Kirjoita sisäisiä muistiinpanoja ja mainitse kollegoja
Kuka näkee tämän: Saapuneet — profiilit Helpdesk ja AI Voice + Helpdesk. Roolit: Agentti, Esimies, Ylläpitäjä ja Omistaja voivat kirjoittaa muistiinpanoja. Vain luku -käyttäjät voivat lukea muistiinpanoja, mutta eivät voi kirjoittaa niitä.
Muistiinpano on viesti, jonka lisäät keskusteluun. Muistiinpanoja on kahdenlaisia:
- Yksityinen muistiinpano on tarkoitettu vain tiimillesi. Asiakas ei koskaan näe sitä. Käytä sitä tietojen jakamiseen, kollegalta avun pyytämiseen tai tekemiesi toimenpiteiden kirjaamiseen.
- Julkinen muistiinpano lähetetään asiakkaalle kuten vastaus, ja asiakas voi nähdä sen. Sähköpostikeskustelussa se menee yhteyshenkilön sähköpostiosoitteeseen allekirjoituksesi kera.
Tässä artikkelissa kerrotaan, miten kirjoitetaan yksityinen muistiinpano ja miten mainitaan kollega niin, että hän saa ilmoituksen.
Edellytykset
- Organisaatiosi käyttää Helpdesk- tai AI Voice + Helpdesk-profiilia.
- Perusroolisi on Agentti, Esimies, Ylläpitäjä tai Omistaja, tai lisärooli antaa sinulle oikeuden Keskustelujen hallinta. Lue Mitä roolisi sallii saapuneet-kansiossa.
- Avasit keskustelun kohteesta Saapuneet, ei linkistä, joka päättyy
shared=1.
Vaiheet
Kirjoita yksityinen muistiinpano
- Avaa keskustelu.
- Valitse viestien alapuolelta välilehti Yksityinen muistiinpano. Kenttä muuttuu keltaoranssiksi ja näyttää tekstin Tämä muistiinpano näkyy vain agenteille.
- Kirjoita muistiinpanosi.
- Valitse Lähetä tai paina Ctrl+Enter (Cmd+Enter Macilla).
Kirjoittaaksesi muistiinpanon yhdestä viestistä, osoita viestiä ja valitse muistiinpanokuvake Muistiinpano tästä viestistä. Kenttä vaihtuu yksityiseen muistiinpanoon.
Muistiinpanokentässä painikkeet Yksityinen ja Julkinen vaihtavat kahden tyypin välillä. Tarkista, kumpi on korostettuna ennen lähettämistä.
Mainitse kollega
- Kirjoita muistiinpanoon
@ja kollegasi nimen ensimmäiset kirjaimet. - Luettelo aktiivisista tiimin jäsenistä tulee näkyviin. Valitse kollegasi. Heidän nimensä näkyy värillisellä tunnisteella tekstissä.
- Viimeistele muistiinpano ja lähetä se.
Voit mainita useita kollegoita yhdessä muistiinpanossa. Viesti vahvistaa, kenet mainitsit.
Tulos
- Muistiinpano näkyy keskustelussa tunnisteella Yksityinen muistiinpano. Vain henkilöt, jotka voivat avata keskustelun saapuneet-kansiossa, näkevät sen.
- Jokainen mainitsemasi kollega saa ilmoituksen @maininta keskustelussa, jos he eivät ole poistaneet sitä käytöstä. Ilmoitussähköpostissa linkki avaa keskustelun muistiinpanosi kohdalta. Et saa ilmoitusta, kun mainitset itsesi. Lue Ilmoitukset.
- Jos keskustelu on vielä käsittelyssä (esimerkiksi avoin, odottava tai torkutettu), muistiinpanon kirjoittaminen tekee sinusta sen vastuuhenkilön, kuten vastauksen lähettäminen tekee. Lue Vaadi tai määritä keskustelu.
Jos jokin menee pieleen
- Muistiinpanokenttä on harmaa eikä voi kirjoittaa. Roolisi ei salli muistiinpanojen kirjoittamista, tai avasit linkin, joka päättyy
shared=1. Lue Mitä roolisi sallii saapuneet-kansiossa. - Kollega ei ole
@-luettelossa. Luettelo näyttää vain aktiiviset tiimin jäsenet, joiden nimi tai sähköpostiosoite vastaa kirjoittamaasi. Kirjoita lisää kirjaimia tai tarkista kirjoitusasu. Jos henkilö puuttuu edelleen, kysy järjestelmänvalvojaltasi. - Lähetit julkisen muistiinpanon vahingossa. Lähetettyä viestiä ei voi peruuttaa: asiakas on saattanut jo saada sen. Kerro tiimillesi ja lähetä asiakkaalle korjaus tarvittaessa.
- Välilehti Julkinen muistiinpano puuttuu. Keskustelut, jotka eivät voi vastaanottaa vastauksia, kuten puhelutietueet ja arkistoidut keskustelut, hyväksyvät vain yksityisiä muistiinpanoja. Näissä keskusteluissa muistiinpanokenttä ei myöskään näytä Julkinen-painiketta.
- Mainittu kollega sanoo, ettei saanut ilmoitusta. He ovat saattaneet poistaa @maininta keskustelussa käytöstä profiilissaan. Lue Ilmoitukset.
Aiheeseen liittyvät artikkelit
Etkö vieläkään löytänyt apua? Lähetä pyyntö tai .