Voice + Helpdesk. Role: Agent, Kierownik, Administrator i Właściciel mogą tworzyć i zmieniać zadania. Użytkownicy Tylko odczyt mogą je tylko odczytywać.

Zadanie to element pracy powiązany z rozmową, na przykład „wymień czytnik kart" lub „oddzwoń do dostawcy". Zadania tworzy się w rozmowie. Strona Zadania wyświetla Twoje zadania ze wszystkich rozmów w jednym miejscu — jako tabelę, tablicę lub kalendarz.

Wymagania wstępne

  • Twoja organizacja korzysta z profilu Helpdesk lub AI Voice + Helpdesk.
  • Aby utworzyć zadanie w rozmowie, musisz mieć uprawnienie do zmieniania rozmów. Przeczytaj Co Twoja rola umożliwia w skrzynce odbiorczej.
  • Aby później zmieniać zadania, Twoja rola podstawowa to Agent, Kierownik, Administrator lub Właściciel, albo masz uprawnienie Zarządzanie zadaniami.
  • Rozmowa nie jest rozwiązana ani zamknięta. AurionAI nie dodaje zadań do zakończonej rozmowy.

Tworzenie zadania z rozmowy

  1. W Skrzynka odbiorcza otwórz rozmowę.
  2. Wybierz kartę Zadania.
  3. Wybierz + Dodaj zadanie.
  4. W polu Co należy zrobić? wpisz, co należy zrobić. To jedyne wymagane pole.
  5. Opcjonalnie: wypełnij pozostałe pola.
    • Więcej szczegółów (opcjonalnie): więcej szczegółów. Jeśli administrator włączył funkcje AI dla zadań, Szkic AI napisze pierwszy opis na podstawie rozmowy. Wymaga to wiadomości zarówno od klienta, jak i od agenta.
    • Przypisane do: osoba lub zespół.
    • Polityka SLA i Priorytet. Dziedzicz z rozmowy zachowuje priorytet rozmowy.
    • Termin.
  6. Wybierz Utwórz.

Zadanie pojawia się w karcie rozmowy oraz na stronie Zadania. Dopóki zadanie jest otwarte lub w toku, rozmowy nie można rozwiązać. Przeczytaj Wyciszanie, rozwiązywanie, archiwizowanie lub usuwanie rozmowy.

W karcie Zadania wybierz zadanie, aby je otworzyć. Tam możesz zmienić jego status, opis i osobę przypisaną. Wybierz Otwórz w Zadaniach ↗, aby otworzyć zadanie na stronie Zadania.

Twoje zadania i zadania Twojego zespołu

U góry strony Zadania dwie karty pozwalają wybrać, które zadania widzisz:

  • Pierwsza karta pokazuje zadania przypisane do Ciebie lub do jednego z Twoich zespołów. Każdy ma tę kartę. Liczba obok Zadania na pasku bocznym zlicza Twoje zadania ze statusem Otwarte.
  • Druga karta pokazuje zadania zespołów, którymi kierujesz. Widzą ją tylko liderzy zespołów i administratorzy. Administratorzy widzą zadania wszystkich zespołów.

Kolumna po lewej stronie pokazuje, która z dwóch kart jest aktywna, w sekcji Widoki systemowe, i wyświetla listę zapisanych widoków.

Wybieranie widoku

Wybierz jeden z widoków nad listą. Strona zapamiętuje Twój ostatni wybór.

Adres strony zachowuje widok i grupowanie tablicy, dzięki czemu możesz wysłać link do współpracownika.

Filtrowanie i zapisywanie widoku

  • Wpisz tekst w Szukaj po temacie zadania…, aby przeszukać tytuły zadań.
  • Wybierz status po Status:. Możesz wybrać więcej niż jeden.
  • Wybierz termin wykonania po Termin:: Termin dzisiaj, W tym tygodniu lub Zaległe.
  • Wybierz + Filtr, aby filtrować według Przypisane, Zespół, Polityka SLA lub Notatka zakończenia.

Aby zachować te filtry, wybierz + Zapisz widok w lewej kolumnie, nadaj widokowi nazwę i wybierz Zapisz. Jeśli kierujesz zespołem lub jesteś administratorem, możesz zamiast tego udostępnić widok: wybierz zespół w Udostępnij zespołowi, a następnie wybierz Zapisz (zespół). Widok pojawi się wtedy w sekcji Widoki zespołu dla tego zespołu. Zapisany widok zachowuje filtry, a nie wybór tabeli, tablicy lub kalendarza.

Przenoszenie zadania na tablicy

Widok Kanban z jedną kolumną na status zadania

  1. Wybierz Kanban.
  2. W Grupuj według: pozostaw Status. Możesz też grupować według Przypisane do, Zespół lub SLA, ale wtedy kart nie można przeciągać.
  3. Przeciągnij kartę do innej kolumny. Na telefonie wybierz Przenieś pod kartą i wybierz nowy status.
  4. Jeśli przeniesiesz kartę do Zakończone lub Anulowane, napisz notatkę opisującą, co zostało zrobione lub dlaczego zadanie jest anulowane. Następnie wybierz Potwierdź. Jeśli funkcje AI są włączone, Podsumowanie AI napisze pierwszą notatkę za Ciebie.

Anulowane zadanie może wrócić tylko do statusu Otwarte. Każde inne przeniesienie jest dozwolone, z wyjątkiem sytuacji, gdy ukończonego lub anulowanego zadania nie można ponownie otworzyć, jeśli jego rozmowa jest rozwiązana lub zamknięta.

Planowanie z kalendarzem

  1. Wybierz Kalendarz.
  2. Wybierz Miesiąc, Tydzień, Dzień lub Agenda.
  3. Aby zmienić termin wykonania, przeciągnij zadanie na inny dzień. Jeśli nowa data jest późniejsza niż cel SLA zadania, przez pięć sekund pojawi się ostrzeżenie. Wybierz Cofnij, aby zachować starą datę.
  4. Wybierz zadanie, aby zobaczyć jego status, osobę przypisaną i termin wykonania. Wybierz Otwórz konwersację, aby otworzyć jego rozmowę.

Zadania bez terminu wykonania są wyświetlane w sekcji Do zaplanowania. Aby zaplanować jedno z nich, nadaj mu termin wykonania z poziomu jego rozmowy.

Zadania zagrożone

Jeśli administrator włączył wykrywanie zadań zagrożonych, AurionAI regularnie sprawdza otwarte i będące w toku zadania. Zadanie otrzymuje odznakę Zagrożone, gdy termin jego wykonania upływa w ciągu najbliższych czterech godzin lub już minął, nikt nie zarejestrował na nim czasu, a nikt nie skomentował go ani nie zmienił jego statusu w ciągu ostatnich 24 godzin. Najedź na odznakę, aby przeczytać powód.

Wybierz Potwierdź, aby potwierdzić, że to widziałeś. Odznaka pokaże wtedy Potwierdzone. Odznaka znika po ukończeniu lub anulowaniu zadania, przy następnym sprawdzeniu.

Pomoc AI przy zadaniu

Administrator włącza lub wyłącza każdą funkcję AI dla zadań osobno. Gdy funkcja jest wyłączona, jej przycisk nie jest wyświetlany. Przeczytaj Tasks AI.

  • Szkic AI pisze opis na podstawie rozmowy podczas tworzenia zadania lub edytowania jego opisu.
  • Sugestia AI proponuje termin wykonania. Propozycja pojawia się po Sugestia AI:. Wybierz Akceptuj, aby ją zastosować, lub Odrzuć, aby ją zignorować.
  • Podsumowanie AI pisze notatkę podczas oznaczania zadania jako ukończone.
  • Karta KB wyświetla Powiązane artykuły KB dla otwartego zadania.

Zawsze przeczytaj to, co napisała AI, zanim to zapiszesz.

Rejestrowanie czasu przy zadaniu

  1. Otwórz zadanie w tabeli i wybierz kartę Czas. Możesz też otworzyć zadanie w karcie Zadania jego rozmowy.
  2. Uruchom timer przyciskiem start i zatrzymaj go przyciskiem stop po zakończeniu. Bieżący czas jest wyświetlany na przycisku.
  3. Aby zamiast tego zarejestrować czas ręcznie, wybierz + Wpis ręczny, wprowadź Czas trwania (minuty) i opcjonalnie Notatki (opcjonalnie), a następnie wybierz Zapisz.

Lista pokazuje każdy wpis z jego autorem i typem oraz łączny czas po Razem:. Możesz edytować lub usuwać własne wpisy. Administratorzy mogą edytować lub usuwać dowolny wpis.

Administrator może włączyć ścisłe reguły czasu dla zadań w Śledzenie czasu zadań. Wtedy każdy ręczny wpis wymaga godziny rozpoczęcia i zakończenia, wpisy tej samej osoby nie mogą się nakładać, a w formularzu pojawia się komunikat Twarde wymuszanie jest włączone: ręczne wpisy wymagają podania pól Początek i Koniec.. To ustawienie nie zmienia czasu rejestrowanego w rozmowie. Przeczytaj Śledzenie czasu zadań i Rejestrowanie czasu w rozmowie.

Działanie na wielu zadaniach jednocześnie

W tabeli zaznacz pole wyboru przy każdym zadaniu lub pole w nagłówku, aby zaznaczyć całą stronę. Pojawi się pasek z następującymi akcjami:

  • Oznacz jako zakończone: wymaga notatki o ukończeniu. Jako ukończone można oznaczyć tylko zadania otwarte lub będące w toku.
  • Przypisz (użytkownik) i Przypisz (zespół).
  • Usuń: usunąć można tylko zadania ze statusem Otwarte, a usunięcia nie można cofnąć. Zamiast tego anuluj pozostałe zadania. Potrzebujesz uprawnienia Usuwanie zadań, które mają Agent, Kierownik i administratorzy.

Wynik

Wszystkie swoje zadania znajdziesz na jednej stronie i możesz je realizować, planować oraz rejestrować na nich czas. Każda zmiana pojawia się również w karcie Zadania rozmowy.

Jeśli coś pójdzie nie tak

  • Pojawia się komunikat Obecne uprawnienia nie pozwalają na zmianę zadań.. Twoja rola pozwala na odczytywanie zadań, ale nie na ich zmianę. Brakuje pól wyboru, kontrolek przenoszenia i pola komentarza. Poproś administratora o uprawnienie Zarządzanie zadaniami.
  • Pojawia się komunikat Nie udało się sprawdzić uprawnień do zadań. Odśwież stronę, aby spróbować ponownie.. Odśwież stronę.
  • Brakuje drugiej karty u góry. Nie kierujesz żadnym zespołem. Poproś administratora, aby mianował Cię liderem zespołu, lub korzystaj z własnej karty. Przeczytaj Zespoły.
  • + Dodaj zadanie nie jest widoczne w rozmowie. Twoja rola nie pozwala na zmianę rozmów, albo otworzyłeś skrzynkę odbiorczą z linku kończącego się na shared=1. Przeczytaj Co Twoja rola umożliwia w skrzynce odbiorczej.
  • Nie możesz dodać zadania ani ponownie otworzyć zadania i pojawia się błąd. Rozmowa jest rozwiązana lub zamknięta. Najpierw ponownie otwórz rozmowę.
  • Karta nie przesuwa się po upuszczeniu. Tablica jest pogrupowana według czegoś innego niż Status, albo przeniesienie jest niedozwolone. Anulowane zadanie musi najpierw wrócić do statusu Otwarte.
  • Przycisk AI wyświetla komunikat Dzienny limit AI organizacji został osiągnięty. Spróbuj ponownie jutro.. Twoja organizacja wyczerpała dziś limit pomocy AI. Kontynuuj bez AI i spróbuj ponownie jutro.
  • Szkic AI informuje, że kontekst jest niewystarczający. Rozmowa jest zbyt krótka lub tylko jedna strona napisała wiadomości. Napisz opis samodzielnie.
  • Pojawia się komunikat Ten przedział nakłada się na inny własny wpis czasu — twarde wymuszanie na to nie pozwala.. Ścisłe reguły czasu są włączone. Zmień godzinę rozpoczęcia lub zakończenia, aby wpis nie nakładał się na inny Twój wpis.

Powiązane artykuły

Nadal potrzebujesz pomocy? Wyślij zgłoszenie lub .